Foire aux questions sur accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Oui. Les institutions fédérales sont tenues de répondre dans un délai de 30 jours civils suivant la réception d’une demande en vertu de la Loi. Toutefois, dans certaines circonstances, une institution peut avoir besoin d’une prorogation du délai de 30 jours pour être en mesure de traiter la demande. Il arrive que des demandes visent un grand nombre de documents et l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution, ou que des consultations auprès d’autres administrations publiques, institutions fédérales ou tiers soient nécessaires. Si une prorogation est nécessaire, l’institution vous en informera par écrit et précisera la durée et la raison de la prorogation. Elle vous informera également de votre droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information.

Oui. Bien que les institutions fédérales soient tenues de répondre dans un délai de 30 jours civils suivant la réception d’une demande faite en vertu de la Loi, elles peuvent demander une prorogation si l’observation du délai risque d’entraver de façon sérieuse son fonctionnement, ou si des consultations sont nécessaires pour donner suite à la demande et qu’elles rendent pratiquement impossible l'observation du délai initial. Dans ces deux circonstances, le délai peut être prorogé pour un maximum de 30 jours. Le délai peut aussi être prorogé pour une période raisonnable pour des fins de traduction ou de transfert des renseignements personnels demandés sur un support de substitution. Quel que soit le motif de la prorogation, vous en serez informé par écrit, de même que de votre droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée à l'égard de cette prorogation.

Non. Vous recevrez la même information si vous présentez la demande vous-même que si vous engagez un avocat, un député ou toute autre personne pour agir en votre nom. Ni le statut du demandeur au sein de la communauté ni ses titres professionnels n’ont pour effet de ralentir ou d’accélérer le traitement d’une demande.

Nous vous conseillons de consulter Info Source, qui est une série de publications sur le gouvernement du Canada et son fonds de renseignements.

La première publication, intitulée Sources de renseignements fédéraux, décrit l'organisation et les fonds de renseignements de toutes les institutions fédérales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle renseigne également les personnes et les fonctionnaires et ex-fonctionnaires fédéraux sur la façon de faire valoir leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La seconde publication, intitulée Sources de renseignements sur les employés fédéraux, dresse la liste des fichiers de renseignements personnels des employés de toutes les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements contient les coordonnées des ministères et organismes fédéraux.

Finalement, le Bulletin sur la Loi sur l'accès à l'information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels contient un résumé des arrêts de la Cour fédérale et des données statistiques sur les requêtes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ne demandez pas tous les renseignements sur un sujet à moins que vous ne les vouliez vraiment tous. Une demande plus restreinte et le fait d’indiquer la période de temps visant les renseignements demandés devraient entraîner une réponse plus rapide et coûter moins cher.

Accompagnez votre demande de la somme de 5 $. Les institutions fédérales ne sont pas tenues de répondre si vous n'avez pas acquitté les droits et elles ne commencent pas le traitement de votre demande tant que vous n’avez pas payé. Vous devez également savoir que le délai de réponse à la demande commence seulement à partir du moment où vous avez acquitté les frais et lorsque la demande a été précisée, s’il y a lieu.

Bien sûr, les raisons qui vous poussent à demander de l’information ne regardent que vous. Toutefois, vous pouvez faciliter les recherches en expliquant exactement ce que vous recherchez. Vous pourriez avoir la possibilité d’examiner les documents vous-même et ne faire copier que ce qui vous intéresse vraiment.

Restez en contact avec le Coordonnateur de l’AIPRP à qui l’on a attribué le traitement de votre demande. Inscrivez votre numéro de téléphone durant le jour sur votre demande. Téléphonez ou écrivez à au Coordonnateaur de l'AIPRP si vous ne recevez aucune réponse dans un délai raisonnable après l'échéance de 30 jours.

Conservez une copie de votre demande et de toutes les correspondances à ce sujet pour vos dossiers.

Nous pouvons vous remettre les documents sous forme de photocopies ou sur CD, comme vous le préférez. Les photocopies sont facturées 0,20 $ la page après les 125 premières pages, ou 25 $. Le CD vous est remis sans frais.