2023-2024 Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet d’élargir la protection des individus consacrée par la législation canadienne en matière protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Le présent rapport annuel a été préparé et soumis conformément à l’article 72 de la Loi et couvre la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024. Le BSIF ne compte aucune filiale non opérationnelle.

Mandat du Bureau des institutions financières (BSIF)

Le mandat législatif du BSIF :

Nous nous employons à maintenir la confiance du public dans le système financier canadien en réglementant et en surveillant environ 400 institutions financières fédérales (IFF) et 1 200 régimes de retraite fédéraux (RRF).

Notre mandat se détaille comme suit :

• s’assurer de la bonne santé financière des IFF et RRF
• veiller à ce que les IFF se protègent contre les menaces à leur intégrité ou à leur sécurité, notamment l’ingérence étrangère
• intervenir rapidement lorsque des problèmes surgissent et exiger que les IFF et les RRF prennent les mesures qui s’imposent pour corriger la situation sans délai
• surveiller et évaluer les risques, de même qu’encourager les IFF et les RRF à les gérer sainement

Dans le cadre de notre mandat :

• eu égard aux IFF, nous cherchons à protéger les droits et les intérêts des déposants, des souscripteurs et des créanciers des institutions financières, en tenant compte de la nécessité pour les IFF de faire face à la concurrence et de prendre des risques raisonnables
• eu égard aux RRF, notre objectif consiste à protéger les droits et les intérêts des participants, des anciens participants et des bénéficiaires des régimes de retraite

Comment nous réglementons et nous surveillons les institutions financières et les régimes de retraite

Notre cadre réglementaire a pour but d’équilibrer les objectifs en matière de sûreté et de stabilité. Cela permet aux institutions financières fédérales d’exercer leurs activités dans un marché concurrentiel.

Pour réglementer les institutions, nous :

• élaborons des règles;
• interprétons les lois et les règlements;
• assurons l’agrément de certains types d’opérations;
• contribuons aux nouvelles normes comptables, actuarielles et d’audit.

Pour surveiller les institutions, nous :

• analysons les tendances financières et économiques pour cerner les problématiques; 
• évaluons la situation financière, ainsi que les risques non financiers et les risques importants; 
• examinons la qualité de la gouvernance, de la gestion du risque et de la conformité.

Notre rôle et ses avantages pour le Canada

Nous jouons un rôle de supervision important, mais nous ne gérons pas les institutions financières fédérales. Notre objectif est de concilier :

• la compétitivité et la stabilité financière des institutions financières;
• les normes internationales et les réalités du marché canadien.

Nos activités de réglementation et de surveillance contribuent à inspirer la confiance du public envers le système financier canadien.

Nos activités sont financées par les cotisations versées par les entités réglementées, et non par les contribuables.

Le Bureau de l’actuaire en chef

Le Bureau de l’actuaire en chef (BAC) est une unité indépendante au sein du BSIF qui offre des services d’évaluation et des conseils actuariels au gouvernement du Canada. Dans l’exercice de ses activités, le BAC joue un rôle vital et indépendant pour assurer la sûreté et la viabilité du système public canadien de revenu de retraite.

Objectifs stratégiques

Deux résultats stratégiques sont déterminants pour la réalisation du mandat du BSIF et essentiels à sa contribution au système financier du Canada :

• Un système financier canadien sûr et stable.
• Un système public canadien de revenu de retraite sûr et viable sur le plan financier.

Il incombe au surintendant de veiller à l’application de la Loi au BSIF. Le BSIF relève du ministre des Finances.

4. Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Unité responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L'équipe de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction du Bureau central au sein de la Division des services intégrés. L'unité est chargée d'administrer la Loi pour le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF). À ce titre, l'unité de l'AIPRP coordonne le traitement rapide des demandes en vertu de la loi, traite les plaintes déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée et répond aux demandes informelles. L'unité de l'AIPRP fournit également des conseils et des orientations au personnel du bureau sur les questions liées à la Loi.

Pour l'exercice 2023-2024, le gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l'information relevait du directeur, Bureau central, Services intégrés et est appuyé par un agent de l'AIPRP, un agent subalterne de l'AIPRP et un adjoint administratif. L'agent de l'AIPRP et l'agent subalterne de l'AIPRP sont tous deux considérés comme du personnel régional. L'unité de l'AIPRP compte également sur le soutien de ressources contractuelles.

4.2 Changements institutionnels dans l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucun changement institutionel n’a été apporte à l’administration de la loi en 2023-2024.

4.3 Information et formation

En 2023-2024, les efforts de formation ont consisté à faire comprendre aux employés du BSIF leurs attributions en matière de gestion et de protection efficaces des ressources d’information de l’organisme, ce qui a permis de faciliter l’exécution du programme d’accès à l’information au moyen d’une combinaison d’exposés, de séances d’information et de bulletins d’information. En particulier, les efforts de formation se sont traduits par un programme de sensibilisation à la gestion de l’information et à l’AIPRP destiné aux liaisions d’AIPRP (2 séances, 11 participants).

4.4 Traitement des demandes de protection des renseignements personnels

Toutes les demandes officielles de protection des renseignements personnels sont soumises au Gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l’information, qui les examine et les attribue à un agent de l’AIPRP. Ce dernier demande l’information aux agents de liaison en matière d’AIPRP des services visés. Après avoir examiné les documents, le Bureau de l’AIPRP donne des conseils et des directives pour s’assurer que les dispositions de la Loi sont respectées.

Les documents regroupés sont examinés par l’agent de l’AIPRP, le Gestionnaire, Protection des renseignements personnels et accès à l’information, et les Services juridiques, selon le cas. Les documents et les recommandations se rapportant à chaque demande sont ensuite soumis au secteur de programme pour validation. Une fois approuvée, la trousse de communication est soumise à l’examen et à l’aval du Directeur, Bureau central, Services intégrés.

Les employés ont le droit d’examiner leur dossier personnel à des intervalles qui sont indiqués dans les diverses conventions collectives. Pour se prévaloir de ce droit, un employé doit communiquer avec l’agent compétent de la Division des ressources humaines. L’examen des dossiers personnels est considéré comme un processus informel et le BSIF ne tient pas de données sur les demandes de consultation qu’il reçoit. Cependant, un employé peut choisir de demander officiellement de consulter son dossier personnel en invoquant la Loi. Les employés de la Division des ressources humaines et de l’administration ont été informés des dispositions de cette loi en ce qui a trait à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

4.5 Délégation de pouvoirs

L'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels incombe en fin de compte au surintendant. Toutefois, les ordonnances de délégation précisent quels pouvoirs, devoirs et fonctions liés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été délégués par le responsable de l'institution, et à qui. À compter du 23 janvier 2024, tous les pouvoirs, devoirs ou fonctions sont délégués au Surintendant adjoint, Services intégrés. Le Chef de cabinet, services intégrés, le Directeur principal des finances, le Directeur, Bureau central, Services intégrés, le Gestionnaire, AIPRP, et le Gestionnaire, Protection des renseignements personnels se voient également accorder des pouvoirs spécifiques en vertu de la Loi. Voir l'arrêté ci-joint à l'annexe B.

4.6 Surveillance de la conformité

Le temps consacré au traitement des demandes de protection des renseignements personnels et des demandes de correction de renseignements personnels est consigné dans le système de suivi de l’AIPRP. Les réponses proposées à l’égard des demandes sont examinées et approuvées par le Directeur Bureau cental, Services intégrés, qui rend la décision finale. Des préoccupations sont soulevées au besoin tout au long du cycle de vie de la demande, et la priorité est accordée à l’exécution des obligations législatives du BSIF.

4.7 Sommaire des changements apportés aux programmes, opérations, politiques ou procédures

Les demandes reçues par la poste par le BSIF sont récupérées par le gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, au besoin. Il convient de noter que pour la durée de l'exercice 2023-2024, l'équipe de l'AIPRP relevait du Bureau du Directeur principal des finances, division Services intégrés. Le Bureau de la Protection des renseignements personnels a modernisé la gestion de la confidentialité en créant des modèles standardisés pour les évaluations de la confidentialité. Ils ont également commencé la mise en œuvre d'un système automatisé utilisant Microsoft Power Automate pour rationaliser les demandes de confidentialité et déterminer les actions nécessaires à leur traitement. De plus, l’équipe continue d’élaborer et d’offrir une formation à l’échelle du Ministère afin d’assurer une compréhension et une application complètes des pratiques en matière de protection de la vie privée au BSIF. Le BSIF utilise désormais le Service de demande en ligne d’AIPRP du gouvernement du Canada pour recevoir, traiter et répondre aux demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le BSIF est également en train de moderniser son logiciel de gestion des cas d'AIPRP existant. Au cours de la période de référence, le BSIF n’était assujetti à aucune entente de services en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.8 Salle de lecture

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, une salle de lecture publique a été aménagée à Ottawa, au 16e étage du 255, rue Albert. 

5. Interprétation du rapport statistique

Partie 1 – Demandes en vertu dela Loi sur la protection des renseignements personnels

Le BSIF étant chargé de réglementer les institutions financières et les régimes de retraite privés fédéraux, la plupart des renseignements qu’il détient portent sur les activités de tiers et ne constituent pas des renseignements personnels sur des individus. Le BSIF a pour client les institutions financières et les régimes de retraite. Étant donné que le BSIF n’offre pas de services directement au public, il recueille très peu de renseignements personnels. Les renseignements personnels se limitent généralement aux dossiers d’emploi ainsi qu’aux renseignements sur les anciens employés et sur les experts-conseils à forfait du BSIF.

En 2023-2024, le BSIF a reçu 10 nouvelles demandes. Depuis l’entrée en vigueur de la Loi (le 1er juillet 1983), le BSIF a reçu un total de 94 demandes en vertu de la Loi.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

Le tableau suivant résume les dispositions prises à l’égard des demandes fermées :

2.1 Disposition et délai de traitement

Délais de traitement des 10 demandes reçues en 2023-2024 :

• 100% ont été achevées dans les délais prescrits par la Loi
• Aucune demande était en suspend à la fin de la période d’établissement de rapport précédente, aucune demande a été reportée à la prochaine période d’établissement de rapport dans les délais prescrits par la Loi
• 1 a été traitée dans un délai de 1 à 15 jours;
• 2 ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours;
• 6 ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours;
• 1 a été traitée dans un délai de 61 à 120 jours.

2.2 Exceptions

L’article 22(1)(b) s’appliquait a 1 demande reçue. L’article 26 s’appliquait à 9 demandes reçues. L’article 27 s’appliquait à 1 demande reçue.

2.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été invoquée pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Support des documents communiqués

Au cours de la période visée par le rapport, 7 demandes en vertu de la Loi ont été diffusées en format électronique et 2 en format papier.

2.5 Pages pertinentes traitées et communiquées

Dans l’ensemble, 18 638 pages pertinentes ont été traitées et 5 875 pages ont été communiquées au cours de la période visée par le présent rapport. 90 % des demandes traitées ont mené à une communication partielle et une demande n’a pu être traitée car elle a été abandonnée.

2.6 Autres complexités

Aucune autre complexité n’a été exigée au cours de la période visée par le présent rapport.

2.7 Présomption de refus

Il n’y a eu aucune présomption de refus au cours de la période visée par le présent rapport. 

2.8 Demandes de traduction

Aucune traduction n’a été demandée au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 3 – Communications en vertu des articles 8(2) et 8(5)

Aucune communication n’a été effectuée en vertu des alinéas 8(2)e) et 8(2)m) ou de l’article 8(5) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mention n’a été présentée pendant la période visée par le présent rapport.

Partie 5 – Prorogations

7 demande traitée au cours de la période visée par le présent rapport a nécessité une prorogation additionnelle de 16 à 30 jours.

• 7 prorogations aux termes de l’alinéa 15(a)(i) - entrave au fonctionnement de l’institution (grand nombre de pages à traiter, Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions)

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales et organismes

Aucune demande de consultation n’a été reçue d’autres institutions gouvernementales et d’organismes au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 7 – Délai d’achèvement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation de documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 8 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les travaux d’application de la Loi ont coûté 310 754 $ au cours de la période visée par le présent rapport.

6. Plaintes et enquêtes

Le BSIF n’a pas reçu de plaintes aux termes de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport. Il n’y a eu aucune plainte active au cours de la période visée par le présent rapport.

7. Atteinte à la vie privée

Aucune atteinte importante à la vie privée n’a été signalée au cours de l’exercice 2023-2024.

8. Appels devant la Cour fédérale du Canada

8.1 – Descriptions des changements importants mis en œuvre à la suite de questions ou de préoccupations formulées dans le Rapport annuel au Parlement par la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

La Commissaire à la protection de la vie privée du Canada n’a soulevé aucune préoccupation ou question concernant le BSIF, de sorte qu’aucun changement important n’a été apporté.

8.2 – Description des changements importants mis en œuvre à la suite de questions ou de préoccupations formulées par d’autres agents du Parlement

Le BSIF n’a apporté aucun changement important, car les autres agents du Parlement n’ont soulevé aucune préoccupation ou question.

8.3 – Nombre de demandes ou d’appels dont la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale ont été saisies pendant l’exercice

La Cour fédérale et la Cour d’appel n’ont été saisies d’aucune demande et d’aucun appel se rapportant au BSIF au cours de l’exercice.

9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée réalisées

Le BSIF a réalisé deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée en 2023-2024 pour un logiciel de dotation (VidCruiter) et l’Initiative d’analytique des données du Bureau de la transformation .

VidCruiter est une entreprise canadienne qui propose un logiciel d'entretien vidéo avec des options en direct et préenregistrées. Le BSIF a fait appel à VidCruiter pour accroître l'efficacité du recrutement et de la dotation grâce au système de suivi des candidats, aux évaluations virtuelles et aux entrevues. 

Le Bureau de la transformation (une nouvelle fonction organisationnelle créée en avril 2022) est responsable des initiatives de transformation du plan d’action du BSIF et veille à ce qu’elles soient pleinement intégrées aux niveaux opérationnel et stratégique. Pour ce faire, le bureau doit accéder à des sources de données provenant de différentes unités fonctionnelles du BSIF et les partager. L’objectif de l’accès à ces ensembles de données est de permettre à l’analyse des données d’éclairer la prise de décision et de suivre les progrès et le rythme du changement transformationnel.

Les résumés des deux ÉFVP achevées n’ont pas été publiés en août 2024.

10. Autorisation pour de nouvelles collectes ou de nouveaux usages compatibles des numéros d’assurance sociale

Durant l’exercice 2023-2024, le BSIF n’a pas reçue l’autorité ni entrepris de nouvelles collectes ou de nouveaux usages compatibles des numéros d’assurance sociale.

Annexe A – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau du surintendant des institutions financières

Période d'établissement de rapport : 4/1/2023 au 3/31/2024

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats *papier* et *document électronique*

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats *papier* et *document électronique* par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format *audio*

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format *audio* par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format *vidéo*

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format *vidéo* par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles : 3

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau du surintendant des institutions financières

Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3: Numéro d'assurance social

Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2023-2024? : Non

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers en dehors du Canada en 2023-2024? : 0

Annexe B – Arrêt sur la délégation: Loi sur la protection des renseignements personnels

Designation / Délégation

Privacy Act / Loi sur la protection des renseignements personnels

Peter Routledge
Superintendent of Financial Institutions/
Le surintendant des institutions financières

Schedules