Entités étrangères exploitant une succursale au Canada – Lettre (2021)

Des répondants proposent que les entités étrangères soient autorisées à décider de la composition de la direction de la succursale.

Certains demandent des éclaircissements sur les rôles et responsabilités de la direction de la succursale, plus particulièrement sur les activités qui demeureraient du seul ressort de l’agent principal ou du dirigeant principal.

L’entité étrangère peut décider de la composition de la direction de la succursale. Le BSIF s’attend à ce que la composition de la direction de la succursale soit proportionnelle à l’ampleur et à la complexité globales des activités sous réglementation fédérale menées par l’entremise de la succursale au Canada.

La Loi sur les sociétés d’assurances et la Loi sur les banques renferment des exigences relatives à la nomination d’un agent principal ou d’un dirigeant principal, respectivement (voir la note de bas de page 3 de la ligne directrice). Le BSIF n’impose pas d’exigences supplémentaires à ces fonctions.

Des répondants sont d’avis que les succursales ne devraient pas être tenues d’avoir des politiques et procédures distinctes et que, au besoin, les politiques et procédures de groupe de l’entité étrangère pourraient être adaptées aux besoins locaux.

Certains veulent des précisions sur les procédures et les contrôles particuliers exigés en matière de gouvernance.

Le BSIF a clarifié la section « Direction de la succursale » de la ligne directrice.

Conformément à l’approche fondée sur des principes et par souci de préserver la souplesse qu’elle offre, le BSIF ne donnera pas d’autres directives sur la question.

Un répondant se dit préoccupé par le niveau élevé de connaissances de la direction de la succursale qui est exigé. Un autre propose que cette exigence s’applique à l’ensemble de la direction plutôt qu’à des particuliers.

Le BSIF s’attend à ce que la direction de la succursale comprenne bien l’ensemble des lois, règlements et lignes directrices en vigueur au Canada ainsi que toute autre question de surveillance ou de réglementation liée aux activités sous réglementation fédérale de l’entité étrangère au Canada qui sont exercées par l’entremise de la succursale. La direction de la succursale doit répondre à cette exigence de façon collective. Individuellement, les membres de la direction ne sont tenus de répondre à aucune attente particulière.

Des répondants proposent que soit actualisée la ligne directrice B‑10, Impartition d’activités, de fonctions et de méthodes commerciales.

La ligne directrice B-10 demeure en vigueur. Le BSIF examine la ligne directrice B‑10 dans le cadre d’un projet stratégique distinct. 

Des répondants s’interrogent sur la mention des ententes sur les niveaux de service entre la succursale et l’établissement principal de l’entité étrangère, puisque la succursale n’est pas une entité distincte. Certains disent préférer des solutions de rechange (par exemple, protocole d’entente, entente écrite de service intragroupe, politique interne).

Le BSIF reconnaît qu’une succursale n’est pas une entité juridique distincte, et il a supprimé les mentions des ententes sur les niveaux de service.

Dans l’esprit de son approche fondée sur des principes, le BSIF n’a prescrit ni la nature ni l’ampleur de la documentation exigée.

Des répondants jugent inutile et lourde l’obligation de documenter les flux de fonds et d’en aviser le BSIF, et ils croient qu’aucun avis ou approbation ne devrait être nécessaire. Ils demandent également que le préavis soit ramené à 10 ou 15 jours.

Des répondants demandent que soient précisées davantage les attentes à l’égard des flux de fonds, par exemple en ce qui a trait à l’ampleur de la documentation et au niveau de détails à fournir.

Le BSIF soutient que tout accord prévoyant un flux de fonds entre l’établissement principal de l’entité étrangère et sa succursale doit être clairement documenté. La version finale de la ligne directrice prévoit un préavis révisé de 10 jours ouvrables dans le cas de transferts de fonds qui dérogent sensiblement au processus documenté fourni au BSIF. L’autorisation du BSIF n’est pas exigée.

Des répondants demandent que soient clarifiées plusieurs expressions contenues dans la ligne directrice, par exemple « important » et « sensiblement ».

Conformément à l’approche fondée sur des principes et par souci de préserver la souplesse qu’elle offre, le BSIF ne donnera pas d’autres directives sur la question.

Des répondants demandent de plus amples précisions sur le traitement des données et la conservation des documents, surtout en ce qui concerne l’infonuagique.

Conformément à l’approche fondée sur des principes et par souci de préserver la souplesse qu’elle offre, le BSIF ne donnera pas d’autres directives sur la question.

Des répondants font remarquer que la mise à jour quotidienne des documents de la succursale pourrait éventuellement être impraticable, comme certains documents comptables peuvent n’être disponibles qu’au terme d’un cycle comptable mensuel ou trimestriel.

La version finale de la ligne directrice contient une note de bas de page indiquant que des documents peuvent être mis à jour à une fréquence moindre que quotidienne.

Des répondants sont d’avis que les succursales devraient être autorisées à tenir sous forme de fichiers électroniques les accords de réassurance et les dossiers sur des activités complexes. Un représentant du secteur se demande quand la succursale sera informée de la question de savoir si le BSIF souhaite que la succursale ait en main les imprimés originaux.

La version révisée de la ligne directrice stipule que la succursale peut devoir produire sur demande du BSIF l’original signé d’un document.

Des répondants se soucient de ce que les attentes quant au lieu de conservation des documents ne concordent pas avec l’état actuel de la technologie ni n’offrent la marge de manœuvre voulue pour que les succursales mettent à niveau leurs systèmes.

La ligne directrice reflète l’interprétation par le contentieux du BSIF des obligations imposées par la législation.

Des répondants demandent que soit éclaircie l’exemption de l’obligation de tenir des documents au Canada.

Les articles pertinents de la législation ont été ajoutés à la note de bas de page 9 de la version finale de la ligne directrice.

Des répondants croient comprendre que qualifier de « potentiel » tout changement dans la composition de la direction de la succursale signifie qu’un tel changement devra être soumis à l’approbation du BSIF. Certains jugent que la formulation est trop générale et proposent qu’elle soit remplacée par « changement ou changement proposé ».

Le BSIF s’attend à être avisé des changements potentiels à la composition de la direction de la succursale. L’approbation du BSIF n’est pas exigée.