2022-2023 Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet d’élargir la protection des individus consacrée par la législation canadienne en matière protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Le présent rapport annuel a été préparé et soumis conformément à l’article 72 de la Loi et couvre la période du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

2. Mandat du Bureau des institutions financières (BSIF)

Le mandat législatif du BSIF :

Promotion de saines pratiques de gestion du risque et de gouvernance

Le BSIF bonifie un cadre réglementaire conçu pour contrôler et gérer le risque.

Surveillance et intervention rapide

Le BSIF surveille les institutions financières et les régimes de retraite fédéraux pour s’assurer qu’ils sont en bonne santé financière et qu’ils se conforment à la réglementation qui les régit et aux exigences du régime de surveillance.

Il avise sans tarder les institutions financières et les régimes de retraite des lacunes importantes qu’ils présentent, et prend ou exige des responsables qu’ils prennent des mesures dans le but de rectifier la situation promptement.

Analyse du contexte pour assurer la sûreté et la solidité des institutions financières

Le BSIF surveille et évalue les enjeux systémiques et les changements sectoriels susceptibles de nuire aux institutions financières fédérales.

Adoption d’une approche équilibrée

Le BSIF protège, d’une part, les droits des déposants, souscripteurs et créanciers des institutions financières et, d’autre part, de toute personne ayant droit à une prestation de pension, en tenant compte de la nécessité pour celles-ci de faire face à la concurrence et de prendre des risques raisonnables.

Le BSIF reconnaît que la direction et le conseil d’administration des institutions financières et les administrateurs de régimes de retraite sont ultimement responsables des décisions liées aux risques, qu’une institution financière peut faire faillite et qu’un régime de retraite peut éprouver des difficultés financières qui se traduisent par la réduction des prestations versées.

En exécutant son mandat, le BSIF contribue à la réalisation de l’objectif du gouvernement qui consiste à accroître la confiance du public envers le système financier canadien.

Le Bureau de l’actuaire en chef (BAC) est une unité indépendante au sein du BSIF qui offre des services d’évaluation et des conseils actuariels au gouvernement du Canada. Dans l’exercice de ses activités, le BAC joue un rôle vital et indépendant pour assurer la sûreté et la viabilité du système public canadien de revenu de retraite.

3. Objectifs stratégiques

Deux résultats stratégiques sont déterminants pour la réalisation du mandat du BSIF et essentiels à sa contribution au système financier du Canada :

1. Un système financier canadien sûr et stable.
2. Un système public canadien de revenu de retraite sûr et viable sur le plan financier.

Il incombe au surintendant de veiller à l’application de la Loi au BSIF. Le BSIF relève du ministre des Finances.

4. Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Unité responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le Groupe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du Bureau central du Bureau du Dirigeant principal des finances au sein du Secteur des services intégrés et de la transformation.

Le Gestionnaire, Accès à l’information et Protection des renseignements personnels (AIPRP), relève du Dirigeant principal des finances. Il est secondé par un Agent principal, un Agent et un Agent novice de l’AIPRP. L’Agent de l’AIPRP et l’Agent novice de l’AIPRP sont considérés comme des employés régionaux. Le Groupe de l’AIPRP fait aussi appel aux services d’employés contractuels et d’étudiants.

4.2 Changements institutionnels dans l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucun changement institutionel n’a été apporte à l’administration de la loi en 2022-2023.

4.3 Information et formation

En 2022-2023, les efforts de formation ont consisté à faire comprendre aux employés du BSIF leurs attributions en matière de gestion et de protection efficaces des ressources d’information de l’organisme, ce qui a permis de faciliter l’exécution du programme d’accès à l’information au moyen d’une combinaison d’exposés, de séances d’information et de bulletins d’information. En particulier, les efforts de formation se sont traduits par un programme de sensibilisation à la gestion de l’information et à l’AIPRP destiné aux nouveaux employés (2 séances, 19 participants).

4.4 Traitement des demandes de protection des renseignements personnels

Toutes les demandes officielles de protection des renseignements personnels sont soumises au Gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l’information, qui les examine et les attribue à un agent de l’AIPRP. Ce dernier demande l’information aux agents de liaison en matière d’AIPRP des services visés. Après avoir examiné les documents, le Bureau de l’AIPRP donne des conseils et des directives pour s’assurer que les dispositions de la Loi sont respectées.

Les documents regroupés sont examinés par l’agent de l’AIPRP, le Gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l’information, et les Services juridiques, selon le cas. Les documents et les recommandations se rapportant à chaque demande sont ensuite soumis au secteur de programme pour validation. Une fois approuvée, la trousse de communication est soumise à l’examen et à l’aval du Surintendant auxiliaire, Services intégrés.

Les employés ont le droit d’examiner leur dossier personnel à des intervalles qui sont indiqués dans les diverses conventions collectives. Pour se prévaloir de ce droit, un employé doit communiquer avec l’agent compétent de la Division des ressources humaines. L’examen des dossiers personnels est considéré comme un processus informel et le BSIF ne tient pas de données sur les demandes de consultation qu’il reçoit. Cependant, un employé peut choisir de demander officiellement de consulter son dossier personnel en invoquant la Loi. Les employés de la Division des ressources humaines et de l’administration ont été informés des dispositions de cette loi en ce qui a trait à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

4.5 Délégation de pouvoirs

Les arrêtés sur la délégation énoncent les pouvoirs, les devoirs et les fonctions relativement à l’application de la Loi qui ont été délégués par le chef de l’institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués. Le Surintendant est responsable de l’application de la Loi au BSIF. À compter du 21 mai 2021, toutes les attributions sont déléguées aux postes suivants : Surintendant auxiliaire, Secteur des services intégrés; Conseiller spécial, Secteur des services intégrés; directeur, Gouvernance stratégique, Bureau de l’AIPRP et Bureau de la protection de la vie privée; et Gestionnaire, Accès à l’information et Protection des renseignements personnels. L’ arrêté de délégation est en cours de mise à jour pour refléter les changemens organisationnels intervenus récemment en 2022-2023.

4.6 Surveillance de la conformité

Le temps consacré au traitement des demandes de protection des renseignements personnels et des demandes de correction de renseignements personnels est consigné dans le système de suivi de l’AIPRP. Chaque mois, le Directeur de la GIE passe en revue la charge de travail relative à l’AIPRP et les réponses proposées à l’égard des demandes sont examinées et approuvées par le surintendant auxiliaire, Services intégrés, qui rend la décision finale. Des préoccupations sont soulevées au besoin tout au long du cycle de vie de la demande, et la priorité est accordée à l’exécution des obligations législatives du BSIF.

4.7 Sommaire des changements apportés aux programmes, opérations, politiques ou procédures

Les demandes que le BSIF reçoit par la poste sont acheminées au gestionnaire, Accès à l’information et Protection des renseignements personnels, au besoin. A noter, depuis le 1er avril 2022, le Groupe de l’AIPRP relève du Bureau du dirigeant principal des finances, Secteur des services intégrés et de la transformation. Le BSIF utilise maintenant le Service de demande en ligne d'AIPRP du gouvernement du Canada pour recevoir, traiter et répondre aux demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le BSIF est également en train de moderniser son logiciel actuel de gestion des cas d'AIPRP.

4.8 Salle de lecture

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, une salle de lecture publique a été aménagée à Ottawa, au 16e étage du 255, rue Albert. 

5. Interprétation du rapport statistique

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le BSIF étant chargé de réglementer les institutions financières et les régimes de retraite privés fédéraux, la plupart des renseignements qu’il détient portent sur les activités de tiers et ne constituent pas des renseignements personnels sur des individus. Le BSIF a pour client les institutions financières et les régimes de retraite. Étant donné que le BSIF n’offre pas de services directement au public, il recueille très peu de renseignements personnels. Les renseignements personnels se limitent généralement aux dossiers d’emploi ainsi qu’aux renseignements sur les anciens employés et sur les experts-conseils à forfait du BSIF.

En 2021-2022, le BSIF a reçu 9 nouvelles demandes. Depuis l’entrée en vigueur de la Loi (le 1er juillet 1983), le BSIF a reçu un total de 84 demandes en vertu de la Loi.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

Le tableau suivant résume les dispositions prises à l’égard des demandes fermées :

2.1 Disposition et délai de traitement

Délais de traitement des 9 demandes reçues en 2021-2022 :

• 90% ont été achevées dans les délais prescrits par la Loi
• 1 demande était en suspend à la fin de la période d’établissement de rapport précédente, aucune demande a été reportée à la prochaine période d’établissement de rapport dans les délais prescrits par la Loi
• 6 ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours;
• 1 a été traitée dans un délai de 16 à 30 jours;
• 2 ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours;
• 1 a été traitée dans un délai de 61 à 120 jours.

2.2 Exceptions

L’article 26 s’appliquait à 4 demandes reçues. L’article 27 s’appliquait à 2 demandes reçues.

2.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été invoquée pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Support des documents communiqués

Au cours de la période visée par le rapport, 5 demandes en vertu de la Loi ont été diffusées en format électronique.

2.5 Pages pertinentes traitées et communiquées

Dans l’ensemble, 6281 pages pertinentes ont été traitées et 2135 pages ont été communiquées au cours de la période visée par le présent rapport; 10% des demandes ont mené à une communication entière, 40 % des demandes traitées ont mené à une communication partielle et une demande n’a pu être traitée car elle a été abandonnée.

2.6 Autres complexités

Aucune autre complexité n’a été exigée au cours de la période visée par le présent rapport.

2.7 Présomption de refus

Il y a eu une présomption de refus au cours de la période visée par le présent rapport.

2.8 Demandes de traduction

Aucune traduction n’a été demandée au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 3 – Communications en vertu des articles 8(2) et 8(5)

Aucune communication n’a été effectuée en vertu des alinéas 8(2)e) et 8(2)m) ou de l’article 8(5) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mention n’a été présentée pendant la période visée par le présent rapport.

Partie 5 – Prorogations

3 demande traitée au cours de la période visée par le présent rapport a nécessité une prorogation additionnelle de 16 à 30 jours.

• 3 prorogations aux termes de l’alinéa 15(a)(i) - entrave au fonctionnement de l’institution (grand nombre de pages à traiter)

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales et organismes

Aucune demande de consultation n’a été reçue d’autres institutions gouvernementales et d’organismes au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 7 – Délai d’achèvement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation de documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 8 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les travaux d’application de la Loi ont coûté $227 158 au cours de la période visée par le présent rapport.

6. Plaintes et enquêtes

Le BSIF a reçu une plainte aux termes de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

7. Atteinte à la vie privée

Aucune atteinte importante à la vie privée n’a été signalée au cours de l’exercice 2022-2023.

8. Appels devant la Cour fédérale du Canada

8.1 – Descriptions des changements importants mis en œuvre à la suite de questions ou de préoccupations formulées dans le Rapport annuel au Parlement par la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

La Commissaire à la protection de la vie privée du Canada n’a soulevé aucune préoccupation ou question concernant le BSIF, de sorte qu’aucun changement important n’a été apporté.

8.2 – Description des changements importants mis en œuvre à la suite de questions ou de préoccupations formulées par d’autres agents du Parlement

Le BSIF n’a apporté aucun changement important, car les autres agents du Parlement n’ont soulevé aucune préoccupation ou question.

8.3 – Nombre de demandes ou d’appels dont la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale ont été saisies pendant l’exercice

La Cour fédérale et la Cour d’appel n’ont été saisies d’aucune demande et d’aucun appel se rapportant au BSIF au cours de l’exercice.

9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée réalisées

Le BSIF n’a pas mené aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en 2022-2023.

10. Autorisation pour de nouvelles collectes ou de nouveaux usages compatibles des numéros d’assurance sociale

Durant l’exercice 2022-2023, le BSIF n’a pas reçue l’autorité ni entrepris de nouvelles collectes ou de nouveaux usages compatibles des numéros d’assurance sociale.

Annexe A – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau du surintendant des institutions financières

Période d'établissement de rapport : 4/1/2022 au 3/31/2023

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats *papier* et *document électronique*

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats *papier* et *document électronique* par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format *audio*

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format *audio* par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format *vidéo*

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format *vidéo* par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles : 4

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau du surintendant des institutions financières

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Rangée 11, col. 3 de la section 3.1 doit être égale à la rangée 7, col. 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information 2022-2023

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Rangée 11, col. 3 de la section 4.1 doit être égale à la rangée 7, col. 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 5: Numéro d'assurance social

Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023? : Non

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023? : 0

Rangée 1, col. 1 de la section 6 doit être égale ou inférieure à la rangée 1, col. 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023.

Annexe B – Arrêt sur la délégation: Loi sur l’a protection des renseignements personnels

Designation / Délégation

Privacy Act / Loi sur la protection des renseignements personnels

Jeremy Rudin
Superintendent of Financial Institutions/
Le surintendant des institutions financières