Relevés d’assurance vie – Section II – Normes de production

Généralités

Les relevés VIE sont suffisamment explicites. Ainsi, le texte figurant sur chaque page est considéré comme faisant partie des instructions. Les renseignements qui suivent faciliteront la production des relevés trimestriels et annuel VIE (Relevé des états financiers de base [LF1], Relevé de surveillance trimestriel [LF2], Relevé de surveillance annuel [LF3] et Relevé provincial [LFPROV]).

1. Les dates de production se trouvant à la section V, Normes administratives, correspondent aux dates auxquelles les organismes de réglementation doivent avoir reçu les relevés trimestriels et annuel. La mention du 28 février représente le dernier jour de février.
2. Des exemples de relevé VIE sont affichés sur le site Web du BSIF.

   Certains organismes de réglementation exigent que les relevés VIE soient produits en version électronique par l'entremise d'un fournisseur de logiciels autorisé. Certains organismes de réglementation exigent aussi la production d'un fichier supplémentaire. Se référer à la section V,Normes administratives.

3. Le nom complet de la société d'assurance-vie (SAV) ou de secours mutuels (SSM) et l'année de déclaration doivent figurer à la page couverture et à la page 10.10. Le nom de la SAV ou de la SSM doit être inscrit à chaque page; sa forme abrégée peut être employée pour les pages autres que la page couverture et la page10.10.

   Le code de l'institution attribué à la SAV ou SSM par son organisme de réglementation doit figurer dans le coin inférieur droit de la page couverture.

4. Les relevés VIE doivent être dûment attestés par déclaration(s) assermentée(s) (pages 10.000, 10.002, 10.004, 10.005 et 10.006). Des précisions à ce sujet se trouvent à la section V, Normes administratives.

   Tous les exemplaires produits doivent porter la signature authentique des dirigeants (agent principal ou chef de la direction) ou administrateurs, d'un commissaire ou d'un notaire. Si un relevé électronique est produit, vous devez conserver les pages portant la signature authentique à des fins d'examen réglementaire, s'il y a lieu.

5. Les relevés VIE doivent comporter toutes les pages, même celles ne contenant pas de données, à défaut de quoi la plupart des organismes de réglementation le jugeront incomplet.
6. Tous les montants déclarés dans les relevés VIE doivent être exprimés en dollars canadiens. La SAV ou SSM doit se conformer aux exigences des normes comptables pertinentes quant à la conversion des devises.
7. Les montants doivent être arrondis au millier de dollars près, sauf pour certains chiffres comme les résultats par action. Certains montants pourraient devoir être redressés afin que le total ne soit pas modifié par l'arrondissement au millier de dollars.
8. Les renseignements ou descriptions des relevés VIE ne doivent pas être modifiés. L'ajout de renseignements n'est pas accepté, sauf en cas d'indication explicite à cet effet. La plupart des annexes renferment un nombre suffisant de lignes vierges pour y inscrire des renseignements supplémentaires. Toute information ajoutée doit être explicite. Si des pages doivent être ajoutées, les renseignements supplémentaires doivent être fournis sur support électronique c'est-à-dire, imbriqués dans le fichier Excel spécial.
9. Tous les totaux et totaux partiels doivent être inscrits dans le relevé, car les organismes de réglementation utilisent ces montants. Le cas échéant, les totaux des listes complémentaires, tels les placements, doivent être reportés dans les tableaux correspondants des relevés VIE.
10. Pour inscrire un nombre dont le signe est contraire à celui normalement attendu, il faut utiliser les parenthèses (xxx) plutôt que le signe « moins ».
11. Un rapport de l'actuaire désigné doit accompagner les relevés VIE, à défaut de quoi la plupart des organismes de réglementation le jugeront incomplet.

    Se référer à la section V,Normes administratives. À noter qu'un certificat de l'actuaire ne peut être substitué à un rapport complet.

12. Les relevés annuel VIE des SAV et SSM canadiennes doivent être accompagnés de rapports d'audit, à défaut de quoi la plupart des organismes de réglementation le jugeront incomplet.

    Les rapports d'audit doivent être adressés au principal organisme de réglementation (le BSIF ou l'Autorité des marchés financiers) et aux (autres) surintendants provinciaux, selon le cas. Par exemple :

    « Aux soins du surintendant des institutions financières Canada et des surintendants provinciaux des institutions financières/des assurances. »

    Se référer à la section V,Normes administratives.

    Les exigences particulières de chaque organisme de réglementation sont présentées à la section V. Les rapports d'audit doivent porter sur la section « États financiers » (pages 20.010 à 20.060) des relevés VIE. Ces rapports et opinions doivent se fonder sur l'ensemble des opérations de la SAV ou de la SSM, sans égard à leur ventilation entre les opérations effectuées au Canada et celles à l'étranger.

    Le rapport de l'auditeur à l'intention des actionnaires/porteurs de police ainsi que les états financiers annuels doivent être produits avec les relevés VIE lorsque requis (voir la section V). S'il existe des différences de classification importantes entre les états financiers annuels et la section des relevés VIE portant sur les états financiers, un état de rapprochement doit être établi et produit avec les relevés VIE; le rapport de l'auditeur portant sur les relevés VIE présenté aux organismes de réglementation doit inclure un commentaire indiquant que l'auditeur a examiné l'état de rapprochement et que ce dernier reflète adéquatement les postes divergents entre les états financiers annuels et la section des relevés VIE portant sur les états financiers.

    Les rapports d'audit des SAV ou des SSM étrangères doivent être produits le plus près possible de la date de production des relevés VIE, mais au plus tard le 31 mai; l'absence de l'un de ces documents rendrait le dossier incomplet. Le rapport d'audit doit être adressé « à l'agent principal et aux surintendants des institutions financières/des assurances ».

    Les exigences particulières de chaque organisme de réglementation sont présentées à la section V. Les rapports et l'opinion d'audit doivent porter sur les polices d'assurance de la société au Canada et doivent comprendre un commentaire confirmant que les états financiers joints aux rapports d'audit concordent avec ceux produits auprès du surintendant (des surintendants) le (date de production) ou doivent signaler toute exception.

13. États financiers des filiales : Voir les exigences de chaque organisme de réglementation à la section V, Normes administratives.
14. Les SAV ou SSM étrangères doivent produire, auprès du BSIF, les états annuels portant sur leurs opérations internationales, selon les dispositions de l'article 664 de la LSA, à savoir :

    Les sociétés états-uniennes doivent produire le formulaire du NAIC dûment rempli dans les 30 jours de la date de production de ce dernier auprès des compétences d'origine de la société;

    Toutes les autres sociétés étrangères doivent produire des états financiers vérifiés préparés à l'intention de leurs actionnaires et d'autres parties intéressées, au plus tard 30 jours après avoir reçu l'autorisation du conseil d'administration.

15. Les SAV ou SSM étrangères doivent produire une copie du rapport annuel de la succursale et (ou) des Commentaires et analyse de la direction (le cas échéant) pour l'exercice en cours, ainsi que le rapport annuel et les Commentaires et analyse de la direction (le cas échéant) de leur bureau principal.
16. On trouvera à la rubrique Modification des relevés VIE de la présente section les changements apportés aux normes de production du relevé.
17. Si les renseignements fournis sont inexacts ou incomplets, les relevés VIE seront réputés ne pas avoir été produit.
18. Les dates doivent être indiquées sous le format JJ/MM/AAAA et les noms doivent être inscrits en débutant par le nom de famille (ex. : TREMBLAY, Claude).
19. Les documents de support et les documents de travail doivent être disponibles aux bureaux de la SAV ou SSM afin d'en permettre l'examen par l'organisme de réglementation. Ces renseignements comprennent le détail des états financiers consolidés et non consolidés. Les documents de travail appuyant la ventilation, par lignes d'affaires et par fonds, des revenus, des dépenses et des autres postes doivent être conservés.
20. Une liste complète des règles de validation en vigueur se trouve sur le site Web du BSIF.

Normes de production – Documents du relevé VIE

Les relevés trimestriels et annuels doivent être transmis à chaque organisme de réglementation auprès duquel l'assureur a obtenu un permis ou un certificat d'agrément ou a été constitué en société, conformément aux normes de l'organisme concerné.

Les normes fédérales, provinciales et territoriales en matière de production de relevés sont énoncées à la section V, Normes administratives.

Adresses postales

L'adresse postale de tous les organismes de réglementation se trouve à la section V, Normes administratives.

Pénalités pour production tardive

Les relevés VIE doivent parvenir aux bureaux de l'organisme de réglementation à la date prévue. Tous les organismes de réglementation imposent des pénalités pour production tardive. Dans certains cas, la production tardive constitue une infraction pouvant donner lieu à des poursuites et à des amendes.

Transmission électronique

Les assureurs doivent consulter le Guide d'utilisation du Système de déclaration réglementaire (SDR) du BSIF pour connaître les normes de leur principal organisme de réglementation en matière de transmission électronique

Se référer à la section V, Normes administratives.

Modification des relevés VIE

Si le relevé VIE est modifié, la nouvelle version doit être soumise à chaque organisme de réglementation auprès desquels l'assureur a produit la version originale. Une attestation de conformité des versions, un formulaire d'acheminement des fichiers et une mise à jour de la déclaration assermentée (pages 10.000, 10.002, 10.004, 10.005 ou 10.006) peuvent être requis par certains organismes de réglementation. Un rapport d'audit à jour peut également être requis si des changements importants sont apportés aux pages 20.010 à 20.060 du relevé des états financiers de base VIE.

Production du relevé trimestriel

Nom du fichier

Transmission à l'organisme de réglementation principal, le BSIF:

Voir les instructions sur la désignation des fichiers contenues dans le Guide d'utilisation du Système de déclaration réglementaire (SDR) à l'intention des sociétés d'assurance, disponible sur le site Web du BSIF.

Transmission à l'Autorité :

Voir les instructions sur la désignation des fichiers contenues dans le Guide – Exigences particulières concernant le Service de transfert de fichiers (STF), disponible sur le site Web de l'Autorité.

Transmission à d'autres organismes de réglementation:

Pour de plus amples renseignements, consulter l'organisme en question.

Insertion d'objets dans le fichier Excel spécial

Les instructions suivantes sont basées sur la version Excel 2007 et 2010:

1. Enlever la protection de la page Révision > Ôter la protection
2. Placer le curseur à l'endroit où vous désirez insérer le fichier
3. Aller à Insertion> Objet
4. Sélectionnez le deuxième onglet, « Créer à partir du fichier »
5. Parcourez vos fichiers et sélectionnez le fichier voulu
6. Cochez la case « Afficher sous forme d'icône » et sélectionnez « OK »
7. Le fichier sera alors affiché sur la page et, en cliquant deux fois dessus, le fichier imbriqué s'ouvrira

Des fichiers peuvent être imbriqués dans les pages suivantes du relevé VIE :

10.000 – Attestation portant sur l'état annuel (assureurs canadiens)
10.002 ‑ Attestation portant sur l'état annuel (assureurs étrangers)
10.004 – Attestation (assureurs étrangers)
10.005 – Attestation portant sur l'état annuel (Québec)
10.006 – Attestation portant sur le relevé des états financiers de base
10.012 – Renseignements annuels sur la société
10.013 – Comité du conseil d'administration
10.033 – Renseignements sur la société et sur la réglementation (assureurs étrangers)
10.040 – Organigramme
10.060 – Questions générales
10.070 – Questions générales
10.080 – Questions générales
11.050 – Questions générales (assureurs étrangers)
11.060 – Questions générales (assureurs étrangers)
11.070 – Questions générales (assureurs étrangers)
20.050 – État des flux de trésorerie
20.060 – Notes afférentes aux états financiers
21.040 – Engagements importants
21.060 – Prêts hypothécaires non assurés – 25 plus importants
21.080 – Immeubles de placements & immeubles pour propre usage et mobilier et équipement
21.130 – Intérêts de groupe financier
21.140 – Principaux emplacements de l'encaisse et des actifs investis
22.040 – Créances subordonnées (Québec)
60.040 – Questions afférentes aux fonds distincts
60.050 – Questions afférentes aux fonds distincts
75.010 – Placements dans des personnes morales contrôlées
75.020 – Placements dans des personnes morales contrôlées

Tous les totaux doivent être inclus dans chaque tableau des relevés trimestriels ou annuels.