Remboursement de l’excédent à l’employeur

Introduction

Le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) a publié le présent guide d’instruction pour expliquer les exigences de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (la « LNPP ») et du Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (le « RNPP »), de même que les politiques et procédures du BSIF régissant le remboursement de l’excédent d’un régime de retraite à prestations déterminées à l’employeur.

En vertu de la LNPP et du RNPP^{Note de bas de page 1}, l’excédent s’entend de la partie de l’actif du régime qui excède le passif, tel que l’indique le rapport actuariel déposé auprès du surintendant. L’actif du régime ne comprend pas les lettres de crédit^{Note de bas de page 2}.

En vertu de la LNPP^{Note de bas de page 3}, l’employeur doit justifier son droit à l’excédent au titre du régime de retraite ou sa réclamation concernant l’excédent. Le surintendant doit également consentir au remboursement de l’excédent ou d’une partie de l’excédent à l’employeur. Les autres exigences énoncées dans la LNPP^{Note de bas de page 4} et dans le RNPP^{Note de bas de page 5} sont décrites dans le présent guide d’instruction.

Une demande pour obtenir le consentement du surintendant au remboursement de l’excédent à l’employeur doit être accompagnée de tous les documents à l’appui avant que le consentement au remboursement de l’excédent ne soit envisagé. Une liste détaillée des renseignements à fournir dans la demande figure en annexe du présent guide d’instruction.

La LNPP et le RNPP constituent la source faisant autorité pour les exigences applicables au remboursement de l’excédent à l’employeur. En cas de divergence entre le présent guide et la législation, cette dernière a préséance.

1.0 Exigences en matière de remboursement de l’excédent — Généralités

L’employeur peut procéder de deux manières pour demander au surintendant de consentir au remboursement de l’excédent d’un régime de retraite :

1. Établir le droit de l’employeur à l’excédent — ce droit s’appuie sur le libellé non contradictoire des documents relatifs au régime.

2. Présenter une réclamation de l’excédent sans égard aux dispositions du régime — une réclamation peut être présentée^{Note de bas de page 6} avec le consentement des deux tiers des participants du régime et des deux tiers des personnes du groupe formé des anciens participants (y compris les retraités) et d’autres personnes désignées dans le RNPP^{Note de bas de page 7}.

   L’employeur peut également établir une réclamation par arbitrage si plus de la moitié, mais moins des deux tiers des personnes de chacun de ces groupes ont consenti à la proposition^{Note de bas de page 8}.

La présente section du guide d’instruction énonce les exigences générales relatives à l’établissement d’un droit et d’une réclamation (y compris une réclamation établie par arbitrage). Les sections 2 et 3 du présent guide d’instruction fournissent des renseignements précis sur le remboursement de l’excédent sous forme d’un droit ou d’une réclamation, respectivement. La section 4 fournit de plus amples renseignements sur l’établissement d’une réclamation par arbitrage.

1.1 Bénéficiaires

Aux fins du présent guide d’instruction, les bénéficiaires comprennent les participants au régime, les anciens participants et toute autre personne qui a droit à une prestation de pension aux termes du régime. Dans le cas d’un remboursement de l’excédent par réclamation, les bénéficiaires qui ont droit à l’avis de la proposition de remboursement de l’employeur englobent également les personnes désignées dans le RNPP. La section 3 du présent guide d’instruction donne plus de détails à ce sujet.

Les bénéficiaires peuvent autoriser par écrit un tiers à agir en leur nom et ils devraient être invités à obtenir des conseils juridiques indépendants.

1.2 Montant du remboursement de l’excédent

Régimes exploités sur une base de permanence

L’excédent peut être remboursé en entier ou en partie s’il excède le plus élevé des montants suivants :

1. deux fois les cotisations patronales destinées aux coûts normaux du régime (cotisation d’exercice);

2. 25 % du passif de solvabilité du régime^{Note de bas de page 9}.

Le montant d’excédent maximal qui peut être remboursé à l’employeur est la différence entre l’excédent et le plus élevé des montants énoncés en a) et b) ci‑dessus^{Note de bas de page 10}.

Régimes qui ont cessé leurs activités

En cas de cessation d’un régime, il faut d’abord assurer le service de toutes les prestations accumulées ou payables^{Note de bas de page 11} avant que le surintendant n’étudie une demande de remboursement de l’excédent à l’employeur.

Si l’excédent de l’actif du régime qui a cessé ses activités n’est pas entièrement réparti entre les participants dans le rapport de cessation du régime, le BSIF s’attend à ce qu’un plan d’action détaillé soit rédigé concernant ces éléments d’actif excédentaires. Ce plan doit être joint aux documents soumis avec le rapport de cessation du régime. Il doit préciser le moment où les décisions et les mesures seront prises à l’égard de ces actifs excédentaires, notamment le moment où l’administrateur propose d’affecter l’excédent aux participants ou de présenter une demande de remboursement de l’excédent à l’employeur.

1.3 Avis aux bénéficiaires

Avant de demander au surintendant de consentir au remboursement de l’excédent à l’employeur, l’administrateur doit donner avis aux bénéficiaires en vertu de l’alinéa 16(2)b) du RNPP de son intention de retirer l’excédent. Toute notification à un participant syndiqué est faite également aux dirigeants du syndicat en cause^{Note de bas de page 12}.

Lorsqu’un employeur a l’intention d’établir son droit à l’excédent, l’avis requis en vertu de l’alinéa 16(2)b) du RNPP est le seul avis requis aux bénéficiaires, et les attentes du BSIF à l’égard de cet avis sont énoncées à la section 2.1 du présent guide d’instruction.

Lorsqu’un employeur a l’intention d’établir un remboursement de l’excédent par réclamation, l’avis requis en vertu de l’alinéa 16(2)b) du RNPP doit être précédé d’un avis aux termes du paragraphe 9.2(3) de la LNPP qui énonce la proposition de l’employeur de rembourser l’excédent. Les attentes du BSIF à l’égard de chacun de ces avis sont énoncées aux sections 3.3.1 et 3.3.2 du présent guide d’instruction.

En général, les avis aux bénéficiaires doivent divulguer tous les documents pertinents à tous les bénéficiaires. Cela comprend le libellé du régime, les actes de fiducie, les contrats d’assurance, les brochures à l’intention des employés, les avis, les conventions collectives, les brochures d’information depuis la création du régime, et tout autre document pertinent (se reporter aux sections 2.1 et 3.3 du présent guide d’instruction). Ces documents peuvent être mis à disposition au bureau ou à l’endroit où les membres travaillaient ou, si le bureau est fermé, à un endroit situé à proximité. Les documents peuvent également être accessibles par voie électronique (p. ex., par l’entremise d’un site Web ou par courriel).

Le libellé des dispositions du régime qui peuvent être pertinentes aux fins du droit à l’excédent ou à sa réclamation doit être cité dans l’avis pertinent, avec une description de leurs conséquences. Cet avis doit également comprendre un résumé de l’analyse historique des documents du régime afin de déterminer si ce dernier a déjà été visé par une fiducie, si les dispositions du régime ou de la fiducie relatives à la propriété de l’excédent ont été modifiées et si l’employeur avait le pouvoir d’apporter de telles modifications.

Si l’employeur a déjà tenté d’établir son droit à l’excédent, les détails relatifs à cette demande doivent être fournis dans l’avis pertinent. Si le libellé du régime ne renferme aucune disposition explicite sur le droit à l’excédent, ce fait doit être communiqué aux bénéficiaires.

L’employeur est tenu de fournir des renseignements complets de manière équitable. Le surintendant peut exiger qu’un avis soit émis de nouveau si les exigences de la LNPP et du RNPP n’ont pas été satisfaites ou si les renseignements communiqués étaient incomplets.

1.4 Consentement du surintendant

Le surintendant ne peut consentir au remboursement de l’excédent à l’employeur tant que toutes les exigences de la LNPP et du RNPP ne sont pas satisfaites. La demande doit être accompagnée des déclarations et des documents corroborant l’affirmation du demandeur à savoir que les exigences sont satisfaites. Il incombe au demandeur de démontrer au surintendant que la demande de remboursement répond aux exigences de la LNPP et du RRNP.

1.5 Délais de carence

Un remboursement de l’excédent ne peut être effectué que 30 jours après la date à laquelle l’administrateur a avisé les bénéficiaires qu’il avait l’intention de retirer l’excédent et qu’il a demandé au surintendant de consentir au remboursement de l’excédent^{Note de bas de page 13}.

Si le surintendant consent au remboursement, en tout ou en partie, de l’excédent à l’employeur, il en avisera par écrit quiconque a formulé des commentaires au sujet du remboursement en réponse à l’avis de l’administrateur^{Note de bas de page 14}. Un remboursement de l’excédent à l’employeur ne peut être effectué que 40 jours^{Note de bas de page 15} après la date à laquelle le surintendant donne cet avis.

1.6 Bénéficiaires provinciaux

Si les prestations de l’un des bénéficiaires est assujettie à la législation provinciale en matière de régimes de retraite, toutes les exigences de la législation provinciale relatives à l’approbation du remboursement de l’excédent à l’employeur, y compris les avis et les soumissions, doivent également être respectées. La répartition des bénéficiaires dont les prestations sont assujetties à la législation provinciale en matière de régimes de retraite doit être incluse dans la demande de remboursement de l’excédent.

Si le régime est également agréé au Québec ou à Terre‑Neuve‑et‑Labrador, le remboursement de l’excédent peut exiger l’autorisation de l’organisme de réglementation provincial^{Note de bas de page 16}. Le BSIF s’attend à ce que l’employeur détermine s’il y a lieu d’obtenir l’autorisation requise et à ce qu’il l’obtienne, le cas échéant. Les renseignements concernant toute autre approbation requise doivent être inclus dans la demande de remboursement de l’excédent.

2.0 Établir un droit à l’excédent

L’employeur doit démontrer qu’il a droit à l’excédent d’un régime exploité sur une base de permanence ou qui a cessé ses activités, selon le cas^{Note de bas de page 17}. Toute modification du régime qui semble établir le droit de l’employeur à l’excédent aurait dû être apportée correctement et autorisée par le régime. Une affirmation ne suffit pas à établir un droit. L’employeur doit faire la preuve de ce droit.

Pour établir son droit au remboursement de l’excédent, l’employeur doit obtenir le jugement d’un tribunal en ce sens ou être en mesure de fournir des preuves juridiques et documentées de son droit à l’excédent. Une attestation de preuves à l’appui de la demande et une analyse de l’historique du régime, des dispositions contradictoires ou des deux sont requises.

Des événements spéciaux dans l’historique du régime, comme la fusion de deux régimes, peuvent avoir une incidence sur le droit de l’employeur à l’excédent. Le demandeur doit connaître les circonstances qui justifient l’inclusion d’autres considérations, renseignements ou documents pour corroborer la demande.

Avant de consentir au remboursement de l’excédent à l’employeur, le surintendant doit être convaincu que l’employeur a droit à cet excédent et qu’il a satisfait aux conditions pertinentes (p. ex., le plafond de retrait de l’excédent d’un régime exploité sur une base de permanence est respecté, tous les paiements de prestations d’un régime qui a cessé ses activités ont été effectués, tous les avis requis ont été envoyés).

2.1 Avis aux bénéficiaires de demande de remboursement de l’excédent en vertu d’un droit

Les bénéficiaires doivent recevoir un avis énonçant que l’employeur estime avoir droit à l’excédent et qu’il demande au surintendant de consentir au remboursement de l’excédent. L’avis visé à l’alinéa 16(2)b)^{Note de bas de page 18} du RNPP doit être remis par écrit et contenir les renseignements suivants :

1. Le montant de l’excédent dont le remboursement est demandé;

2. Tout renvoi au libellé du régime qui établit le droit de l’employeur à l’excédent;

3. La situation financière du régime immédiatement avant le remboursement de l’excédent, et immédiatement après celui-ci dans le cas d’un régime exploité sur une base de permanence (c.‑à.‑d. un bilan actuariel indiquant les actifs, les passifs et l’excédent calculés sur une base de permanence ou de solvabilité pour un régime exploité sur une base de permanence, et sur une base de solvabilité pour un régime qui a cessé ses activités); ces renseignements doivent s’appuyer sur une évaluation actuarielle effectuée dans les 12 mois précédant la date de l’avis;

4. Une description de tout événement simultané susceptible d’être lié au remboursement de l’excédent (p. ex., cessation du régime, modification des prestations, fusion ou scission de régimes, modifications du régime à l’étude, etc.), de même qu’un résumé des observations faites par l’employeur au BSIF à l’appui de sa demande;

5. Les modalités de temps et de lieu (ou de méthode électronique) aux fins d’examen du rapport actuariel étayant la demande de remboursement et des autres documents relatifs au libellé, existants et antérieurs, du régime, aux actes de fiducie, aux conventions collectives et aux communications sur les régimes de retraite adressées aux employés, notamment par les employeurs précédents;

6. Une déclaration indiquant que les commentaires des bénéficiaires au sujet du remboursement de l’excédent à l’employeur doivent parvenir au surintendant dans les 30 jours suivant la date de réception de l’avis; ils peuvent être envoyés par courriel à information@osfi-bsif.gc.ca ou par la poste à :

   Bureau du surintendant des institutions financières
   Division des régimes de retraite privés
   255, rue Albert
   Ottawa (Ontario) K1A 0H2

7. Une déclaration selon laquelle un remboursement approuvé ne peut être effectué qu’au moins 30 jours après la date de l’avis et 40 jours après la date à laquelle le surintendant donne avis aux personnes qui lui ont écrit en réponse à l’avis de l’administrateur de son consentement au remboursement de l’excédent à l’employeur.

3.0 Établir une réclamation de l’excédent

En vertu de la LNPP, l’employeur peut réclamer tout ou partie de l’excédent si au moins les deux tiers des personnes de chacune des catégories de bénéficiaires suivantes consentent à une proposition de remboursement de l’excédent de la part de l’employeur^{Note de bas de page 19} :

1. Les participants du régime de retraite;

2. Les anciens participants du régime^{Note de bas de page 20} (y compris les retraités et ceux ayant acquis des prestations différées payables en vertu du régime) et toute autre personne admissible à une prestation de pension ou à un droit à pension payable par le régime, y compris les survivants, les conjoints, les anciens conjoints, les conjoints de fait et les anciens conjoints de fait des participants ou des anciens participants, et toute personne pour qui l’administrateur a acheté une rente^{Note de bas de page 21}.

Aux fins du remboursement de l’excédent, la définition d’« ancien participant » exclut les participants qui ont, avant la cessation totale du régime, transféré leur droit à pension ou acheté une rente viagère en vertu de l’article 26 de la LNPP (transférabilité) et ceux pour qui les prestations ont été transférées à un autre régime de retraite (dans le cadre d’un transfert d’éléments d’actif).

Si la proposition de l’employeur visant le remboursement de l’excédent (premier avis aux bénéficiaires, se reporter à la section 3.3.1 du présent guide d’instruction) recueille l’appui de plus de la moitié, mais de moins des deux tiers des bénéficiaires de chaque groupe, l’employeur peut soumettre – ou, s’il y a eu cessation du régime, doit soumettre – le projet de remboursement de l’excédent à l’arbitrage. Lorsque l’employeur est en situation de liquidation, il dispose de 18 mois après la cessation du régime pour soumettre sa réclamation de l’excédent à l’arbitrage.

Le surintendant doit être convaincu que l’employeur satisfait aux exigences décrites dans le présent guide d’instruction. En plus d’établir une réclamation pour l’employeur, la demande doit fournir la preuve :

1. qu’il a été recommandé aux bénéficiaires de solliciter des conseils juridiques au sujet de la proposition de remboursement de l’excédent;

2. que tous les bénéficiaires ont disposé d’un délai suffisant, avant de devoir donner leur consentement écrit à l’employeur, pour examiner la proposition de remboursement de l’excédent;

3. que les consentements écrits requis ont été obtenus.

Si la proposition ou la réclamation a été soumise à l’arbitrage, une copie certifiée de la décision de l’arbitre doit accompagner la demande.

L’employeur ayant établi sa réclamation, un deuxième avis (voir la section 3.3.2 du présent guide d’instruction) doit être donné aux bénéficiaires pour les informer de l’établissement de la réclamation et du fait que l’employeur entend demander au surintendant de consentir au remboursement de l’excédent.

3.1 Exigences particulières aux syndicats

Sauf disposition contraire de la convention collective pertinente, les dirigeants d’un syndicat représentent leurs membres aux fins d’une demande de consentement au remboursement de l’excédent à l’employeur^{Note de bas de page 22}.

Le syndicat compétent est celui qui représente les participants actifs syndiqués à la date à laquelle le syndicat consent à la proposition de remboursement de l’excédent au nom de ces participants. Le BSIF peut exiger d’autres preuves que le syndicat représente les participants actifs syndiqués dont le consentement est demandé et que les personnes signant pour le compte du syndicat sont autorisées à le faire.

Le syndicat ne peut représenter automatiquement les anciens participants, même s’ils demeurent membres du syndicat. Si un régime vise plus d’un syndicat, l’accord écrit de chacun d’eux est nécessaire.

Le consentement des deux tiers de tous les participants actifs du régime est requis, sans égard à l’affiliation syndicale. À ce propos, si un syndicat consent à une proposition de remboursement de l’excédent à l’employeur, tous ses participants actifs seront considérés comme ayant consenti aux fins du critère de consentement des deux tiers des participants actifs du régime^{Note de bas de page 23}.

Comme il est indiqué à la section 1.3 du présent guide d’instruction (Avis aux bénéficiaires), tous les avis de l’employeur doivent être envoyés aux participants syndiqués ainsi qu’aux dirigeants de leur syndicat^{Note de bas de page 24}. Cela est nécessaire même si les dispositions du régime de retraite ne sont pas négociées collectivement.

3.2 Qui a droit à l’excédent du régime?

En situation de réclamation, les bénéficiaires peuvent avoir un droit, réel ou potentiel, sur l’excédent du régime et doivent participer au processus. Il est parfois ardu de recenser les bénéficiaires, et souvent difficile de les retracer, mais cela ne change rien au fait qu’ils peuvent avoir droit à l’excédent. Par exemple, conformément à la définition d’un ancien participant aux fins du remboursement de l’excédent dans la LNPP et dans le RNPP, quiconque a exercé son droit de transfert après la cessation du régime est partie à la réclamation. Dans d’autres cas, les bénéficiaires ayant droit à l’excédent peuvent être définis par les modalités du régime. Par conséquent, lorsqu’il élabore une proposition, l’employeur doit tenir compte des intérêts de tous les bénéficiaires ainsi que des dispositions du régime.

3.3 Avis aux bénéficiaires d’une demande de remboursement de l’excédent par réclamation

3.3.1 Premier avis^{Note de bas de page 25}

L’avis visant à obtenir le consentement au remboursement de l’excédent doit être donné par écrit aux groupes de bénéficiaires décrits à la section 3.0 du présent guide d’instruction. Il doit inclure une proposition ou une entente de remboursement de l’excédent qui prévoit le nom et la signature de la personne et d’un témoin, de même que la date de signature du document.

L’avis de consentement pour le premier groupe de bénéficiaires (participants au régime) doit être envoyé à l’adresse actuelle de cette personne ou, si cette personne est un employé, à son lieu de travail^{Note de bas de page 26}. L’avis de consentement pour le deuxième groupe de bénéficiaires (anciens participants et autres personnes admissibles aux prestations de pension) doit être envoyé à l’adresse actuelle figurant dans les dossiers de l’employeur ou, si l’adresse est inconnue, en publiant un avis, dans les deux langues officielles, une fois par semaine pendant deux semaines consécutives, dans un ou plusieurs journaux à diffusion générale dans chaque province^{Note de bas de page 27}.

L’avis doit également indiquer aux bénéficiaires et aux syndicats :

1. Le montant total de l’excédent visé et les montants à rembourser à l’employeur et à distribuer aux participants des groupes de bénéficiaires admissibles;

2. Tout renvoi au libellé du régime qui traite du droit à l’excédent ainsi qu’un résumé de toute observation devant être faite à l’appui de la réclamation;

3. La situation financière du régime immédiatement avant le remboursement de l’excédent, et immédiatement après celui-ci dans le cas d’un régime exploité sur une base de permanence (c.‑à.‑d. un bilan actuariel indiquant les actifs, les passifs et l’excédent calculés sur une base de permanence ou de solvabilité pour un régime exploité sur une base de permanence, et sur une base de solvabilité pour un régime qui a cessé ses activités); ces renseignements doivent s’appuyer sur une évaluation actuarielle effectuée dans les 12 mois précédant la date de l’avis;

4. Tout événement simultané susceptible d’être lié au remboursement de l’excédent (p. ex., cessation du régime, modification des prestations, fusion ou scission de régimes, modifications du régime à l’étude, etc.);

5. Les modalités de temps et de lieu (ou de méthode électronique) aux fins d’examen du rapport actuariel étayant la demande de remboursement et des autres documents relatifs au libellé, existants et antérieurs, du régime, aux actes de fiducie, aux conventions collectives et aux communications sur les régimes de retraite adressées aux employés, notamment par les employeurs précédents;

6. L’exigence selon laquelle au moins les deux tiers des personnes de chaque groupe de bénéficiaires doivent consentir à la proposition (il faut indiquer le nombre de consentements écrits de chaque groupe de participants nécessaire pour que l’employeur puisse demander au surintendant de consentir au remboursement de l’excédent);

7. L’exigence selon laquelle si moins des deux tiers mais plus de la moitié des bénéficiaires de chaque groupe consentent à la proposition, l’employeur peut soumettre – ou, s’il y a eu cessation du régime, doit soumettre – la proposition à l’arbitrage;

8. La recommandation aux bénéficiaires de solliciter un avis juridique au sujet de la proposition ou de l’entente de remboursement de l’excédent;

9. Le droit des dirigeants d’un syndicat de représenter ses participants, sauf les anciens participants du régime, en vue d’obtenir le consentement des participants à la proposition ou à l’entente de remboursement de l’excédent, sauf disposition contraire de la convention collective pertinente^{Note de bas de page 28}.

3.3.2 Deuxième avis^{Note de bas de page 29}

Après avoir établi une réclamation, l’employeur doit donner aux bénéficiaires un deuxième avis pour les informer qu’il entend demander au surintendant de consentir au retrait de l’excédent. Le deuxième avis doit contenir les renseignements suivants :

1. Une déclaration indiquant que les commentaires écrits des bénéficiaires au sujet du remboursement de l’excédent à l’employeur doivent parvenir au surintendant dans les 30 jours suivant la date de réception de l’avis; ils peuvent être envoyés par courriel à information@osfi-bsif.gc.ca ou par la poste à :

   Bureau du surintendant des institutions financières
   Division des régimes de retraite privés
   255, rue Albert
   Ottawa (Ontario) K1A 0H2

2. Le montant de l’excédent à rembourser à l’employeur et le montant à distribuer aux groupes de bénéficiaires admissibles;

3. La date prévue à compter de laquelle l’excédent peut être remboursé à l’employeur; l’avis doit préciser que la date prévue doit être au moins 30 jours après la date du deuxième avis et 40 jours après la date à laquelle le surintendant donne avis aux personnes qui lui ont adressé des observations écrites de son consentement au remboursement de l’excédent à l’employeur.

4.0 Arbitrage

Si le consentement des deux tiers des personnes de chaque catégorie de bénéficiaires n’est pas obtenu, l’employeur peut soumettre la proposition de remboursement de l’excédent à l’arbitrage, à condition qu’au moins la moitié des personnes de chacune des catégories de bénéficiaires aient consenti à la proposition de l’employeur^{Note de bas de page 30}. Si le régime a cessé ses activités et qu’au moins la moitié des personnes de chacune des catégories de bénéficiaires appuient la proposition de remboursement de l’excédent, l’employeur doit soumettre la proposition à l’arbitrage.

Si, après la cessation du régime, l’employeur est liquidé et que sa réclamation de l’excédent n’a pas été établie, sa réclamation doit être soumise à l’arbitrage dans les 18 mois suivant la date de la cessation du régime^{Note de bas de page 31}.

Si la proposition de remboursement de l’excédent doit être soumise à l’arbitrage, l’employeur doit en aviser le surintendant et les bénéficiaires^{Note de bas de page 32}.

L’employeur et les bénéficiaires choisissent l’arbitre ou, en l’absence d’une entente après un an à compter de la date de l’avis d’arbitrage, le surintendant choisit l’arbitre^{Note de bas de page 33}.

L’arbitre doit publier dans un journal un avis indiquant la date, l’heure et le lieu de la séance d’arbitrage^{Note de bas de page 34}. L’avis doit inclure l’adresse postale de l’endroit où les bénéficiaires peuvent obtenir une copie des procédures d’arbitrage, de même que l’adresse postale où les bénéficiaires peuvent envoyer leurs observations écrites^{Note de bas de page 35}.

L’avis doit être publié, dans les deux langues officielles, une fois par semaine pendant deux semaines consécutives, dans un ou plusieurs journaux à diffusion générale dans chaque province où résident les bénéficiaires ou, si la province de résidence d’une personne n’est pas connue, dans chaque province^{Note de bas de page 36}. Le dernier avis doit être publié au plus huit semaines et au moins quatre semaines avant le début de l’arbitrage^{Note de bas de page 37}. La décision de l’arbitre lie les parties^{Note de bas de page 38}.

Annexe

Le demandeur est prié de lire le Guide d’instruction du remboursement de l’excédent à l’employeur et les dispositions pertinentes de la LNPP et du RNPP avant de présenter sa demande au surintendant des institutions financières.

La demande doit comprendre une page couverture indiquant le nom de l’employeur, le nom du régime de retraite et la date de présentation. Une table des matières pour la demande doit être fournie avec les articles correspondant aux numéros de section indiqués ci‑dessous. Les documents d’appui doivent être regroupés par catégorie et figurer sous une rubrique de la table des matières. Tous les documents relatifs au remboursement de l’excédent à l’employeur doivent être joints à la demande.

1. Régime de retraite

Indiquer le nom officiel du régime de retraite, conformément au libellé du régime, ainsi que les numéros d’agrément attribués par le BSIF et par l’Agence du revenu du Canada.

2. Employeur

Indiquer la raison sociale et l’adresse postale de l’employeur présentant la demande.

3. Administrateur

Nommer la personne ou le groupe de personnes (le conseil de fiducie, par exemple) qui administre le régime s’il ne s’agit pas de l’employeur.

4. Syndicats

Nommer tous les syndicats qui représentent les participants du régime.

5. Bénéficiaires provinciaux

Indiquer le nombre de bénéficiaires dont les prestations sont assujetties à la législation provinciale en matière de régimes de retraite par province.

Si le régime est également agréé au Québec ou à Terre‑Neuve‑et‑Labrador, indiquer si l’approbation de l’organisme de réglementation provincial est requise pour le remboursement de l’excédent à l’employeur et, dans l’affirmative, si une demande d’approbation a été présentée à l’organisme de réglementation provincial.

6. Conseillers

Nommer les conseillers dont les services ont été retenus en marge de la demande par l’employeur ou pour son compte, ou par les participants, les anciens participants, les autres bénéficiaires et les syndicats ou pour leur compte.

• Avocat/actuaire de l’employeur;
• Avocat/actuaire des participants, des anciens participants et des autres bénéficiaires;
• Avocat/actuaire du ou des syndicat(s) (au besoin, dresser une liste pour chaque syndicat).

7. Personne‑ressource

Indiquer le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de la personne avec laquelle le BSIF doit correspondre au sujet de la demande. Cette personne peut être un représentant ou un mandataire de l’employeur.

8. Motif de la demande

a) Résumer brièvement le motif de la demande (s’agit‑il d’un régime qui a cessé ses activités ou d’un régime exploité sur une base de permanence; la demande se fonde‑t‑elle sur un droit ou sur une réclamation (sous‑alinéa 9.2(1)a)(i) ou (ii) de la LNPP); quel est le montant du remboursement demandé ainsi que le montant payable, le cas échéant, aux participants ou anciens participants, etc.).

b) Décrire les dépenses se rapportant à la demande s’ils sont à la charge du régime.

9. Contexte

Fournir une description des renseignements pertinents à la demande :

1. La date d’établissement du régime;

2. Le type de régime (gains moyens ultimes, à cotisation, etc.);

3. La situation de l’employeur (en liquidation ou exploité sur une base de permanence);

4. Les groupes de participants visés par le régime (tous les employés, les salariés, les employés à salaire horaire, etc.);

5. Les éléments de l’historique de l’employeur qui se rapportent au régime (changement de raison sociale, fusions, dessaisissements, etc.);

6. Les autres régimes dont les actifs ont été transférés au régime à l’étude, de l’information au sujet des fusions, des scissions, des conversions, des remboursements d’excédents antérieurs, des modifications au régime, etc. Si la demande se fonde sur un droit, inclure l’historique détaillé du régime et le fondement du droit à l’excédent. Si l’excédent provient d’un régime antérieur (à la suite d’une fusion ou d’une scission), les documents pertinents relatifs à l’ancien régime doivent être joints à la demande;

7. Une attestation du respect des exigences de notification énoncées à l’article 9.2 de la LNPP ainsi qu’à l’alinéa 16(2)b) et à l’article 16.1 du RNPP;

8. Une description de la participation des bénéficiaires ou des syndicats aux étapes qui ont précédé le dépôt de la demande, si cette dernière constitue une réclamation (création de comités de représentation, interventions des avocats, réunions, expédition par la poste de renseignements au sujet de la demande, etc.);

9. Toute autre information pertinente, telle qu’une description de tout litige qui touche ou qui pourrait influer sur la demande ou, dans les cas d’arbitrage, une copie de la décision écrite de l’arbitre avec motifs.

10. Situation du fonds de pension

Remplir la section (A), ou (B) selon le cas.

(A) Régime exploité sur une base de permanence

Si la demande porte sur le remboursement de l’excédent d’un régime exploité sur une base de permanence, la conformité à l’alinéa 16(2)a) et au paragraphe 16(4) du RNPP doit être documentée. Veuillez joindre des exemplaires des rapports actuariels pertinents.

(B) Régime qui a cessé ses activités — Versement des prestations accumulées

Si la demande porte sur le remboursement de l’excédent d’un régime qui a cessé ses activités, veuillez préciser les mesures prises pour assurer le service de toutes les prestations accumulées ou payables conformément au paragraphe 29(7) de la LNPP. Veuillez faire le point sur le service des prestations prévues par le régime.

11. Exigences relatives aux avis

Les avis visés à l’article 9.2 de la LNPP, ainsi qu’à l’alinéa 16(2)b) et à l’article 16.1 du RNPP doivent avoir été donnés. Les avis d’arbitrage donnés en application du paragraphe 9.2(4) de la LNPP doivent renfermer les renseignements visés à l’article 16.2 du RNPP. Veuillez préciser où les documents peuvent être consultés et joindre une copie des avis donnés.

12. Fondement de la demande

Remplir la section (A) ou (B), selon le cas.

(A) Droit à l’excédent

Le demandeur doit prouver son droit à l’excédent en produisant l’ordonnance d’un tribunal à cet effet ou une analyse juridique de l’évolution des dispositions du régime, de même qu’une analyse de la question de savoir si le régime a constitué une fiducie à un moment donné.

(B) Réclamation

Le demandeur doit fournir des renseignements sur le respect du paragraphe 9.2(3) de la LNPP. Il doit inclure un tableau indiquant la ventilation des bénéficiaires visés aux alinéas 9.2(3)a) et b) de la LNPP et au paragraphe 16(5) du RNPP, en plus d’indiquer le nombre de personnes qui ont donné leur consentement. Les chiffres et les pourcentages doivent être fournis.

Le demandeur doit également fournir :

1. Des renseignements sur le consentement reçu des syndicats, le cas échéant;

2. Une copie du formulaire de consentement;

3. Une copie de l’entente de partage de l’excédent conclue entre l’employeur et les bénéficiaires, le cas échéant;

4. Des renseignements au sujet de la procédure d’arbitrage (paragraphes 9.2(4), (5), (7) et (11) de la LNPP et 16.2(2) du RNPP), de même que le nom de l’arbitre retenu et une copie de sa décision, le cas échéant.

13. Demande de consentement

Enfin, le demandeur doit faire une déclaration au sujet de la demande de consentement au remboursement de l’excédent à l’employeur et indiquer le montant d’excédent dont le remboursement est demandé, la situation du régime et si la demande repose sur un droit ou sur une réclamation.

L’employeur ou la personne qui remplit le formulaire de demande en son nom doit signer et dater la demande.