Procédure administrative visant le cadre de pénalité pour production tardive et erronée (PPTE)

I. Contexte

Le Cadre de pénalité pour production tardive et erronée (PPTE) a été institué en 2002. Il s'inscrit en marge des exigences législatives, réglementaires et discrétionnaires auxquelles les institutions financières fédérales (IFF)^{Note de bas de page 1} sont tenues de satisfaire pour permettre au BSIF de s'acquitter de son mandat législatif. Nombre de ces données doivent être produites dans des délais fixes et sont vérifiées lorsqu'elles lui parviennent, dans le but de s'assurer qu'elles sont complètes et exactes. Il incombe aux IFF de mettre en place les politiques et les procédures nécessaires pour produire des relevés réglementaires exempts d'erreurs dans les délais prévus.

Le présent guide offre un aperçu du Cadre. Il a pour but d'aider les IFF à produire les renseignements prévus dans la forme et les délais prescrits.

II. Aperçu du Cadre

Le Cadre de PPTE est conçu à seule fin d'encourager les IFF à fournir au BSIF des renseignements exacts dans les délais prescrits. Bien qu'il prévoie des pénalités monétaires, il ne génère aucun revenu pour le BSIF. Les montants perçus en vertu de ce Cadre sont versés au Trésor (c.-à-d., au Receveur général du Canada). Ils ne peuvent donc pas servir à réduire les cotisations qu'impose le BSIF au secteur d'activité pour couvrir ses frais de fonctionnement.

Principes généraux

Le fonctionnement du Cadre de PPTE repose sur les principes de simplicité, de transparence, de constance et d'équité. La diversité et la complexité des exigences de déclaration du BSIF requièrent toutefois une certaine souplesse à l'égard de la conformité avec ces principes.

La simplicité de la structure et de l'administration du Cadre est essentielle à son efficacité, tant du point de vue d'une IFF que de celui du BSIF. Le principe de transparence a trait à la mesure dans laquelle les détails du Cadre sont communiqués à tous les intéressés et bien compris par eux. Dans toute la mesure possible, le Cadre est conçu pour avoir un impact cohérent, tant à l'échelon du secteur dans son ensemble qu'à celui de ses composantes. Il cherche aussi à concilier l'exactitude et l'opportunité de l'information. L'équité est intégrée à la structure et à l'application du Cadre.

Fondement législatif

En vertu de la Loi sur le Bureau du surintendant des institutions financières (la « Loi ») et du Règlement sur les pénalités monétaires administratives (BSIF) (le « Règlement »), le surintendant peut imposer des pénalités aux institutions financières et aux personnes physiques pour les infractions visées par le Règlement. L'article 5 du Règlement fixe le montant des pénalités en fonction de l'actif, comme on le verra plus loin, et indique les dispositions législatives dont relèvent ces pénalités (l'annexe du Règlement fournit des précisions à ce sujet).

Champ d'application

Le Cadre de PPTE s'applique à la plupart des relevés réglementaires destinés au BSIF. On trouvera à l'annexe la liste des relevés^{Note de bas de page 2} visés par le Cadre et la date limite de production de chaque d'entre eux. En général, l'information qui est recueillie par le BSIF et dont la forme et/ou le contenu sont uniformisés, conformément à un calendrier établi ou selon la survenance d'une situation particulière (p. ex., l'information recueillie au moyen de relevés) est visée par le Cadre.

Les IFF en voie de liquidation demeurent tenues de produire l'ensemble des déclarations et des relevés jusqu'à ce qu'elles perdent leur statut (c.-à-d., jusqu'à la délivrance de lettres patentes de dissolution ou, dans le cas d'une succursale d'IFF étrangère, jusqu'à la révocation de son ordonnance de fonctionnement ou de son ordonnance l'autorisant à garantir au Canada des risques). Le gestionnaire chargé des relations avec l'IFF ou un autre responsable autorisé du BSIF peut décider d'exempter l'institution de produire les relevés exigés par le surintendant. Toutefois, le BSIF n'a pas les pouvoirs nécessaires pour exempter une institution de produire les relevés exigés par la loi. Les IFF doivent donc produire tous les relevés réglementaires énumérés à l'annexe, sauf avis contraire.

Le Cadre de PPTE vise uniquement les relevés réglementaires exigés par le BSIF, et non ceux exigés par d'autres organismes fédéraux comme la Banque du Canada et Statistique Canada.

Pénalités – Montants et renseignements connexes

Une déclaration produite en retard fait l'objet d'une pénalité au taux quotidien prévu par règlement. Le tableau qui suit présente la structure des pénalités établie par l'article 5 du Règlement. Cette structure prévoit des pénalités nettement dissuasives, mais elle tient compte également de la taille des IFF, qui varie sensiblement. Les pénalités qui peuvent être imposées reposent donc sur l'actif total de l'IFF. Les pénalités sont des frais quotidiens imposés à l'égard de relevés particuliers produits en retard et/ou renfermant des renseignements erronés.

Il est important de mentionner que le surintendant n'est pas habilité à diminuer ou à augmenter le montant d'une pénalité quotidienne pour production tardive ou erronée, les taux quotidiens énoncés dans le tableau ci-après étant prescrits par le Règlement.

En vertu du Règlement, la pénalité maximale qui peut être imposée à une IFF à l'égard d'une infraction donnée s'élève à 25 000 $.

Sens de « production tardive » et de « retard »

Un relevé ou un document assujetti au Cadre de PPTE doit être :

• présenté en la forme prescrite dans les instructions de déclaration pertinentes;
• complet;
• exempt d'erreurs;
• reçu par le BSIF au plus tard à la date limite applicable.

Par conséquent, si une IFF ne respecte pas toutes les exigences qui précèdent au sujet d'un relevé ou d'un document donné, elle pourrait se voir imposer une pénalité quotidienne pour chaque jour qui suit la date limite.

Les dates d'échéance de certains relevés sont prévues par la loi, tandis que celles d'autres déclarations sont prescrites dans divers recueils et notes de service. Dans la plupart des cas, la date limite correspond à un nombre précis de jours après une certaine date, comme le dernier jour d'un trimestre d'exercice ou d'un trimestre civil, ou la survenance d'une situation particulière. L'annexe résume les renseignements pertinents concernant les dates d'échéance prescrites de tous les relevés assujettis au Cadre de PPTE. S'il subsiste un doute, la loi, les instructions de déclaration, le recueil des relevés ou la note de service du BSIF applicables, selon le cas, constituent toutefois le document qui fait autorité.

En général, la date limite prévue par règlement sert à déterminer si un relevé est produit en retard. Le Cadre ne prévoit donc pas de délai de grâce. Par exemple, un relevé sans erreur qui est reçu avant la fin du premier jour suivant la date limite est réputé être en retard d'un jour.

Les lignes directrices suivantes s'appliquent aux fins du calcul du nombre de jours de retard d'un relevé :

• Lorsque la date limite réglementaire de production en ligne (c'est-à-dire au moyen du SDR) exigée par le BSIF tombe un jour férié fédéral ou un samedi, la date limite aux fins du PPTE correspond à la date limite réglementaire. (Selon la Loi d'interprétation, le dimanche est un jour férié).
• Lorsqu'un relevé n'est pas reçu à la fin de la journée correspondant à la date limite, les jours fériés fédéraux et les samedis sont pris en compte dans le nombre de jours de production tardive;
• Dans le cas d'un relevé produit en ligne, la date de réception correspond à la date qui figure dans le Système de déclaration réglementaire;
• Un jour se termine à 11 h 59 m 59 s.;
• Un relevé sans données, en version provisoire et prêt à être produit est réputé en souffrance;
• Un relevé qui échoue l'étape de la validation est réputé en souffrance;
• Dans le cas de relevés dont les données se recoupent et qui sont validés conjointement, si le deuxième relevé produit ne correspond pas au précédent, il échouera l'étape de la validation et conservera le statut de prêt à être produit (c.-à-d. en souffrance).
• Les relevés d'entreprise comportent des fonctions (mécanismes de validation intégrés) conçues pour réduire la possibilité de saisir des données erronées.
• Un relevé incomplet (le terme « complet » étant défini par rapport aux exigences des directives ou des règles de validation pertinentes) est réputé en souffrance jusqu'à ce que le BSIF reçoive tous les renseignements nécessaires;

Rappel : Il incombe aux IFF de produire tous les relevés qui figurent à l'annexe. Elles doivent prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que le BSIF les reçoivent dans les délais prescrits, et non se contenter de les envoyer à la date limite.

Les IFF doivent consulter la ligne directrice E‑13, Gestion du respect de la législation, pour connaître les attentes du BSIF en matière de gestion de la conformité.

La plupart des relevés financiers sont soumis à une série de règles de validation à leur réception au BSIF. La plupart de ces règles reposent sur des opérations mathématiques assorties de marges d'erreur très étroites qui permettent de vérifier la cohérence interne des données.

Le processus de validation peut permettre de déceler des erreurs dans un relevé particulier ou dans deux relevés ou plus; ces erreurs constituent une contravention pour chaque relevé touché. Ces erreurs toutefois sont évitables parce qu'elles découlent de dérogations aux règles de validation. En outre, l'IFF peut déceler elle-même les erreurs que pourraient comporter ses relevés financiers en appliquant les règles de validation du BSIF. Ces règles se trouvent sur le site Web du SDR.

Le BSIF sait que son processus de validation ne permet pas nécessairement de déceler toutes les erreurs, et il ne veut pas non plus empêcher les IFF de corriger les erreurs que le processus de validation ne relève pas. Par conséquent, une IFF peut apporter des corrections aux relevés qu'elle a déjà produits (et qui avaient été validés conformément aux règles de validation).

Une version révisée qui comporte une erreur (c.-à-d., qui contrevient à une règle de validation) donne lieu à une pénalité quotidienne au taux prescrit jusqu'à ce que le BSIF reçoive un relevé corrigé exempt d'erreur.

Un relevé produit sur un formulaire périmé ou comportant des erreurs est considéré comme comportant des erreurs.

Pouvoir discrétionnaire du BSIF en matière d'application des pénalités

Puisque le montant des pénalités quotidiennes est prescrit par le Règlement, le BSIF ne peut pas les annuler ou les réduire. Il jouit toutefois d'un pouvoir discrétionnaire pour déterminer s'il y a lieu d'imposer une pénalité. Cependant, le BSIF invoque ce pouvoir de façon judicieuse pour ne pas porter atteinte à l'intégrité du Cadre. Peu de cas d'imposition de pénalités sont donc traités de cette manière^{Note de bas de page 5}. Voir la description du processus d'examen administratif ci-après.

Suivi, avis de contravention, avis de décision et facturation

Compte tenu de l'importance du rôle que ces relevés jouent dans le processus de surveillance et de réglementation du BSIF, ce dernier effectue habituellement un suivi dans la mesure du possible^{Note de bas de page 6} auprès des IFF pour s'assurer de recueillir l'information que la loi l'oblige à obtenir et à traiter. Cependant, le BSIF ne s'engage pas à faire parvenir un rappel aux IFF pour chaque déclaration ou relevé à produire.

Il incombe aux IFF, et à elles seules, de veiller à ce que leurs relevés parviennent au BSIF dans les délais prévus et soient dépourvus d'erreurs. En outre, le BSIF ne s'engage pas à envoyer de rappels dans des délais particuliers. Par conséquent, la décision d'imposer une pénalité n'a rien à voir avec la question de savoir si le BSIF a émis un rappel ou non, puisqu'il incombe aux IFF de produire à temps des relevés exempts d'erreurs.

Si une IFF a soumis un relevé ou une déclaration ne comportant pas d'erreurs et dont la date limite aurait été respectée si le BSIF avait été en mesure d'en consigner la réception, ou si le BSIF commet une erreur à l'inscription de la date de réception, toute pénalité établie automatiquement par le système de PPTE soit ne sera pas imposée (c.-à-d., qu'un avis de contravention ne sera pas émis), soit sera corrigée en conséquence si un avis de contravention a été émis par erreur.

Le BSIF fait parvenir à chaque IFF qui produit des relevés en retard ou comportant des erreurs (au cours d'un trimestre civil donné) un avis de contravention indiquant les relevés tardifs ou comportant des erreurs produits au cours de ce trimestre. L'avis de contravention est préparé et posté vers le milieu du mois suivant la fin du trimestre, à l'attention de l'agent principal de la conformité. À noter que les avis de contravention indiquent seulement les relevés reçus par le BSIF au cours de la période visée, et non ceux qui devaient être produits et que le BSIF n'a pas reçus pendant cette période.

Un avis de décision et une facture sont émis 40 jours après la date indiquée sur l'avis de contravention pertinent, à moins que l'IFF en cause n'ait demandé un examen administratif de la pénalité. Une fois cet examen administratif terminé, un avis de décision est émis; une facture suivra si l'examen conclut qu'il convient d'imposer la pénalité indiquée dans l'avis de contravention ou une partie de celle-ci (voir la rubrique « Examen administratif » ci-après).

Renseignements complémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements ou d'autres explications, prière de communiquer avec la Division de la gestion des données réglementaires, au 613-991-0609.

III. Examen administratif

L'IFF qui estime avoir des motifs justifiés de contester une pénalité indiquée dans un avis de contravention peut faire des observations au BSIF. Une raison « évidente » de faire des observations est une circonstance qui échappe en tout ou en partie à la volonté de l'IFF. À titre d'exemple, citons la défaillance d'un système important, une panne de courant d'envergure, la fermeture des bureaux pour des raisons urgentes, ou une situation ou interruption des activités semblable qui a empêché l'IFF de soumettre ou de transmettre au BSIF le relevé à temps et libre d'erreurs. (Exemples de circonstances ne pouvant être invoqués à titre de motifs justifiés : défaillance des contrôles internes; insuffisance de l'effectif; le fait que l'IFF ait toujours produit ses relevés dans la forme et les délais prescrits; les situations semblables sur lesquelles l'IFF peut influer.)

L'IFF qui désire contester un avis d'infraction doit faire valoir ses motifs par écrit au BSIF dans les 35 jours suivant la date de l'avis de contravention, à l'adresse suivante :

BSIF
Directeur principal
Division de la législation et des approbations
255, rue Albert, 15e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0H2

L'IFF doit expliquer clairement les motifs de la demande d'examen et les faits dont le BSIF devrait tenir compte. La demande doit être signée par le dirigeant autorisé de l'IFF, soit l'agent principal de la conformité, le secrétaire général, le chef comptable (institutions de dépôts), le chef des finances (sociétés d'assurances) ou l'agent ou le dirigeant principal (succursales de sociétés et de banques étrangères autorisées). Les observations reçues en retard seront normalement rejetées.

Le BSIF examinera les observations reçues de l'IFF; il consultera ensuite le gestionnaire des relations avec l'IFF et tout autre intervenant pertinent. Il transmettra normalement un avis de décision à l'IFF dans les 30 jours suivant la réception des observations. L'avis de décision indiquera, selon le cas, 1) qu'il est renoncé à la pénalité proposée; 2) que la pénalité est réduite; 3) que la pénalité initiale est maintenue. Dans les deux derniers cas, une facture sera transmise à l'IFF.

IV. Divulgation de renseignements financiers par le BSIF

Ni l'échéancier de divulgation de renseignements réglementaires financiers par le BSIF ni les renseignements financiers divulgués en vertu des diverses lois se rapportant aux institutions financières n'influent sur les modalités d'application du Cadre de PPTE, et vice versa.

Annexe – Relevés et documents connexes assujettis au PPTE

I. Relevés financiers des institutions de dépôts

II. Relevés financiers des sociétés d'assurance-vie, des sociétés de portefeuille d'assurances, des sociétés d'assurance-vie inactives et des sociétés de secours mutuels

III. Relevés financiers des sociétés d'assurances multirisques

IV. Relevés financiers des sociétés d'assurances hypothécaires

V. Relevés non financiers

Cette liste s'applique aux entités canadiennes et étrangères, incluant les banques, les sociétés de fiducie et de prêt, les sociétés d'assurance-vie, les sociétés d'assurances multirisques, les sociétés de secours mutuels et les associations coopératives de crédit, y compris les associations de détail, le cas échéant.

Les instructions relatives aux relevés non financiers se trouvent dans le site Web du BSIF.