Audit du remboursement des dépenses des employés et de la gestion des cartes d’achat — Plan d’action de la direction

Étape 1

L’équipe des Finances révisera la version papier des procédures pour le traitement des demandes de paiement (c.-à-d. les remboursements de dépenses) avant d’exercer son pouvoir de paiement (en application de l’article 33). Les gestionnaires délégataires et le coordonnateur administratif devront donner leur autorisation au préalable en vertu de l’article 32. L’équipe des Finances communiquera (p. ex., message sur l’intranet, séances d’information) ses nouvelles exigences aux gestionnaires délégataires et aux coordonnateurs administratifs, lesquelles auront pour effet de renforcer leurs fonctions et leurs responsabilités en matière de pouvoir de dépenser. Il y aura un suivi continu auprès des gestionnaires délégataires et des coordonnateurs administratifs (au besoin) pour assurer la conformité.

Étape 2

La gestion des cartes d’achat fera l’objet d’un traitement distinct étant donné que le processus diffère de celui du remboursement de dépenses et que le nombre de personnes qui utilisent ou gèrent ces cartes est peu élevé. L’équipe des Finances convoquera les titulaires de carte d’achat et les gestionnaires délégataires à une séance d’information pour faire le point sur leurs fonctions en vertu de la directive actuelle du BSIF en la matière, y compris l’obligation de fournir des documents d’autorisation au préalable en vertu de l’article 32 pour toutes les transactions par carte.

Il s’agit d’une mesure à court terme, dans l’attente d’une séance complète de formation et de sensibilisation qui aura lieu d’ici le 31 mars 2022, après l’examen complet de ladite directive au cours de l’exercice 2021‑2022, tel qu’il est indiqué à l’étape 2 de la recommandation 2 du plan d’action de la direction.

Étape 1

L’équipe des Finances entreprendra un examen complet de la Directive sur les cartes d’achat du BSIF. Cet examen tiendra dûment compte des consignes de l’Administration (p. ex., la Directive sur les paiements) et comprendra des consultations auprès des principales parties intéressées du BSIF (p. ex., Services d’approvisionnement, Services des installations). Le surintendant auxiliaire, Services intégrés, approuvera la nouvelle directive.

Étape 2

Pour mieux faire connaître les principaux changements apportés à la Directive, l’équipe des Finances préparera des documents de communication, puis offrira des séances de formation aux titulaires de carte d’achat du BSIF et aux gestionnaires délégataires qui utilisent ou gèrent ces cartes. Ce travail viendra compléter le plan d’action de la direction décrit à l’étape 2 de la recommandation 1.

Étape 1

En février 2021, l’équipe des Finances a révisé ses procédures écrites internes, qui stipulent désormais que les exigences de formation (avec le BSIF et avec le SCT) et le formulaire d’acceptation des obligations et des responsabilités du titulaire doivent être dûment remplis par le titulaire de la carte et le gestionnaire délégataire avant l’émission de la carte.

Étape 2

L’équipe des Finances a entrepris de confirmer les dossiers de formation des titulaires de carte et de réviser les déclarations signées (au besoin). Il a également amorcé la préparation d’un système de suivi qui permettra d’enregistrer et de contrôler officiellement l’état d’avancement de ces documents.

Étape 3

L’équipe des Finances mettra en œuvre un processus annuel officiel de contrôle lui permettant de vérifier si les titulaires de carte et leurs gestionnaires délégataires ont toujours besoin d’avoir une carte d’achat dans l’exercice de leurs fonctions.

Étape 1

L’équipe des Finances a mis en place un processus de contrôle mensuel qui lui permettra de repérer et de corriger tout paiement en double. Les résultats de cet examen, le soutien et les mesures correctives (au besoin) seront communiqués par courriel au directeur de l’équipe des Finances.

Étape 2

L’équipe des Finances consignera ses procédures pour valider les remboursements de dépenses d’employés et la gestion des cartes d’achat (p. ex., liste de vérification des paiements), notamment un processus de transmission aux échelons supérieurs pour régler les problèmes de non-conformité (p. ex., rapidité de réception des relevés des cartes d’achat). Le DPF approuvera ces procédures.

Étape 1

L’équipe Finance examinera et révisera les lignes directrices actuelles afin de faire savoir clairement les types d’événements et de dépenses d’accueil connexes qui doivent faire l’objet d’une communication proactive.

Étape 2

Dans l’intervalle, pour voir à ce que l’information qu’elle communique tous les mois assurer l’intégralité soit complète et cohérente, l’équipe des Finances extrait dorénavant les dépenses d’accueil de tous les centres de coût et elle assurera un suivi auprès des gestionnaires délégataires et des coordonnateurs administratifs (au besoin) afin de consigner et de déclarer correctement les dépenses d’accueil des cadres supérieurs.