Politique sur les conflits d’intérêts

Partie I – Introduction

1.1 Introduction et principes directeurs

Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) exige que ses employés respectent systématiquement les normes d’éthique les plus rigoureuses, et qu’ils soient perçus comme tels. La présente politique a pour but de réduire les risques associés aux conflits d’intérêts financiers afin de soutenir la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’objectivité et de l’impartialité du BSIF dans le système financier, de même que son indépendance.

Les employés du BSIF doivent avoir une conduite si irréprochable qu’elle puisse résister à l’examen public le plus minutieux. Pour s’acquitter de cette obligation, il ne suffit pas d’observer simplement la loi. Les employés doivent être conscients de la façon dont le public perçoit une situation donnée, et agir de manière à réduire au minimum les risques de conflits d’intérêts, que ces derniers soient réels ou perçus. Les employés doivent prendre les mesures nécessaires et organiser leurs affaires personnelles afin d’éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents entre leurs intérêts personnels et leurs fonctions officielles. Si un conflit survient, il doit être réglé sans tarder et dans l’intérêt public.

La présente politique vise à aider les employés à éviter les situations qui pourraient engendrer un conflit d’intérêts réel ou apparent et à prendre des décisions lorsqu’ils se retrouvent dans une situation susceptible d’engendrer un tel conflit.

Le surintendant et les employés doivent également se conformer aux lignes de conduite prescrites dans le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, de même que l’Énoncé des valeurs et code de déontologie du BSIF (en révision), la Loi sur le Bureau du surintendant des institutions financières, les lois régissant les institutions financières et les dispositions pertinentes de lois d’application plus générale comme le Code criminel, la Loi fédérale sur la responsabilité, la Loi canadienne sur les droits de la personne et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1.2 Champ d’application

La présente politique s’applique à toutes les personnes employées par le BSIF, à moins de dispositions contraires dans la présente politique ou d’exclusions en vertu de lois, règlements ou décrets particuliers, ce qui comprend les personnes embauchées à plein temps, à temps partiel ou à titularisation déterminée, sans égard à leur niveau ou à leur poste. Les employés en congé, notamment en congé sans solde, demeurent assujettis aux dispositions de la politique pendant la durée de leur congé.

La politique s’adresse également aux étudiants et aux employés occasionnels, bien qu’ils soient exemptés de la Partie II (Signalement et gestion des conflits d’intérêts financiers) et de la Partie IV (Prévention de situations de conflits d’intérêts après mandat). Il est obligatoire de se conformer aux politiques du BSIF.

1.2.1 Exceptions

Dans certaines circonstances exceptionnelles, le surintendant peut soustraire un employé de certaines dispositions de la présente politique, de façon absolue ou sous réserve des conditions que le surintendant juge adéquates.

Un individu qui travaille au BSIF dans le cadre d’un accord d’échange est exempté de la présente politique, mais il doit en respecter l’intention.

La présente politique ne s’applique pas aux personnes qui fournissent des services au BSIF en vertu d’un contrat ou d’un protocole d’entente (PE); celles-ci sont liées par la documentation juridique du contrat, qui est conforme à l’esprit de la présente politique. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec la Division des achats et des marchés du BSIF.

La présente politique ne s’applique pas au surintendant, qui est assujetti au Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat, quant à ses propres conflits d’intérêts réels, éventuels ou apparents. Toutefois, le surintendant doit montrer l’exemple en respectant l’esprit de la présente politique. Le surintendant se voit également confier des attributions en vertu de la présente politique.

1.3 Définitions

1.4 Attributions

1.4.1 Il incombe au surintendant

1. de surveiller et de garantir la conformité à la présente politique, et de donner suite aux cas de non-conformité;
2. de décider s’il convient d’exempter un employé du BSIF d’une ou de plusieurs dispositions de la politique, de façon absolue ou à certaines conditions;
3. de trancher les différends concernant l’application de la politique aux employés du BSIF;
4. de prendre des décisions finales au sujet d’une réduction de la période de restriction imposée en vertu de la section 4.3.1;
5. au besoin, de décider d’intensifier ou de modifier les mesures que renferme la politique, en tenant compte des responsabilités exceptionnelles et spéciales du BSIF.

1.4.2 Il incombe au mandataire du surintendant

1. de recevoir et de conserver les ententes sur les fiducies sans droit de regard et les rapports préparés par les employés, de formuler des recommandations à l’intention du surintendant et de lui signaler toute situation de conflit d’intérêts éventuel;
2. de rappeler chaque année aux employés de passer en revue leurs obligations en vertu de la présente politique et de la Loi et de signaler tout changement de leur situation personnelle ou professionnelle qui pourrait engendrer un conflit d’intérêts réel ou perçu;
3. de saisir et de conserver les renseignements relatifs aux situations de conflit d’intérêts qui ont une valeur commerciale;
4. de formuler des recommandations au surintendant au sujet d’une réduction de la période de restriction imposée en vertu de la section 4.3.1;
5. de soumettre les différends au surintendant;
6. de répondre aux questions concernant l’application de la présente politique.

1.4.3 Il incombe à l’employé du BSIF

1. de se familiariser avec la politique et de s’y conformer dans toutes ses fonctions;
2. de faire en sorte de pas utiliser sciemment, à son propre avantage ou au bénéfice d’autrui, des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public;
3. de revoir une fois l’an ses obligations en vertu de la politique et de la Loi et de signaler tout changement de sa situation personnelle ou professionnelle qui pourrait engendrer un conflit d’intérêts réel ou perçu au‑delà de ce qui se rapporte aux biens contrôlés;
4. de se récuser  de toute activité en lien avec un contrat ou un accord du BSIF à l’égard duquel il serait en conflit d’intérêts réel ou perçu;
5. de se récuser de toute discussion ou décision à l’égard de laquelle il serait en conflit d’intérêts;
6. de respecter la décision du surintendant sur la cession éventuelle de biens;
7. d’informer le mandataire du surintendant de toute situation de conflit d’intérêts qui découle de la cessation de ses fonctions.

Partie II – Signalement et gestion des conflits d’intérêts financiers

La présente politique vise à réduire au minimum les risques associés aux situations de conflit d’intérêts financiers afin de préserver la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’objectivité et de l’impartialité du BSIF. En conséquence, des mécanismes pertinents sont en place pour aider les employés du BSIF à signaler et à gérer efficacement les situations réelles, apparentes ou éventuelles de conflit d’intérêts qui surviennent relativement à leurs actifs et passifs et à l’exécution de leurs attributions.

2.1 Interdiction générale

1. Sauf disposition contraire de la présente partie, il est strictement interdit à un employé d’être, directement ou indirectement, le propriétaire véritable d’un bien contrôlé qui n’est pas un bien exonéré. En outre, s’agissant des biens qui ne sont pas des biens contrôlés, le surintendant peut exiger la prise de mesures particulières pour éviter tout conflit d’intérêts.
2. Il est interdit à l’employé d’utiliser sciemment, à son propre avantage ou au bénéfice d’autrui, des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public. L’employé doit se conformer en tout temps aux dispositions des lois régissant les valeurs mobilières qui se rapportent aux délits d’initié ou à la divulgation de renseignements d’initié. Cette interdiction englobe la fourniture de tout conseil qui pourrait influer sur la valeur ou la liquidation de placements détenus par quiconque, y compris des amis ou des proches.

   Constitue une infraction au droit des valeurs mobilières le fait :

   1. d’acheter ou de vendre les valeurs mobilières d’un émetteur déclarant en sachant qu’un fait important n’a pas été divulgué à grande échelle;
   2. de communiquer à quiconque, sauf dans le cours normal des affaires, un fait important avant sa divulgation à grande échelle.

2.2 Utilisation non autorisée de renseignements

L’employé du BSIF doit se conformer à la disposition « Confidentialité – Accessibilité ou divulgation non autorisée de l’information » de l’ Énoncé des valeurs et code de déontologie du BSIF.

La consultation, la divulgation ou l’utilisation non autorisée de renseignements confidentiels pour des raisons personnelles constitue un conflit d’intérêts et est interdite. Parmi ces activités, mentionnons l’utilisation de renseignements confidentiels pour en tirer un gain financier ou le gain financier d’autrui, pour se préparer à une entrevue pour un poste à l’extérieur du BSIF et(ou) pour éveiller l’intérêt d’employeurs à l’extérieur du BSIF.

Ces types d’actions pourraient constituer un acte frauduleux et faire l’objet de mesures disciplinaires décrites à la section 5.2 de la présente politique.

2.3 Biens contrôlés

Les biens contrôlés sont des biens dont la valeur pourrait être directement ou indirectement touchée par les décisions ou la politique du BSIF, notamment :

1. Titres émis par une IFF, par exemple les actions, les obligations, les débentures, les parts de fiducie, les effets de commerce et des billets à moyen terme négociables détenus individuellement ou dans un régime de placements autogérés;
2. les valeurs mobilières d’une société dont la valeur dépend en bonne partie de placements dans une ou des IFF;
3. les fonds communs de placement, les fonds cotés en bourse, les caisses en gestion commune et les fonds d’investissement ayant pour politique d’investir principalement dans des IFF;
4. les valeurs mobilières d’une société contrôlée par une IFF;
5. s’agissant d’un employé qui participe à l’adjudication des marchés du gouvernement, les valeurs mobilières d’une société qui passe des marchés avec le BSIF, ou les prêts à recevoir de cette dernière.

L’employé doit faire preuve de diligence raisonnable et de jugement et respecter l’esprit de la présente politique. Cette liste n’est pas exhaustive – Les biens contrôlés comprennent également d’autres produits de placement semblables. En bref, un instrument financier d’une entité surveillée par le BSIF, qu’il soit négocié en bourse ou hors cote, est considéré comme un actif contrôlé. On s’attend également à ce que l’employé demande conseil à son gestionnaire ou au mandataire du surintendant en cas d’incertitude à savoir si un bien peut constituer un bien contrôlé.

2.4 Biens exonérés

Les biens exonérés sont des biens destinés à l’usage privé de l’employé et de sa famille; ils ne sont pas de nature commerciale et leur valeur n’est pas sensiblement touchée par les décisions ou les politiques du BSIF, notamment :

1. les biens contrôlés détenus dans un régime enregistré d’épargne-retraite ou un régime enregistré d’épargne-études qui n’est pas autogéré;
2. les actions dont l’acquisition est requise pour que le détenteur puisse devenir ou demeurer membre d’une caisse de crédit;
3. les certificats de placements garantis et les instruments financiers du même genre;
4. les rentes et les polices d’assurance (pourvu que les options de placement offertes par la police ne contreviennent pas aux autres sections de la présente politique qui s’appliquent aux placements en général ou qui ne sont pas des biens contrôlés);
5. les créances à recouvrer d’un ancien employeur, client ou associé.

2.5 Mesures pour résoudre un conflit d’intérêts financier

2.5.1 Rapport confidentiel

1. Dans les 60 jours suivant sa nomination et annuellement par la suite, chaque employé doit produire un rapport confidentiel à l’intention du mandataire du surintendant concernant tous les biens, participations dans les biens et ententes ou relations susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel par rapport à ses fonctions officielles. L’employé doit s’appuyer sur la présente politique pour déterminer si un bien ou une relation en particulier risque de donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou perçu. Le rapport confidentiel doit également comprendre les biens ou participations appartenant à des membres de la famille immédiate, mais gérés par l’employé.
2. L’employé doit signaler dans les 30 jours tout changement important à ses biens qui pourrait occasionner un conflit d’intérêts réel ou perçu.
3. L’employé doit signaler dans les 30 jours  tout changement de sa situation personnelle ou professionnelle qui pourrait engendrer un conflit d’intérêts réel ou perçu au‑delà de ce qui se rapporte aux biens contrôlés.

2.5.2 Cession de biens contrôlés

1. Dans les 120 jours suivant sa nomination, l’employé doit prendre les mesures nécessaires pour disposer de ses biens contrôlés en faisant une opération sans lien de dépendance ou en confiant les biens en question à une fiducie sans droit de regard. Les biens contrôlés confiés à une institution de crédit à titre de garantie doivent être cédés dans les 180 jours suivant la nomination.
2. Dans la mesure possible, l’employé doit éviter de prendre part à toute décision ayant trait au moment de la cession. Il doit aussi refuser d’être parti à des situations ou à des décisions pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts du fait qu’il est propriétaire des biens contrôlés, et ce, jusqu’à ce qu’il en ait disposé.
3. L’employé qui obtient des biens contrôlés en raison de situations sur lesquelles il n’exerce pas de contrôle, comme des héritages ou des cadeaux, doit faire rapport de ces biens et prendre les dispositions nécessaires pour s’en dessaisir par aliénation ou les confier à une fiducie sans droit de regard dans les 120 jours.
4. Le mandataire du surintendant doit déterminer si une fiducie sans droit de regard respecte les exigences applicables, y compris celles établies par le commissaire. Avant qu’un contrat soit signé ou lorsqu’une modification est envisagée, il doit attester que le contrat répond aux exigences nécessaires.
5. La confirmation de la vente ou une copie d’un instrument signé doit être déposée auprès du mandataire du surintendant. À l’exception d’un énoncé prouvant que la vente a eu lieu ou qu’une fiducie sans droit de regard existe, le BSIF respectera la confidentialité de tous les renseignements se rapportant à la cession.
6. À la recommandation du mandataire du surintendant, le remboursement des frais suivants peut être autorisé pour respecter la présente politique, sous réserve des limites de remboursement publiées par le commissaire
   1. les honoraires d’avocat et les frais de comptabilité et de transfert raisonnables liés à la création ou à la dissolution d’une fiducie sans droit de regard, jugés nécessaires par le surintendant;
   2. les frais annuels, réels et raisonnables, engagés pour le maintien et l’administration de la fiducie sans droit de regard;
   3. les commissions versées sur le transfert, la conversion ou la vente de biens, lorsque ces opérations sont jugées nécessaires par le surintendant;
   4. les coûts des autres services financiers, juridiques ou comptables rendus nécessaires par la complexité de ces biens;
   5. les coûts de suppression du nom d’un employé du registre fédéral ou des registres provinciaux des sociétés.
7. Le remboursement des frais suivants n’est pas autorisé :
   1. les frais liés aux activités quotidiennes d’une entreprise ou d’une entité commerciale;
   2. les frais associés à la dissolution d’une entreprise;
   3. les frais d’acquisition de biens admissibles à même le produit de la vente obligatoire ou de la vente d’autres biens.
8. Il incombe à l’employé de procéder à tout ajustement de l’impôt sur le revenu pouvant résulter du remboursement des frais de la fiducie sans droit de regard, et de tout gain ou toute perte provenant de l’aliénation

Partie III – Prévention et gestion des situations de conflit d’intérêts pendant la période d’emploi

La prévention et la gestion des situations de conflit d’intérêts qui pourraient survenir lorsqu’un employé du BSIF prend part à des activités, que ce soit dans le cadre de ses fonctions officielles au BSIF ou à l’externe, visent à préserver la confiance du public dans la capacité du BSIF de s’acquitter de son mandat en respectant les plus hautes normes d’intégrité, d’objectivité et d’impartialité. L’employé doit donc toujours faire preuve de prudence et éviter de participer à toute activité qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou perçu pendant qu’il est à l’emploi du BSIF.

3.1 Interdiction générale

1. L’employé doit faire preuve de vigilance pour décider s’il peut mener ou non certaines activités comme exercer un emploi externe ou des activités commerciales, pour rechercher des occasions d’emploi externe tout en conservant son statut d’employé du BSIF, pour assister à des conférences à titre de conférencier ou de participant, et pour s’acquitter de ses fonctions et responsabilités officielles en lien avec les contrats ou les accords du BSIF.
2. L’employé ne doit ni solliciter ni accepter de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui pourraient avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur son objectivité dans l’exercice de ses attributions officielles ou qui pourraient l’obliger à agir auprès du donateur, y compris des activités telles l’admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs et culturels, des voyages ou des conférences. Il est interdit en toutes circonstances d’accepter en cadeau un montant en argent, des subventions, un pourboire ou l’équivalent, quel qu’en soit le montant.

3.2 Emploi et activités commerciales externes

1. Sur le plan professionnel, l’employé relève d’abord du BSIF. Tout emploi secondaire qui engendre un conflit, y compris un conflit d’intérêts, avec les fonctions de l’employé au BSIF doit être évité. Le BSIF n’empêche pas un employé d’avoir une deuxième source de revenus, mais il insiste pour que cette autre activité soit menée uniquement si elle n’empêche pas l’employé de s’acquitter pleinement de ses attributions au BSIF.
2. À défaut d’une autorisation préalable, il est interdit à l’employé d’exercer pendant les heures de travail du BSIF des activités en rapport avec un deuxième emploi ou des études menées à l’extérieur. Il est interdit à l’employé d’utiliser, directement ou indirectement, des renseignements non publiés obtenus dans le cadre du travail effectué pour le compte du BSIF, ou d’en permettre l’utilisation, si ce n’est dans le cadre d’activités approuvées. Il incombe à l’employé d’utiliser uniquement les ressources du BSIF à des fins autorisées et de façon sécuritaire. La Norme sur l’utilisation acceptable des réseaux et des dispositifs électroniques du BSIF, qui sera remplacée par la Directive sur la cybersécurité à l’intention des utilisateurs, renferme des directives et des consignes sur l’utilisation acceptable.

3.2.1 Poste d'administrateur

1. Il est interdit à l’employé de siéger au conseil d’administration d’institutions financières, de sociétés de portefeuille d’institutions financières ou d’entités exerçant des activités essentiellement semblables à celles qu’exerce une institution financière.
2. L’employé peut accepter ou conserver un poste d’administrateur d’un organisme de philanthropie, de bienfaisance ou à caractère non commercial, mais en prenant grand soin d’éviter tout conflit d’intérêts, réel ou perçu.
3. L’employé peut accepter ou conserver un poste d’administrateur au sein d’organismes autres que ceux visés aux paragraphes ci-dessus avec le consentement du mandataire du surintendant et à condition que cela n’engendre aucun conflit d’intérêts avec ses fonctions au BSIF.

3.2.2 Échanges

1. L’employé peut, s’il obtient tous les consentements nécessaires, participer à des affectations dans le cadre d’échanges au sein d’autres ministères ou entités du gouvernement fédéral à l’extérieur du gouvernement. L’employé qui participe à des affectations dans le cadre d’un échange continue d’être employé au BSIF et il doit se conformer à la présente politique.

3.3 Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages provenant d’une entité réglementée ou ayant une relation d’affaires avec le BSIF

1. Le BSIF reconnaît que les déjeuners et les dîners de travail peuvent contribuer de façon légitime à la bonne marche des affaires et que des réceptions à participation étendue peuvent permettre d’établir des liens importants. L’employé peut accepter pareilles marques d’hospitalité non sollicitées qui :
   1. selon son jugement, respectent les convenances;
   2. sont peu fréquentes et de valeur minime;
   3. sont offertes dans des circonstances où leur acceptation ne serait pas considérée, par un observateur objectif, comme étant inhabituelle, ne risquerait pas d’engendrer un sentiment d’obligation ou de favoritisme chez le bénéficiaire ni ne pourrait compromettre, ou sembler compromettre, l’objectivité, l’impartialité ou l’intégrité de ce dernier.
2. Les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages peuvent être acceptés s’ils sont peu fréquents et d’une valeur minime, conformément aux normes de courtoisie normales ou de protocole, découlant d’activités ou d’événements liés aux fonctions officielles de l’employé et ne compromettent pas ou ne semblent pas compromettre l’intégrité de l’employé ou de l’organisation. À l’exception des déjeuners et dîners de travail, comme il est indiqué ci-dessus, tous les cadeaux, marques d’hospitalité et avantages doivent être déclarés dans les 30 jours suivant leur réception au mandataire du surintendant, qui déterminera leur bien-fondé.
3. L’employé doit présenter un rapport et demander des directives écrites au mandataire du surintendant lorsqu’il ne peut refuser de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui ne respectent pas les principes énoncés ci-dessus ou lorsqu’on estime que l’acceptation de certains types de marques d’hospitalité apporterait des avantages suffisants à l’organisation.
4. L’employé doit savoir reconnaître le client ultime de personnes ou d’entités recrutées pour représenter les intérêts d’entités réglementées, de groupes de ces dernières ou d’entités ayant une relation d’affaires avec le BSIF (p. ex., des lobbyistes, des avocats ou d’autres porte-parole). À cet égard, l’employé doit considérer les cadeaux, marques d’hospitalité et avantages offerts par ces représentants comme venant directement du client de ces représentants. L’employé abordé par ces représentants doit prendre connaissance des dispositions pertinentes de la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes et de la Loi fédérale sur la responsabilité communiquées par le BSIF.

3.4 Marques d’hospitalité et avantages offerts par des entités sans relations d’affaires ou intérêt réglementaire dans les activités du BSIF

1. Le potentiel de conflits d’intérêts réels ou apparents est sensiblement réduit lorsqu’il s’agit d’entités qui n’ont aucune relation d’affaires ou aucun intérêt réglementaire dans les activités du BSIF. Par conséquent, l’employé peut accepter des cadeaux ou des marques d’hospitalité d’associations qui ne sont pas du secteur des services financiers, d’autres organismes de réglementation, d’autres gouvernements ou d’autres entités n’ayant aucune relation commerciale ou d’affaires avec le BSIF. Il doit toutefois être conscient du risque que des parties en apparence désintéressées offrent des cadeaux, des marques d’hospitalité ou des avantages pour appuyer les intérêts d’entités réglementées, auquel cas il doit refuser le cadeau ou l’invitation.
2. Les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages non sollicités offerts dans le contexte d’une activité à participation étendue (c.-à-d. qui ne sont pas offerts uniquement aux employés du BSIF) ou qui sont sans lien avec les fonctions de l’employé au BSIF (p. ex., les cadeaux offerts à toutes les personnes qui ont recueilli des fonds pour un organisme de bienfaisance donné) peuvent être acceptés. En cas de doute, il est plus prudent de refuser les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages ou d’offrir d’en partager les coûts.
3. L’employé peut accepter le paiement de dépenses comme le coût d’un billet d’avion ou d’une chambre d’hôtel, des marques d’hospitalité et des frais de conférence lorsqu’il participe à des ateliers organisés par d’autres organismes de réglementation, des associations d’organismes de réglementation ou d’autres gouvernements.
4. Tous les cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages de ces entités ayant une valeur cumulative de plus de 200 $ reçus d’une même source au cours d’une période de 12 mois doivent être déclarés au mandataire du surintendant dans les 30 jours suivant leur réception.

3.5 Conférences

3.5.1 Participation à titre de conférencier

1. L’employé peut participer à titre de conférencier à des conférences se rapportant aux activités du BSIF.
2. Le participant doit s’assurer que les renseignements qu’il fournit ne sont pas de nature confidentielle ou susceptibles de lui fournir un avantage injuste dans ses relations futures avec le BSIF ou des entités gouvernementales connexes.
3. L’employé invité à prendre la parole à des conférences parrainées ou organisées par des IFF, des associations sectorielles ou des lobbyistes connexes (p. ex., l’Association des banquiers canadiens, l’Association canadienne des compagnies d’assurances de personnes, le Bureau d’assurance du Canada) peut accepter une réduction des frais d’inscription et des marques d’hospitalité non sollicitées si elles sont offertes à tous les conférenciers, mais il ne peut accepter le paiement des frais de déplacement ou d’hébergement.
4. L’employé invité à présenter un exposé lors de conférences parrainées ou préparées par des organismes non liés au secteur, d’autres organismes de réglementation ou des associations professionnelles (p. ex. Institut canadien, Conference Board, Insight, Association du Barreau de l’Ontario, Association Actuarielle Internationale) peut accepter une réduction des frais d’inscription et des marques d’hospitalité non sollicitées si elles sont offertes à tous les conférenciers^{Note de bas de page 1}.
5. L’employé invité à prendre la parole à des conférences dans le cadre desquelles l’organisme hôte offre des honoraires en espèces doit en informer le mandataire du surintendant et, suivant les circonstances, refuser les honoraires ou les remettre au BSIF. Si l’hôte d’une conférence propose de faire un don au nom du BSIF ou de l’employé à un organisme de bienfaisance choisi par l’employé, ce dernier doit demander que le don soit versé à la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. L’employé peut toutefois accepter de petits cadeaux ou témoignages de remerciement non sollicités du fait d’avoir prononcé une allocution ou d’avoir participé à la conférence (p. ex., un stylo, un presse-papier, un chandail de golf, des fleurs ou des bouteilles de vin).

3.5.2 Participation à des conférences

1. L’employé peut accepter des repas ou de petits cadeaux offerts à l’occasion d’une conférence ou d’une réunion à participation étendue.
2. L’employé ne peut accepter le paiement de dépenses comme le coût d’un billet d’avion ou d’une chambre d’hôtel ni une réduction des frais d’inscription en échange de sa participation à une conférence à moins que ces avantages ne soient offerts à tous les autres participants^{Note de bas de page 1}.  L’employé peut toutefois accepter des marques raisonnables d’hospitalité dans le cadre de la participation à la conférence (p. ex., un déjeuner offert à tous les participants).

3.6 Sollicitation

1. À l’exception de la collecte de fonds pour des activités officiellement soutenues, comme la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada, l’employé ne peut pas solliciter de cadeaux, de marques d’hospitalité, d’autres avantages ou de transferts de valeur économique d’une personne, d’un groupe ou d’une organisation du secteur privé qui entretient une relation d’affaires avec le BSIF. Dans le cadre d’une telle collecte, l’employé doit avoir été autorisé au préalable par écrit à solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d’organisations ou de particuliers de l’extérieur.

3.7 Refus d’accorder un traitement de faveur

1. Il est interdit à l’employé d’outrepasser ses fonctions officielles pour venir en aide à des personnes dans ses rapports avec le gouvernement lorsque cela peut donner lieu à un traitement de faveur.
2. Il est interdit à l’employé d’accorder un traitement de faveur relativement à toute question officielle à un proche ou à un ami, ou encore à une organisation dans laquelle l’employé, des membres de sa famille ou des amis ont un intérêt.
3. Lorsqu’il élabore une politique ou prend des décisions, l’employé doit s’assurer qu’aucune personne ni aucun groupe ne bénéficie d’un traitement de faveur en raison des personnes recrutées pour les représenter.
4. Il est interdit à l’employé d’utiliser son statut d’employé du BSIF pour influencer, ou tenter d’influencer, la décision d’autrui dans le but de privilégier ses intérêts personnels ou ceux de ses amis ou des membres de sa famille.

3.8 Contrats

1. Il est interdit à l’employé d’utiliser des renseignements qui ne sont pas accessibles au public, et qu’il a obtenus dans le cadre de l’exécution d’un contrat du gouvernement, dans le but d’en tirer un gain personnel.
2. Il est interdit à l’employé de participer à toute activité liée à l’établissement ou à l’administration d’un contrat ou d’un accord du BSIF qui pourrait, ou pourrait sembler, procurer un avantage à l’employé, à des membres de sa famille, à ses amis, ou à toute organisation dans laquelle l’employé, des membres de sa famille ou ses amis ont un intérêt.
3. Il est interdit à l’employé d’utiliser son statut d’employé au BSIF pour influencer, ou tenter d’influencer, des décisions en lien avec un contrat ou un accord du BSIF de manière à favoriser ses propres intérêts ou ceux d’amis ou de membres de sa famille.
4. Il est interdit à l’employé de participer à toute activité ou situation qui pourrait avoir une incidence réelle, apparente ou potentielle sur son objectivité dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités officielles en lien avec les contrats ou les accords du BSIF.

Partie IV – prévention de situations de conflit d’intérêts après-mandat

La prévention de situations de conflit d’intérêts après-mandat a pour but de préserver la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’objectivité et de l’impartialité du BSIF, et de garantir son indépendance dans le système financier. Il incombe donc à l’employé du BSIF de réduire au minimum la possibilité d’un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre ses responsabilités récentes au sein de la fonction publique au BSIF et son emploi subséquent dans le secteur privé.

Dès sa démission ou son départ à la retraite du BSIF, l’employé doit signer une lettre d’après-mandat attestant qu’il a examiné et compris ses obligations conformément à la présente politique.

4.1 Mesures de conformité avant de quitter son poste

L’employé ne doit pas se laisser distraire de l’exécution de ses fonctions officielles par la recherche ou l’offre d’un emploi extérieur.

4.1.1 Employé du groupe RE

1. L’employé du groupe RE doit informer immédiatement son gestionnaire de toutes les offres d’emploi reçues de l’extérieur, qu’elles soient acceptées, non acceptées ou considérées, qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lié à ses tâches les plus récentes au sein du BSIF.
2. Si le gestionnaire et le responsable de secteur déterminent que l’employé entretient des rapports étroits avec l’employeur futur qui donnent lieu à un conflit d’intérêts potentiel, l’employé doit être affecté à d’autres tâches dès que possible. Les parties peuvent aussi devancer la date de départ d’un commun accord.

4.1.2 Membre du personnel de direction (employé de niveau REX)

1. L’employé de niveau REX est encouragé, mais non tenu, d’informer son gestionnaire de toute discussion avec un éventuel employeur qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lié à ses plus récentes au sein du BSIF.
2. L’employé de niveau REX doit informer immédiatement par écrit son gestionnaire et le responsable de secteur de toutes les offres d’emploi reçues de l’extérieur, qu’elles soient acceptées, non acceptées ou considérées, qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lié à ses tâches les plus récentes au sein du BSIF.
3. Les responsables de secteur doivent informer immédiatement par écrit le surintendant et son mandataire de toutes les offres d’emploi reçues de l’extérieur par un employé de niveau REX, conformément au paragraphe 4.1.2 (b).
4. S’il est déterminé que l’employé de niveau REX entretient des rapports étroits avec l’employeur futur, qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts potentiel, le mandataire du surintendant doit formuler une recommandation au surintendant conformément à la section 4.3.

4.1.3 Membre du Comité de direction (CD)

1. Il est interdit à un membre du Comité de direction d’envisager un emploi futur, un poste au sein du conseil d’administration ou un contrat de services-conseils auprès d’une IFF, ou d’en discuter.
2. Un membre du Comité de direction doit informer immédiatement par écrit le surintendant de toutes les offres d’emploi reçues de l’extérieur, qu’elles soient acceptées, non acceptées ou considérées, qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lié à ses tâches les plus récentes au sein du BSIF.

4.2 Mesures de conformité après avoir quitté son poste

4.2.1 Ancien employé

1. L’employé ne doit pas agir, après son départ du BSIF, de manière à profiter abusivement de son poste ou de son emploi précédent. Il lui est notamment interdit d’agir au nom de son nouvel employeur ou d’un client relativement à une procédure, à une transaction, à une négociation ou à une cause à laquelle le BSIF est parti et dans laquelle il a représenté ou conseillé le BSIF. L’observation de la présente partie vise à réduire au minimum la possibilité, pour l’employé du BSIF:
   1. de se trouver dans des situations de conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents en raison d’offres d’emploi venant de l’extérieur;
   2. d’obtenir un traitement préférentiel ou un accès privilégié au gouvernement après avoir quitté le BSIF;
   3. de tirer personnellement un avantage de renseignements obtenus dans le cadre des fonctions officielles avant que ces renseignements ne soient généralement accessibles au public, notamment de conseiller un client ou un nouvel employeur en utilisant des renseignements auxquels le public n’a pas accès concernant des institutions financières ou des régimes de retraite, des programmes et politiques du BSIF et d’autres renseignements obtenus de ministères ou d’organismes;
   4. d’utiliser son poste ou son emploi pour bénéficier d’un avantage indu en vue d’accroître ses chances d’obtenir un emploi à l’extérieur.

4.3 Période de restriction applicable à l’après-mandat et réduction de cette période

4.3.1 Membre de la direction (employé de niveau REX)

1. Il est interdit à un ancien employé de niveau REX, y compris un membre du Comité de direction, dans l’année qui suit la cessation de ses fonctions :
   1. d’accepter une nomination au conseil d’administration d’une entité réglementée, un emploi ou un contrat d’expert-conseil au sein d’une telle entité, ou un poste de répondant d’un régime de retraite surveillé par le BSIF ou d’une entité avec laquelle le BSIF entretient des rapports officiels, notamment des associations sectorielles si, au cours de l’année ayant précédé son départ du BSIF :
      • l’ancien employé a entretenu des rapports officiels et directs importants avec son nouvel employeur éventuel; ou
      • l’ancien employé a acquis une importante quantité de renseignements confidentiels au sujet d’un concurrent direct de son nouvel employeur éventuel;
   2. d’intervenir pour le compte ou au nom d’une autre personne ou entité auprès du BSIF.
2. Dans des circonstances exceptionnelles et à la demande de l’employé de niveau REX, le surintendant peut suspendre ou réduire la période de restriction. Pour plus de précisions, veuillez consulter, à la section Références, la « Procédure de réduction de la période de restriction » sous Politique sur les conflits d’intérêts.
3. Pour décider s’il convient de réduire la période de restriction relative à l’emploi, le surintendant détermine si l’intérêt public est mieux servi en accordant la réduction plutôt qu’en la maintenant.
4. Le surintendant tiendra également compte d’autres facteurs, notamment :
   1. les circonstances entourant le départ de l’employé du BSIF;
   2. les perspectives générales d’emploi de l’employé qui a fait la demande;
   3. l’importance que le BSIF attache aux renseignements obtenus par l’employé dans le cadre de ses fonctions;
   4. les occasions de transférer rapidement du BSIF au secteur privé ou à d’autres secteurs gouvernementaux les connaissances et les compétences de l’employé;
   5. la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial indu en embauchant l’employé;
   6. l’autorité et l’influence qu’a exercées l’employé dans l’accomplissement de ses fonctions au BSIF;
   7. les dispositions prises dans d’autres cas;
   8. d’autres facteurs, à la discrétion du surintendant.
5. La décision du surintendant est finale et elle est communiquée par écrit.

Partie V – Conformité

5.1 Procédure

1. Avant ou au moment d’assumer ses fonctions officielles, l’employé doit signer un document attestant qu’il s’engage, comme condition d’emploi, à respecter la présente politique.
2. Tout au long de l’année, l’employé signale au mandataire du surintendant tout changement de sa situation personnelle ou professionnelle qui pourrait engendrer un conflit d’intérêts réel ou perçu au‑delà de ce qui se rapporte aux biens contrôlés en lui soumettant un rapport confidentiel.
3. L’employé doit signaler au mandataire du surintendant toute situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel. Si l’employé et le mandataire ne s’entendent pas sur les mesures qu’il convient de prendre pour se conformer à la présente politique, la question est soumise au surintendant afin qu’il prenne une décision. Les responsables de secteur doivent signaler tout conflit d’intérêts potentiel au surintendant.
4. L’employé qui a de sérieuses inquiétudes au sujet d’actes répréhensibles en milieu de travail, y compris le soupçon d’une fraude, dispose de trois moyens sûrs et confidentiels de le signaler aux autorités. La Procédure de divulgation d’actes répréhensibles du BSIF contient de plus amples renseignements à ce sujet, y compris le processus de divulgation.

5.2 Conséquences de la non-conformité

Lorsque des mesures correctives ou disciplinaires s’imposent, le surintendant détermine ces mesures après avoir consulté son mandataire. Des mesures correctives ou disciplinaires seront prises à la suite d’une analyse de la situation. Les mesures correctives appliquées à un employé jugé coupable de conflit d’intérêts pourraient comprendre une réprimande; une suspension; un transfert, la rétrogradation ou le licenciement.

5.3 Références

La Politique sur les conflits d’intérêts repose sur les pouvoirs précisés dans les mesures législatives énoncés ci-après. Elle doit être administrée et mise en œuvre de concert avec les ouvrages ci-dessous.

5.3.1 Lois

• Lois sur les banques
• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Loi sur les conflits d'intérêts
• Loi sur les associations coopératives de crédit
• Code criminel
• Loi fédérale sur la responsabilité
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur les sociétés d'assurances
• Loi sur le lobbying
• Loi sur le Bureau du surintendant des institutions financières
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
• Loi sur l'emploi dans la fonction publique
• Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt

5.3.2 Instruments de politique (pour usage interne seulement)

1. Norme sur l’utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux électroniques du BSIF (sera remplacée par la Directive sur la cybersécurité pour les utilisateurs)
2. Énoncé des valeurs et code de déontologie du BSIF
3. Procédure de divulgation d’actes répréhensibles
4. Code de valeurs et d'éthique du secteur public (gouvernement du Canada – Secrétariat du Conseil du Trésor)
5. Procédure de réduction de la période de restriction aux termes de la Politique sur les conflits d’intérêts
6. Manuel sur les marchés du BSIF

5.4 Demandes de renseignements

Veuillez adresser les questions au sujet de la présente politique sur les conflits d’intérêts à la mandataire du surintendant, le directeur général des ressources humaines et de l’administration.

5.5 Règlement

On s’attend à ce que les situations de conflit d’intérêts soient réglées au moyen d’une discussion et d’une entente entre l’employé et le mandataire du surintendant. Si l’employé et le mandataire ne s’entendent pas sur les mesures qu’il convient de prendre pour se conformer à la présente politique, la question sera soumise au surintendant afin qu’il prenne une décision.

5.6 Historique des versions

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