Audits visant les retraités et les survivants (Novembre 2013)

Le BSIF reconnaît que l’exécution d’audits visant les retraités et les survivants est une pratique de saine gouvernance permettant de tenir les dossiers à jour et de confirmer que les prestations de retraite versées par la caisse sont toujours transmises à la partie pertinente.   

Conformément à la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension, le paiement de la prestation se poursuit jusqu’au décès du retraité ou de son survivant. Pour clarifier le message communiqué par le BSIF dans le numéro 6 d’InfoPensions, avant d’arrêter le paiement des prestations de retraite à un retraité ou un survivant, les administrateurs doivent recueillir des preuves suffisantes ou établir un fondement raisonnable pour conclure au décès du retraité ou du survivant.   

Le BSIF a appris qu’il est possible que certains régimes cessent de verser les prestations sans faire preuve de diligence raisonnable pour conclure que le retraité ou le survivant est décédé. Si le retraité ou le survivant ne remplit pas le formulaire exigé par l’administrateur ou s’il ne donne pas suite à une série de lettres, cela ne doit pas être assimilé à des preuves suffisantes ou à un fondement raisonnable pour conclure au décès dudit retraité ou survivant.  

Les administrateurs doivent administrer le régime à titre de fiduciaire pour le compte de l’employeur, des participants actuels ou anciens et de toutes autres personnes ayant droit à des prestations de pension au titre du régime. Il incombe à l’administrateur d’établir un fondement suffisant ou raisonnable permettant de conclure qu’un retraité ou un survivant est décédé. C’est la raison pour laquelle nous encourageons les régimes à examiner leurs processus et procédures administratifs en matière d’audits visant les retraités et les survivants. Quand les tentatives pour communiquer avec le retraité ou le survivant par téléphone, lettre ou courriel ont échoué, les mesures suivantes peuvent aider à établir des preuves suffisantes ou un fondement raisonnable pour conclure au décès du retraité ou du survivant.

• Envoyer une lettre recommandée au retraité ou au survivant.
• Communiquer avec la famille du participant ou la personne avec qui communiquer en cas d’urgence pour obtenir la confirmation écrite que le participant est décédé.
• Demander au syndicat pertinent de chercher dans ses dossiers la dernière adresse connue du retraité et les coordonnées de la personne avec qui communiquer.  
• Consulter les pages blanches en ligne.  
• Consulter les annonces nécrologiques dans les journaux locaux et(ou) celles des maisons funéraires.
• Communiquer avec l’institution financière où sont déposés ou encaissés les chèques de pension.  
• Communiquer avec le bureau des statistiques de l’état civil de chaque province et territoire.
• Communiquer avec la Section des recherches nationales de Service Canada. *Ce service n’est plus offert.
• Engager une entreprise ou agence de recherche pour consulter les dossiers publics afin d’aider à retracer le retraité et(ou) le survivant ou à trouver une preuve du décès.  
• Si les prestations du retraité ou du survivant sont versées par dépôt direct, si possible, lui faire plutôt parvenir un chèque.  

En communiquant avec les retraités et les survivants, les administrateurs doivent s’assurer que leurs messages et leurs attentes soient clairs. L’avis de la décision prise par un administrateur de cesser le paiement de la pension doit être transmis par courrier recommandé à la dernière adresse connue du retraité ou du survivant.