Audit de la gestion du capital humain – Plan d’action de la direction
Réponse de la direction à l’audit
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La direction accepte les constatations et les recommandations issues de l’audit, et elle a prévu des mesures en réponse à chaque recommandation, lesquelles sont décrites ci-après.
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Après le lancement, en février 2022, du Plan stratégique de 2022-2025, lequel expose les objectifs et les priorités du BSIF pour les trois prochaines années, et à la suite de la réorganisation majeure qui a pris effet le 1er avril 2022, le surintendant a annoncé en juin de la même année que l’exercice 2022-2023 serait celui où le BSIF s’efforcerait de consolider patiemment ses fondations. Autrement dit, pendant cet exercice, le BSIF s’attachera à mettre en place la structure, les stratégies, les plans et les outils qui lui permettront de soutenir ses efforts de transformation pluriannuels. Cette année de consolidation s’articule autour de quatre grands axes prioritaires :
- Structure et capacité organisationnelles
- Planification et compréhension opérationnelles
- Mobilisation et savoir-faire
- Principaux cadres
En raison du rôle important qu’elle jouera dans la réussite du projet de transformation du BSIF, en 2022-2023, la Division des ressources humaines (DRH) concentrera ses efforts sur les activités suivantes : achever la réorganisation de chaque secteur; favoriser le changement de culture souhaité par le BSIF; diriger la mise en œuvre du nouveau modèle de travail hybride; aider les gestionnaires d’embauche à pourvoir les 200 nouveaux postes créés par le BSIF; tracer les grandes lignes de la nouvelle Stratégie du capital humain du BSIF; et négocier de nouvelles conventions collectives avec les deux syndicats. Par conséquent, certaines des mesures ciblées qui sont indiquées dans le présent plan d’action sont prévues pour l’exercice 2023‑2024.
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S’agissant de la recommandation 6, le BSIF travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de Services partagés Canada qui travaille sur le projet Prochaine génération du système de ressources humaines et de paye (ProGen RH et paye) et qui est chargée de tester des solutions en vue de fournir un système de RH et de paye fiable et intégré à l’échelle du gouvernement du Canada. Le système ProGen RH et paye sera une solution infonuagique souple, accessible et axée sur l’utilisateur qui devra répondre aux besoins complexes du gouvernement du Canada et aux divers besoins des ministères, organismes et employés fédéraux.
Recommandation 1 (risque modéré)
La DRH devrait, d’une part, concevoir et documenter une approche de GCH cohérente qui intègre les programmes et les processus existants et s’accompagne de consignes et d’outils centralisés et, d’autre part, mener des examens périodiques pour s’assurer que l’ensemble de ces éléments restent d’actualité.
Responsabilités :
- Directeur, Services intégrés de RH
- Dirigeant principal des ressources humaines
Date prévue d’achèvement total : T4 2023-2024
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
La DRH tracera les grandes lignes officielles de la nouvelle Stratégie du capital humain (SCH) du BSIF (grandes lignes de la SCH).
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : Amorcée au cours du T3 2022-2023
Pour élaborer la SCH, la DRH procédera à une analyse rigoureuse de la conjoncture qui comprendra :
- une évaluation de la SCH précédente (T1 2023-2024);
- une évaluation des données démographiques du BSIF et d’autres informations RH essentielles (T1 2023-2024);
- un examen de la structure organisationnelle de la DRH et de ses fonctions, programmes et responsabilités (T1 2023-2024);
- un examen des lacunes et des risques liés aux RH (T2 2023-2024);
- un examen des résultats des sondages et d’autres informations utiles (T2 2023-2024);
- un examen des analyses RH comparatives (T3 2023-2024);
- la prise en considération du projet de transformation du BSIF, dont le plan directeur, le plan stratégique et le plan opérationnel (T3 2023-2024).
Étape 3
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2023-2024
- Analyse et synthèse des informations tirées de l’analyse de la conjoncture pour établir les axes de travail prioritaires (stratégies RH).
- Précision des calendriers et des indicateurs de rendement, y compris les objectifs (indicateurs de rendement et objectifs).
- Détermination des responsabilités et des obligations redditionnelles.
Étape 4
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2023-2024
- Réalisation de différentes consultations au sein du BSIF, selon les besoins.
- Établissement d’un plan de communication.
Étape 5
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2023-2024
À noter :
- La DRH élaborera la SCH en tenant compte des éléments soulevés dans la recommandation. Par exemple, la SCH mentionnera les programmes RH existants (c.-à-d. toujours opérationnels) et la façon dont ils s’intègrent à la SCH ou la complémentent.
- La SCH comprendra une approche d’évaluation de l’efficacité qui permettra de faire le suivi des progrès réalisés pendant la mise en œuvre, d’indiquer les ajustements nécessaires et de produire des rapports sur les résultats obtenus à l’intention des comités de gouvernance et du personnel. La fréquence des rapports (p. ex., semestrielle, annuelle) sera précisée dans cette approche, fréquence qui variera en fonction de différents indicateurs et mesures.
- La DRH poursuivra ses travaux avec la Division des communications pour faire connaître et rendre accessibles les outils centralisés et les consignes aux gestionnaires et au personnel du BSIF. La DRH reverra ces outils et consignes au moins une fois tous les trois ans pour vérifier s’ils sont toujours pertinents et adéquats.
Recommandation 2 (risque modéré)
La DRH devrait élaborer une stratégie d’évaluation de l’efficacité de la GCH, ce qui comprend la détermination d’indicateurs et de lignes directrices d’évaluation, et la mise en place de mécanismes de production de rapports à la haute direction et aux comités de gouvernance.
Responsabilités :
- Directeur, Services intégrés de RH
- Dirigeant principal des ressources humaines
Date prévue d’achèvement total : T3 2023-2024
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2023-2024
- Dans le cadre de la conception et de l’élaboration de la nouvelle SCH, une approche d’évaluation de l’efficacité sera mise au point. La DRH reverra ses indicateurs et mesures de rendement actuels, dont les cibles et les seuils de tolérance, et les remplacera ou les modifiera au besoin.
- La DRH communiquera les résultats à la haute direction et aux comités de gouvernance une ou deux fois par an, selon l’indicateur en question, ou selon la fréquence de production de rapports établie par le Bureau de la stratégie et de la gouvernance, le Bureau de la gouvernance stratégique et le Secrétariat du comité d’audit.
Recommandation 3 (risque élevé)
La DRH devrait établir une approche de gestion du risque organisationnel à l’égard de la GCH, qui intègre le risque lié au capital humain à la planification stratégique.
Responsabilités :
- Directeur, Services intégrés de RH
- Dirigeant principal des ressources humaines
Date prévue d’achèvement total : T2 2023-2024
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T1 2023-2024
On trouvera des informations détaillées sur le risque lié au capital humain dans les documents suivants :
- risque no 2 de l’Optique du risque;
- sous-risques 2.1 à 2.6 du Cadre de tolérance au risque du BSIF.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2023-2024
- Dans le cadre de l’élaboration ou de l’examen à venir des différents cadres du BSIF (planification stratégique, propension à prendre des risques, gestion du risque, évaluation du rendement et rapports sur la gouvernance), activités qui seront dirigées par le Secteur de la stratégie, du risque et de la gouvernance (SSRG), la DRH, de concert avec ses collègues du SSRG et du Bureau de la transformation, s’emploiera à exposer clairement les risques liés au capital humain et les seuils de tolérance.
- Dans le cadre de l’élaboration de la nouvelle SCH, la DRH recensera les lacunes et les risques liés à la gestion du capital humain. Les priorités et les plans qui seront définis dans la SCH permettront d’atténuer ces risques et de corriger les lacunes, qui feront l’objet d’une évaluation et d’un suivi au moyen de l’approche d’évaluation de l’efficacité.
Recommandation 4 (risque modéré)
La DRH devrait revoir et préciser les attributions en matière de GCH, en s’assurant qu’elles tiennent compte des obligations redditionnelles réelles des gestionnaires de personnes à l’échelle de l’organisme, et soumettre ces obligations redditionnelles à l’approbation de la haute direction.
Responsabilités :
- Directeur, Services intégrés de RH
- Dirigeant principal des ressources humaines
Date prévue d’achèvement total : T4 2023-2024
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2023-2024
- La DRH clarifiera les rôles organisationnels et les obligations redditionnelles en lien avec les RH au moyen d’un outil comme la matrice RACI (responsable, agent comptable, consulté, informé) (document exposant les rôles et les obligations redditionnelles en lien avec les RH).
- La DRH soumettra les attributions et les obligations redditionnelles proposées à l’approbation de la haute direction.
Recommandation 5 (risque modéré)
La DRH devrait s’assurer que les gestionnaires de personnes sont conscients de leurs attributions et obligations redditionnelles, qu’ils les comprennent bien, et qu’ils ont accès à des instructions et outils centralisés à titre de soutien supplémentaire.
Responsabilités :
- Directeur, Services intégrés de RH
- Dirigeant principal des ressources humaines
Date prévue d’achèvement total : T4 2023-2024
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2023-2024
Outre les mesures prévues en réponse à la recommandation 4 :
- La DRH examinera et révisera les instruments de politique RH (lesquels précisent les attributions et les obligations redditionnelles), conformément au Cadre des instruments de politique interne du BSIF. La Division de la planification intégrée établit un calendrier d’examen annuel, fait le suivi des progrès réalisés et rend compte des réalisations au Comité de direction et au Comité d’audit (instruments de politique RH révisés conformément au plan).
- La DRH, de concert avec la Division des communications, fournira des précisions aux gestionnaires sur les attributions moyennant des messages ou des séances d’information, selon les besoins (communiqués).
- La DRH s’emploiera à faire connaître, et à rendre visible et accessible, l’ensemble des politiques, lignes directrices, outils, consignes, ressources et offres d’apprentissage et de perfectionnement en matière de RH sur le site intranet du BSIF, grâce à des plateformes spécialisées à l’intention de tout le personnel ou des gestionnaires.
- La DRH fera la promotion des formations en lien avec les questions de RH pour soutenir les gestionnaires de personnes dans l’exercice de leurs fonctions (offres de formation).
Recommandation 6 (risque élevé)
La DRH devrait, d’une part, actualiser les systèmes existants ou mettre en place de nouvelles solutions pour assurer l’efficacité de l’analyse des données et des processus de production de rapports et, d’autre part, exploiter les possibilités d’automatisation, dans la mesure du possible, afin de réduire au maximum le fardeau connexe en termes de ressources.
Responsabilités :
- Directeur, Services intégrés de RH
- Dirigeant principal des ressources humaines
Date prévue d’achèvement total : Terminé
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : Terminé
- La DRH avait déjà mis au jour la nécessité de moderniser ses systèmes, et le dernier budget du BSIF prévoit un financement pour la réalisation de ces travaux sur les trois à quatre prochaines années, en collaboration avec la Division de la GI-TI et l’équipe chargée du projet ProGen RH et paye du gouvernement du Canada.
- La direction est d’avis que ce financement, de même que le plan initial qui a conduit à l’approbation, par le Comité de direction, de cet important projet de modernisation, satisfait à la présente recommandation issue de l’audit.
Consignes supplémentaires
- Le nombre d’étapes dépendra des mesures requises. Bien que le gabarit compte trois étapes à remplir pour chaque recommandation, il ne s’agit pas d’un nombre suggéré, et les mesures proposées peuvent comporter plus ou moins d’étapes.
- S’agissant des deux colonnes de dates, on suggère d’indiquer la fin d’un trimestre ou d’un exercice (T4 2021-2022, p. ex.) plutôt qu’une date précise (« 1er mars 2023 », p. ex.) à moins qu’une date prédéterminée ait déjà été acceptée.
- La date prévue d’achèvement de l’étape doit correspondre à la date prévue d’achèvement total.