Communications électroniques

Le BSIF demande que la correspondance et la plupart des demandes nécessitant l'approbation du surintendant, soient soumises au moyen du Système de déclaration réglementaires (SDR) (p. ex. la production des relevés annuels, les cessations de régimes, les modifications ordinaires et les modifications nécessitant l'autorisation du surintendant). Toutefois, les demandes d’agrément d’un nouveau régime de retraite doivent être soumises par voie électronique à l'adresse électronique suivante : pensions@osfi-bsif.gc.ca. Les soumissions peuvent être signées électroniquement lorsqu'une signature est requise.  

En vertu du paragraphe31.1(1) de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension, il est permis de transmettre de l’information, y compris des déclarations et des explications écrites requises, par voie électronique, à condition que certaines exigences soient satisfaites. Ainsi, le destinataire doit notamment avoir consenti à recevoir l’information dans un document électronique et avoir désigné un système d’information (comme une adresse de courriel ou un site Web) pour la réception du document. De plus, l’information doit être accessible au destinataire et pouvoir être conservée par ce dernier pour consultation future. 

Il importe de noter qu’un participant (ou un ancien participant ou un employé admissible à participer au régime) ne peut consentir à recevoir des communications électroniques au nom de son époux ou conjoint de fait. L’époux ou le conjoint de fait doit consentir à recevoir des communications électroniques et désigner un système d’information à cette fin. 

Oui. L’article 31.2 de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension permet d’utiliser des signatures électroniques si les conditions suivantes sont réunies :  

• la signature est propre à l’utilisateur (c’est-à-dire que seule la personne qui signe est en mesure d’utiliser cette signature et elle ne peut être modifiée par personne d’autre);
• la technique ou le procédé est utilisé pour l’incorporation, l’adjonction ou l’association de la signature au document électronique (c’est-à-dire que la personne appose sa signature électronique au document et celle-ci y apparaît);
• la technique ou le procédé permet d’identifier l’utilisateur (c’est-à-dire que la signature comprend le nom de la personne ou un code d’identification unique à cette personne).

Certains formulaires prescrits en vertu du Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (RNPP) doivent être l’objet d’une assermentation devant un notaire, un commissaire ou toute autre personne autorisée à recevoir des affidavits. Il n’est pas question dans la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou dans le RNPP du processus concernant les formulaires qui doivent être notariés ou commandés. Par conséquent, le BSIF s’attend à ce que les procédures types soient appliquées à ces processus. 

Le BSIF ne s’opposerait pas à ce que les formulaires fassent l’objet d’une assermentation par des moyens virtuels, à condition que ces moyens aient été approuvés par les organismes de réglementation provinciaux ou publics compétents chargés d’établir les normes applicables aux notaires publics, aux commissaires ou aux autres personnes autorisées à recevoir des affidavits. Si une institution financière a des motifs de croire que les procédures exigées par ces organismes n’ont pas été respectées, elle ne doit pas accepter le formulaire pour traitement.