Administration des régimes à cotisations négociées

Introduction

Un régime à cotisations négociées (RCN) est un régime de retraite interentreprises à prestations déterminées dont les cotisations patronales sont limitées à la somme fixée conformément à un accord, à une loi ou à un règlement, somme qui ne varie pas en fonction des exigences minimales de capitalisation applicables^{Note de bas de page 1}. Puisque le financement des RCN est ainsi limité, l’administrateur d’un RCN peut se voir dans l’obligation de réduire les prestations accumulées si l’insuffisance des cotisations empêche le régime de satisfaire aux exigences minimales de capitalisation prévues par la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension (LNPP) et le Règlement de 1985 sur les normes de prestation de pension (RNPP). De plus, les prestations de pension seront réduites à la cessation du régime de retraite si l’actif du régime est insuffisant pour que soient acquittées toutes les obligations du régime à l’égard des prestations de pension. Il importe que les administrateurs de RCN comprennent bien leurs responsabilités en vertu du régime et que les participants, anciens participants, et autres bénéficiaires soient bien informés de la nature des prestations de pension qui leur sont offertes par ces régimes.

Outre le fait que les cotisations patronales obligatoires à un RCN soient limitées, les RCN sont assujettis à des exigences minimales de capitalisation différentes de celles des autres régimes de retraite à prestations déterminées. Afin de s’assurer que les participants sont au courant des modalités de financement des RCN et du fait qu’elles peuvent conduire à une réduction des prestations en certaines circonstances, ces régimes sont soumis à des obligations d’information supplémentaires en regard des autres régimes de retraite à prestations déterminées. L’administrateur d’un RCN est également tenu d’établir une politique de capitalisation du régime et une politique de gouvernance du régime avant que le régime ne soit déposé pour agrément. De plus, étant donné qu’un RCN répond à la définition d’un arrangement prévoyant le versement de prestations cibles de l’Institut canadien des actuaires (ICA)^{Note de bas de page 2}, les exigences relatives au calcul des droits à pension (c.-à-d. les valeurs actualisées) diffèrent également pour ces régimes.

Le présent Guide a pour objectif :

• d’exposer les attentes du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) relativement à la gestion des contraintes de capitalisation des RCN;
• de souligner les différences dans les exigences en ce qui a trait à la capitalisation et à la détermination des droits à pension pour les RCN par rapport à d’autres régimes de retraite à prestations déterminées;
• de décrire les informations supplémentaires que les administrateurs de RCN sont tenus de communiquer aux participants et aux anciens participants, à leur époux ou conjoint de fait ainsi qu’aux survivants ayant droit à des prestations aux termes du régime.

En cas de divergence entre le présent Guide et la LNPP ou le RNPP, la législation prévaut.

Administrateurs de régimes

Les alinéas 7(1)a) et b) de la LNPP définissent les types d’organismes habilités à administrer un régime interentreprises, dont un RCN.

• L’alinéa 7(1)a) stipule que si le régime interentreprises est institué en application d’une ou de plusieurs conventions collectives, l’administrateur doit être l’organe de gestion constitué, conformément aux dispositions du régime de pension ou de cette ou ces conventions collectives, pour gérer le régime.
• Dans le cas de tout autre régime interentreprises, l’alinéa 7(1)b) stipule que l’administrateur de ce régime doit être le comité des pensions constitué, conformément aux dispositions du régime de pension et à l’article 7.1, pour gérer le régime.

Si l’administrateur est le comité des pensions, l’article 7.1 de la LNPP indique que celui-ci doit être composé de sorte que, à la demande de la majorité des participants, au moins un de ses membres les représente. De même, si le régime de retraite comprend au moins cinquante participants retraités et que la majorité de ceux-ci le demandent, le comité des pensions doit comprendre au moins un représentant des participants retraités.

Aux termes du paragraphe 8(3) de la LNPP, l’administrateur du régime de pension gère le régime et le fonds de pension en qualité de fiduciaire de l’employeur, des participants, des anciens participants et de toute autre personne qui a droit à une prestation de pension au titre du régime.

Aux termes du paragraphe 8(6), une personne ne peut accepter de faire partie de l’organe de gestion ou du comité des pensions précités si sa présence à ce poste créerait un conflit d’intérêts sérieux.

Gestion des risques dans le contexte des contraintes de capitalisation

L’administrateur doit gérer le régime de retraite conformément à la LNPP, au RNPP et aux modalités du régime même.

Tel qu’il est indiqué au paragraphe 9(1.2) de la LNPP, l’employeur participant à un régime interentreprises (y compris un RCN) est tenu de verser les cotisations que lui impose tout accord entre employeurs participants, toute convention collective, toute loi ou tout règlement. Bien que, dans le cas d’un RCN, ces cotisations obligatoires se limitent à celles énoncées par accord, par loi ou par règlement, le régime est néanmoins tenu de satisfaire aux critères et aux normes de solvabilité prescrits, tels qu’ils sont énoncés à l’article 9 du RNPP, lesquels diffèrent pour les RCN comparativement aux autres régimes de retraite à prestations déterminées (voir la section Exigences de capitalisation et rapports actuariels ci-dessous).

Les RCN peuvent éprouver de la difficulté lorsque les niveaux de cotisation prévus pour le régime sont insuffisants afin de respecter les exigences minimales de capitalisation et qu’il n’est pas possible d’augmenter les cotisations. En pareil cas, l’administrateur d’un RCN pourrait se voir dans l’obligation d’envisager une réduction des prestations accumulées.

Selon l’article 10.11 de la LNPP, l’administrateur d’un RCN peut, si le surintendant l’autorise et malgré les dispositions du régime, réduire les prestations ou les droits à pension. Par conséquent, même si le texte du régime ne lui en confère pas le pouvoir, l’administrateur d’un RCN peut néanmoins réduire les prestations accumulées, si le surintendant l’autorise. Le Guide d’instructions relatif à la demande de modifications visant à réduire les prestations versées au titre d’un régime de retraite à prestations déterminées du BSIF énonce les facteurs et les exigences particulières que le BSIF prend en considération à l’égard d’une demande d’autorisation du surintendant visant à réduire les prestations de pension accumulées.

Par comparaison avec les autres régimes de retraite à prestations déterminées, la capacité généralement plus restreinte d’un RCN à accroître son niveau de capitalisation en réaction aux changements de situation fait en sorte qu’il est particulièrement important que l’administrateur d’un RCN surveille de près le niveau de provisionnement de son régime. Cette approche permettra à l’administrateur d’envisager en temps opportun les mesures qu’il pourrait devoir prendre afin que le régime continue de satisfaire aux exigences de capitalisation.

L’administrateur devrait aussi chercher à obtenir l’information dont il a besoin pour s’acquitter de son devoir de surveillance des risques du régime de retraite, déterminer l’impact éventuel de ces risques sur le régime ainsi que mettre sur pied des stratégies de gestion correspondantes. Le BSIF s’attend à ce que les administrateurs respectent la Ligne directrice no 10 de l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) sur la gestion des risques à l’intention des administrateurs de régimes, dans le cadre de leurs efforts pour s’acquitter de leurs obligations fiduciaires dans l’administration de leurs régimes de retraite et de leurs caisses de retraite. Comme il est décrit dans cette ligne directrice, l’un des moyens dont disposent les administrateurs pour cerner et gérer les risques de leur régime de retraite consiste à procéder à des simulations de crise, qui les aideront à cerner les menaces et à étudier les conséquences néfastes possibles de celles-ci sur leur régime. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les simulations de crise, veuillez consulter la Ligne directrice sur les simulations de crise à l’intention des régimes de retraite assortis de dispositions à prestations déterminées, publiée par le BSIF.

Politiques de capitalisation et de gouvernance

La LNPP exige que l’administrateur d’un RCN établisse une politique de capitalisation et une politique de gouvernance avant que le régime ne soit déposé pour agrément^{Note de bas de page 3,Note de bas de page 4}.

La politique de capitalisation contient les renseignements suivants^{Note de bas de page 5} :

• les objectifs de capitalisation du régime relatifs à la sécurité des prestations, au niveau des prestations et au niveau de cotisations;
• les risques importants qui influent sur les exigences de capitalisation du régime, la tolérance à l’égard de ces risques et les contrôles internes pour les gérer;
• les objectifs et les prévisions quant à la réduction des prestations dans le cas où une telle réduction est requise;
• les procédures relatives à l’utilisation de l’excédent.

La politique de gouvernance contient les renseignements suivants^{Note de bas de page 6} :

• les structures et les processus de gouvernance pour surveiller, gérer et administrer le régime;
• l’objet de ces structures et processus;
• les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de compte des parties prenantes au processus de gouvernance qui ont le pouvoir de prendre des décisions relativement à ces structures et processus;
• les mesures du rendement des parties prenantes au processus de gouvernance et le processus mis en place pour permettre l’évaluation de leur rendement en fonction de ces mesures;
• les procédures mises en place pour assurer que l’administrateur et, au besoin, d’autres parties prenantes au processus de gouvernance ont accès à des informations pertinentes, opportunes et exactes pour s’acquitter de leurs obligations fiduciaires et autres responsabilités;
• le code de conduite et la procédure mis en place pour permettre la divulgation et la gestion des conflits d’intérêts;
• le processus continu mis en place pour permettre le recensement des besoins en formation et des compétences nécessaires pour que l’administrateur exerce ses fonctions à l’égard du régime;
• les risques importants qui s’appliquent au régime et les contrôles internes mis en place pour permettre leur gestion;
• le processus mis en place pour permettre le règlement de différends impliquant des membres ou d’autres personnes qui ont droit à des prestations au titre du régime.

Dans le cadre du processus d’établissement des politiques décrites ci-dessus, le BSIF encourage les administrateurs à consulter la Ligne directrice no 4 de l’ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite et la Ligne directrice no 7 de l’ACOR sur la politique de financement des régimes de retraite.

Exigences de capitalisation et rapports actuariels

Les exigences minimales de capitalisation des RCN diffèrent de celles des autres régimes de retraite à prestations déterminées.

Les RCN sont assujettis à des exigences accrues de capitalisation sur une base de continuité, selon des coûts normaux et un passif qui comprennent une marge pour écarts défavorables. La marge incluse dans les coûts normaux est fondée sur une provision minimale de 5 %, tandis que la marge incluse dans le passif est déterminée par l’administrateur^{Note de bas de page 7}.

Les exigences minimales de capitalisation des RCN n’incluent pas de paiements spéciaux de solvabilité pour capitaliser un déficit de solvabilité. Bien que les RCN soient exemptés de la capitalisation du déficit de solvabilité^{Note de bas de page 8}, le ratio de solvabilité d’un RCN doit être calculé pour tout rapport actuariel du régime, car les administrateurs de RCN sont tenus de divulguer leur ratio de solvabilité et de décrire les répercussions pour les participants au régime, actuels et anciens, ainsi que les autres bénéficiaires. Le ratio de solvabilité est également nécessaire pour déterminer la date à laquelle le prochain rapport actuariel doit être produit^{Note de bas de page 9} et pour effectuer les calculs relatifs à l’admissibilité d’un RCN à un congé de cotisation^{Note de bas de page 10}.

Comme l’exige le paragraphe 11(4) du RNPP, lorsque le rapport actuariel que l’administrateur d’un RCN produit en même temps que sa demande d’agrément indique que le taux de capitalisation du régime ne satisfait pas aux normes minimales de capitalisation visées à l’article 8 du RNPP, le rapport doit énoncer les options disponibles à cet égard qui auraient pour résultat de combler le manque à gagner de capitalisation.

Comme il est indiqué dans le guide d’instructions Production du rapport actuariel d’un régime de retraite à prestations déterminées (le guide actuariel) du BSIF, les rapports actuariels périodiques produits par la suite devraient évaluer l’adéquation des cotisations prévues, indiquant si celles-ci permettent de satisfaire aux exigences minimales de capitalisation, et si tel n’est pas le cas, les rapports devraient évoquer les options envisagées pour combler le manque à gagner de capitalisation. Pour de plus amples renseignements sur la préparation des rapports actuariels, veuillez consulter le guide actuariel, qui renferme les exigences en matière de production de rapports propres aux RCN.

Modifications visant à améliorer les prestations

Les RCN sont assujettis à un seuil de capitalisation en continuité, qui interdit les modifications améliorant les prestations lorsque le ratio de continuité est inférieur à 1,05 après la modification^{Note de bas de page 11}.

Calcul des droits à pension

Le RNPP exige que les droits à pension soient déterminés conformément aux Normes de pratique de l’ICA (Normes de l’ICA)^{Note de bas de page 12}. Un RCN répond à la définition que donne l’ICA d’un arrangement prévoyant le versement de prestations cibles^{Note de bas de page 13}, puisque l’administrateur d’un RCN peut, si le surintendant l’autorise et malgré les dispositions du régime, apporter une modification qui a pour effet de réduire les prestations de retraite ou les droits à pension. Les Normes de l’ICA comprennent des recommandations particulières pour les arrangements prévoyant le versement de prestations cibles en ce qui concerne le calcul des valeurs actualisées^{Note de bas de page 14}, y compris l’utilisation des hypothèses de capitalisation sur une base de continuité d’un régime de retraite, d’après le plus récent rapport actuariel déposé, avec certains ajustements, le cas échéant. Entre autres détails, les Normes de l’ICA prévoient que, si les dispositions du régime ou les lois applicables l’exigent, l’actuaire peut rajuster les hypothèses utilisées pour calculer la valeur actualisée ou la valeur actuarielle du droit à la prestation :

• pour inclure les marges pour écarts défavorables;
• pour inclure les frais autres que d’investissement;
• pour tenir compte du niveau de provisionnement du régime de retraite ou pour refléter la quote-part du participant dans l’actif du régime.

Ces rajustements ne sont pas exigés par la LNPP ou le RNPP, mais ils doivent être apportés si les dispositions du régime l’exigent.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le calcul des droits à pension, veuillez consulter la Foire aux questions sur les Normes de pratique révisées applicables au calcul des valeurs actualisées du BSIF.

Obligations d’information supplémentaires

La LNPP et le RNPP exigent que des informations supplémentaires soient fournies sur la nature des prestations offertes par les RCN aux participants, aux anciens participants et aux autres bénéficiaires. Ils exigent aussi que certains documents comprennent une explication selon laquelle :

• des prestations ou des droits à pension pourraient devoir être réduits si les cotisations négociées sont insuffisantes pour satisfaire aux exigences de capitalisation en vertu de la LNPP;
• l’administrateur peut modifier le régime de retraite afin de réduire, si le surintendant l’autorise, les prestations ou les droits à pension.

Les documents suivants doivent inclure les informations supplémentaires dont il est question ci-dessus :

• les explications écrites sur les dispositions du régime (p. ex., le livret du régime) fournies à chaque employé admissible au régime et à son époux ou conjoint de fait^{Note de bas de page 15};
• les relevés annuels fournis à chaque participant au régime et à son époux ou conjoint de fait^{Note de bas de page 16};
• les relevés annuels fournis à chaque ancien participant et à son époux ou conjoint de fait et à chaque survivant ayant droit à des prestations en vertu du régime^{Note de bas de page 17}.

De plus, bien que les RCN soient exemptés de la capitalisation du déficit de solvabilité, les administrateurs des RCN sont tenus de communiquer le ratio de solvabilité et, lorsque celui-ci est inférieur à un, l’incidence sur les prestations de retraite si le régime avait pris fin avec ce ratio de solvabilité, dans les relevés annuels dont il est question ci-dessus^{Note de bas de page 18}.