Audit du processus d’approbation Plan d’action de la direction Division des approbations
Gabarit
Recommandation
Selon le rapport d’audit.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Les étapes individuelles devraient porter sur les résultats et démontrer comment elles répondent à la recommandation. Pour les mesures à long terme, des contrôles provisoires devraient être déterminés afin de décrire la façon dont le risque sera atténué.
Le nombre d’étapes peut varier en fonction des actions requises.
Date prévue d’achèvement de l’étape
Chaque élément doit avoir sa propre date d’achèvement. On suggère d’indiquer la fin d’un trimestre ou d’un exercice (p. ex., T4 2022-2023) plutôt qu’une date précise.
Responsabilités
La personne responsable de l’achèvement du projet – généralement la personne détenant l’autorité budgétaire dans le domaine concerné.
Date prévue d’achèvement total
La date d’achèvement total doit concorder avec la date prévue de l’étape finale.
Réponse de la direction à l’audit
Les recommandations du rapport d’audit de 2024 ont été acceptées et le plan d’action de la direction (PAD) qui suit indique comment elles seront suivies.
L’audit et ce PAD connexe ont été préparés parallèlement à un projet de renouvellement des systèmes qui vise la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion de cas (SGC) le 1er avril 2025. Ce calendrier parallèle a profité à la Division des approbations, car des contrôles en cours d’élaboration seront inclus dans le nouveau système à la suite des constatations de l’audit, ce qui facilitera la mise en œuvre de la recommandation 1. La Division des approbations est également en train d’élaborer des documents à l’appui et des consignes concernant le nouveau SGC qui appuieront la mise en œuvre de la recommandation 2.
Recommandation 1 (risque élevé)
La Division des approbations devrait élaborer une méthode pour surveiller les délais de traitement et en faire le suivi, qui inclut une définition claire du cycle de vie complet, y compris les étapes, les avis aux demandeurs, les champs clés et les contrôles connexes. Cela devrait comprendre également l’amélioration des consignes concernant la délivrance des récépissés des demandes afin d’assurer l’uniformité du suivi par rapport aux normes de service.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
Délais de traitement
-
Étape 1 : La direction élaborera des points de référence internes en matière de délai de traitement qui couvrent le cycle de vie complet d’une demande, y compris pour les intervenants internes.
- Étape 2 : En consultation et en collaboration avec l’équipe du projet de nouveau SGC, la direction élaborera une méthode pour le suivi et la surveillance des délais de traitement qui tire parti de la fonctionnalité du nouveau SGC pour suivre le plus précisément possible les délais de traitement, y compris ceux touchant les intervenants internes qui sont consultés sur les demandes.
- Étape 3 : La direction communiquera les nouveaux points de référence au personnel et les mettra en œuvre, ainsi que la méthode de suivi et de surveillance connexe, dans le cadre des processus continus de la Division des approbations.
Récépissés des demandes
- Étape 1 : En consultation avec les intervenants internes, s’il y a lieu, la direction élaborera des consignes améliorées sur la délivrance de récépissés de demandes qui sont fondées sur des interprétations législatives, et sur la surveillance de leur application continue. La direction communiquera les consignes améliorées au personnel et les mettra en œuvre.
Date prévue d’achèvement de l’étape
Délais de traitement
-
Étape 1 : T3-2024
- Étape 2 : T4-2024
- Étape 3 : T1-2025
Récépissés des demandes
- Étape 1 : T3-2024
Responsabilités
- Directeur général, Division des approbations
Date prévue d’achèvement total
- T1 de 2025
Recommandation 2 (risque modéré)
La Division des approbations devrait mettre en œuvre un cycle d’examen défini pour s’assurer que les politiques, les procédures et les consignes demeurent à jour et s’harmonisent avec le contexte actuel et la propension à prendre des risques du BSIF.
Mesures prévues à l’appui de la recommandation
- Étape 1 : La direction fera le point afin de déterminer les politiques, les procédures et les consignes internes clés qui appuient le processus d’approbation.
- Étape 2 : La direction élaborera un processus d’examen axé sur les risques comprenant des critères pour déterminer les politiques, les procédures et les consignes externes nécessitant des mises à jour, et en établir l’ordre de priorité.
- Étape 3 : La direction mettra en œuvre le nouveau processus d’examen et de mise à jour des politiques, des procédures et des consignes.
Date prévue d’achèvement de l’étape
- Étape 1 : T3-2024
- Étape 2 : T4-2024
- Étape 3 : T1-2025
Responsabilités
- Directeur général, Division des approbations
Date prévue d’achèvement total
- T1 de 2025