Audit de l’Approvisionnement et des Marchés Plan d’action de la direction
Réponse de la direction à l’audit
La direction de l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés tient à remercier la fonction d’audit interne pour son approche collaborative à l’égard de cet audit. La direction souscrit aux constatations et convient que les recommandations donnent des pistes d’amélioration en lien avec les travaux en cours de l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés pour accroître l’efficience, l’efficacité et la maturité de la fonction d’approvisionnement du BSIF. La recommandation au sujet des rapports de divulgation proactive est particulièrement appréciée puisqu’elle met en lumière une lacune inconnue du processus de validation des données qui pourra maintenant être comblée pour veiller à ce que le BSIF se conforme pleinement aux exigences législatives en matière de déclaration.
La direction des Services de sécurité et des installations (SSI) approuve et accepte les constatations et les recommandations de l’audit ainsi que le plan d’action de la direction visant à leur donner suite.
Les plans d’action établis par la direction pour chaque observation issue de l’audit sont décrits dans leurs sections respectives. Certaines mesures correctives ont déjà été mises en œuvre. Toutes les recommandations seront traitées d’ici le 31 mars 2023.
Recommandation 1 (risque élevé)
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés devrait assurer l’intégralité et l’exactitude des rapports de divulgation proactive en intégrant à son processus d’examen des contrôles supplémentaires comme des mécanismes de rapprochement.
Responsable : Dirigeant principal des finances
Date prévue d’achèvement total : T1 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2021-2022
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés est en bonne voie pour combler les lacunes des rapports de divulgation proactive en publiant les 40 marchés déclarables manquants dans le rapport du T3 de 2021‑2022, qui paraîtra d’ici le 31 janvier 2022.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2021-2022
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés établira et mettra en place les contrôles et mécanismes de rapprochement additionnels suivants pour corriger les causes profondes des lacunes constatées et assurer désormais l’exhaustivité et l’exactitude des rapports de divulgation proactive :
- Validation et correction de la valeur déclarée des marchés dans SAP pour chaque dossier d’approvisionnement.
- Documentation des procédures de traitement des marchés annulés ou abrogés. Le directeur, Planification intégrée et services d’approvisionnement, approuvera les procédures documentées.
- Utilisation de rapports supplémentaires SAP sur les marchés et les modifications pour vérifier l’intégralité de l’ensemble de données.
Les nouveaux contrôles et mécanismes de rapprochement seront mis en place dans le cadre du processus d’examen du rapport de divulgation proactive du T3 de 2021-2022, au T4 de 2021-2022.
Étape 3
Date prévue d’achèvement de l’étape : T1 2022-2023
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés mettra à jour les procédures documentées pour la divulgation proactive des marchés de plus de 10 k$ afin d’intégrer officiellement les mécanismes supplémentaires de rapprochement aux procédures d’examen. Le directeur, Planification intégrée et services d’approvisionnement, approuvera les procédures documentées révisées.
Recommandation 2 (risque faible)
Les SSI devraient élaborer des consignes et des outils pour veiller à ce que les examens de la qualité soient effectués de façon uniforme et qu’ils soient bien étayés.
Responsable : Directrice principale, Communications et affaires courantes
Date prévue d’achèvement total : T4 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2022-2023
L’équipe des Installations examinera et mettra à jour les outils nécessaires pour terminer son examen de la qualité des dossiers d’approvisionnement.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023
Le superviseur, Service des installations et du matériel, fournira aux nouveaux employés une formation sur les exigences des examens de la qualité, de même qu’une formation d’appoint pour le personnel en place de l’équipe chargé de l’approvisionnement.
Étape 3
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
Les Services des installations centraliseront et limiteront les activités d’approvisionnement au sein d’une équipe spécialisée. Cette mesure réduira le nombre d’employés participant aux activités d’approvisionnement, favorisera un plus grand respect des procédures opérationnelles normalisées et permettra de contrôler les examens de la qualité plus régulièrement et de façon plus détaillée. Ces responsabilités seront intégrées aux documents sur les engagements à l’égard des buts de ces employés.
Recommandation 3 (risque modéré)
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés devrait s’assurer que les processus de triage, d’examen et d’approbation reposent sur des seuils communs qui seraient périodiquement examinés pour veiller à ce qu’ils demeurent pertinents.
Responsable : Dirigeant principal des finances
Date prévue d’achèvement total : T2 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2022-2023
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés passera en revue les processus existants de triage, d’examen et d’approbation pour cerner les incohérences dans le traitement des niveaux de complexité (c.‑à‑d. de risque) et les alignera sur des définitions communes de la complexité pour assurer la priorisation cohérente des opérations d’approvisionnement et rendre la prestation des services d’approvisionnement plus efficiente.
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés mettra à jour le guide d’affectation des travaux, la ligne directrice sur l’approbation de la stratégie d’approvisionnement et des marchés et le tableau de délégation des pouvoirs marchés en fonction de l’alignement sur des seuils communs de risque et de complexité d’ici le T2 de 2022‑2023. L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés établira en outre un calendrier approprié pour l’examen périodique de ces documents.
Recommandation 4 (risque modéré)
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés devrait formaliser le processus de documentation et d’approbation des exemptions à l’utilisation obligatoire des offres à commandes pour assurer la validité et la cohérence.
Responsable : Dirigeant principal des finances
Date prévue d’achèvement total : T3 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2022-2023
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés travaillera avec le directeur, Planification intégrée et services d’approvisionnement, et le dirigeant principal des finances au T4 de 2021‑2022 pour cerner les facteurs et critères appropriés à considérer pour accorder des exemptions à l’égard des offres à commandes obligatoires et des accords d’approvisionnement. Il s’agira notamment d’établir le niveau d’approbation qui convient selon la nature de l’exemption et le niveau de risque correspondant.
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés documentera ensuite formellement le processus d’approbation, y compris les critères et niveaux d’approbation requis pour accorder des exemptions à l’égard des offres à commandes obligatoires et des accords d’approvisionnement d’ici le T2 de 2021‑2022 par souci de validité et de cohérence. Le dirigeant principal des finances approuvera le processus.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés rendra compte chaque année au dirigeant principal des finances du nombre d’exemptions accordées pour garantir la transparence des exemptions et le respect des niveaux de tolérance au risque. Le premier rapport trimestriel, qui portera sur les données du T1 et du T2 de 2022‑2023, sera soumis au T3 de 2022‑2023, puis chaque trimestre par la suite.
Recommandation 5 (risque modéré)
Les SSI devraient mettre au point des processus et des procédures pour l’approvisionnement d’urgence et toute autre demande exceptionnelle, en plus d’élaborer des exigences documentaires et d’approbation.
Responsable : Directrice principale, Communications et affaires courantes
Date prévue d’achèvement total : T3 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T2 2022-2023
Les Services des installations travailleront avec l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés pour définir et documenter des processus et des procédures, y compris pour l’approbation de l’approvisionnement en situation d’urgence. Une formation sera donnée en marge de celle prévue à l’étape 2 en réponse à la recommandation 2 ci‑dessus.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023
Le superviseur, Service des installations et du matériel, renseignera tous les employés responsables de l’approvisionnement au sujet des procédures et des processus nouvellement définis.
Recommandation 6 (risque modéré)
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés devrait faire un suivi régulier de son rendement par rapport aux normes de service établies, et en faire rapport.
Responsable : Dirigeant principal des finances
Date prévue d’achèvement total : T3 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2021-2022
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés parachèvera les mesures de rendement de l’approvisionnement, qui ont été élaborées en 2021‑2022 dans le cadre de son initiative sur l’exécution des marchés pour inclure le suivi réalisé au regard des normes de service établies, et documentera un processus afin d’en rendre compte aux fins d’approbation par le dirigeant principal des finances au T4 de 2021‑2022.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés commencera à faire le suivi des données au T1 de 2022‑2023 pour rendre compte chaque trimestre au dirigeant principal des finances des réalisations au regard des normes de service établies à compter du T2 de 2022‑2023.
Recommandation 7 (risque modéré)
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés devrait élaborer des consignes et des outils sur les processus d’approvisionnement, les exigences documentaires et les approbations requises à l’intention des clients, et les rendre accessibles.
Responsable : Dirigeant principal des finances
Date prévue d’achèvement total : T4 2022-2023
Étape 1
Date prévue d’achèvement de l’étape : T1 2022-2023
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés a des initiatives en cours en 2021‑2022 qui donnent directement suite à cette recommandation :
- l’initiative sur l’exécution des marchés;
- l’initiative visant à corriger les causes profondes des confirmations de commande.
Dans le cadre de ces initiatives, l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés a élaboré et mis en place des consignes normalisées sur l’évaluation des soumissions au T3 de 2021‑2022.
De plus, les gabarits et consignes qui suivent sont en préparation et seront mis à l’essai par l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés au T1 de 2022‑2023 :
- de nouveaux gabarits d’énoncé des travaux assortis de consignes;
- un nouveau formulaire de demande de passation de marché;
- des consignes sur l’élaboration de critères d’évaluation des soumissions;
- des consignes sur la gestion des marchés;
- un courriel exhaustif type d’attribution des marchés, afin de doter les clients des outils nécessaires pour comprendre et gérer efficacement leurs marchés.
L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés diffusera les nouveaux gabarits et les consignes documentées au moyen d’avis dans le portail @BSIF et les versera dans un répertoire central sur eSpace au T1 de 2022‑2023.
Étape 2
Date prévue d’achèvement de l’étape : T3 2022-2023
Dans le cadre de la première initiative mentionnée à l’étape 1 ci-dessus, l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés a déjà amorcé l’élaboration de consignes destinées aux clients sous forme d’infographies pour divers processus d’approvisionnement. Les infographies décriront les étapes du processus, les rôles et les responsabilités, ainsi que les exigences documentaires. L’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés poursuivra l’élaboration des infographies afin que les clients y aient accès d’ici le T3 de 2022‑2023.
Étape 3
Date prévue d’achèvement de l’étape : T4 2022-2023
De plus, l’équipe de l’Approvisionnement et des Marchés travaillera avec celle des Communications pour mettre au point et instaurer une plus grande présence sur l’intranet afin que les clients aient aisément accès aux consignes, aux outils et aux documents requis d’ici le T4 de 2022‑2023.