Relevés d’assurance multirisque – Section II – Normes de production

Généralités

Les relevés P&C sont considérés comme étant généralement explicites et, par conséquent, le texte à chacune de leurs pages est considéré comme faisant partie des instructions. Les renseignements qui suivent faciliteront la production des relevés P&C trimestriels et annuels (Relevé des états financiers de base [PC1], Relevé de surveillance trimestriel [PC2], Relevé de surveillance annuel [PC3] et Relevé provincial [PCPROV]).

1. Les dates de production se trouvant à la section V - Normes administratives, correspondent aux dates auxquelles les organismes de réglementation doivent avoir reçu les relevés trimestriels et annuel. La mention du 28 février représente le dernier jour de février.

2. Un exemple des relevés P&C est publié sur le site Web du BSIF.

   Certaines administrations exigent que les relevés P&C soient produits en version électronique par l'entremise d'un fournisseur de logiciels autorisé. Certaines administrations exigent aussi la production d'un fichier supplémentaire. Se référer à la section V - Normes administratives.

3. Le nom complet de l'assureur et l'année de déclaration doivent figurer sur la page couverture et à la page 10.10. Le nom de l'assureur doit être inscrit à chaque page, et sa forme abrégée peut être employée.

   Le code de l'institution attribué à l'assureur par son organisme de réglementation doit figurer dans le coin inférieur droit de la page couverture.

4. Les relevés P&C doivent être dûment attestés par déclaration(s) assermentée(s) (pages 99.10, 99.11, 99.15, 99.16 et 99.20). Des précisions à ce sujet se trouvent à la section V - Normes administratives.

   Tous les exemplaires produits doivent porter la signature authentique des dirigeants (agent principal ou chef de la direction) ou administrateurs, d'un commissaire ou d'un notaire. Si un relevé électronique est produit, vous devez conserver les pages portant la signature authentique à des fins d'examen réglementaire, s'il y a lieu.

5. Les pages ne renfermant aucune donnée doivent faire partie des relevés P&C, à l'exception des tableaux portant sur les opérations hors du Canada figurant aux pages 90.15 et 90.70.

6. Tous les montants déclarés dans le relevé P&C doivent être exprimés en dollars canadiens, à l'exception des affaires internationales déclarées à la page 10.60 pour les assureurs étrangers. Les assureurs doivent se conformer aux exigences des normes comptables pertinentes quant à la conversion des devises.

7. Les montants doivent être arrondis au millier de dollars près, sauf pour certains chiffres comme les résultats par action. Certains montants pourraient devoir être redressés afin que le total ne soit pas modifié par l'arrondissement au millier de dollars.

8. Les renseignements ou descriptions des relevés P&C ne doivent pas être modifiés. L'ajout de renseignements n'est pas accepté, sauf en cas d'indication explicite à cet effet. La plupart des annexes renferment un nombre suffisant de lignes vierges pour y inscrire des renseignements supplémentaires. Toute information ajoutée doit être explicite. Si des pages doivent être ajoutées, les renseignements supplémentaires doivent être fournis sur support électronique, c'est-à-dire, imbriqués dans le fichier Excel spécial.

9. Tous les totaux et totaux partiels doivent être inscrits dans les relevés, car les organismes de réglementation utilisent ces montants. Les totaux des listes complémentaires tels les placements, doivent être reportés dans les tableaux correspondants des relevés P&C.

10. Pour inscrire un nombre dont le signe est contraire à celui normalement attendu, il faut utiliser les parenthèses (649) plutôt que le signe moins ‑649.

11. Un rapport de l'actuaire désigné sur le caractère adéquat de la partie non expirée de la couverture d'assurance et le passif au titre des sinistres survenusdoit accompagner les relevés P&C. En l'absence de ce rapport, la plupart des administrations jugeront le relevé incomplet.

    Se référer à la section V - Normes administratives. À noter qu'un certificat de l'actuaire ne peut être substitué à un rapport complet.

12. Pour les assureurs canadiens :

    Les relevés annuel P&C doivent être accompagnés de deux rapports de l'auditeur externe. En l'absence de ces documents, le relevé sera considéré comme incomplet.

    Les rapports de l'auditeur doivent être adressés au principal organisme de réglementation (le BSIF ou l'Autorité des marchés financiers) et (autres) aux surintendants provinciaux, selon le cas. Par exemple :

    « Aux soins du surintendant des institutions financières Canada et des surintendants provinciaux des institutions financières/assurances. »

    Les normes administratives de chaque province et territoire se retrouvent à la section V. Les rapports et l'opinion doivent être fondés sur l'ensemble des activités de l'assureur, sans égard à leur ventilation entre les opérations effectuées au Canada et à l'étranger.

    Le rapport de l'auditeur à l'intention des actionnaires ou des porteurs de police ainsi que les états financiers annuels doivent être déposés avec les relevés P&C lorsque requis (voir la section V - Normes administratives). S'il existe des différences de classification importantes entre les états financiers annuels et la section des relevés P&C portant sur les états financiers, un état de rapprochement doit être établi et déposé avec les relevés P&C; le rapport de l'auditeur portant sur les relevés P&C présenté aux organismes de réglementation doit inclure un commentaire indiquant que l'auditeur a examiné l'état de rapprochement et que ce dernier reflète adéquatement les postes divergents entre les états financiers annuels et la section des relevés P&C portant sur les états financiers.

13. Pour les assureurs étrangers :

    Les rapports de l'auditeur doivent être déposés le plus près possible de la date de production des relevés P&C, mais au plus tard le 31 mai. Pour la plupart des organismes de réglementation, l'absence de ces documents constitue une dérogation aux exigences de divulgation des relevés P&C. Les rapports de l'auditeur doivent être adressés « à l'agent principal et aux surintendants des institutions financières / des assurances ».

    Des précisions sur les exigences des administrations particulières se trouvent à la section V - Normes administratives. Le rapport et l'opinion de l'auditeur doivent porter sur l'ensemble des affaires au Canada de la société et inclure un commentaire confirmant expressément que les états financiers joints aux rapports de l'auditeur correspondent à ceux transmis au(x) surintendant(s) le ………….. (date de dépôt), ou signalant tout écart.

14. États financiers des filiales : Voir les exigences de chaque juridiction à la section V - Normes administratives.

15. Les assureurs étrangers doivent produire auprès du Bureau du surintendant des institutions financières les états annuels portant sur leurs opérations internationales, selon les dispositions de l'article 664 de la Loi sur les sociétés d'assurances, à savoir :

    Les sociétés américaines doivent déposer le formulaire du NAIC dûment rempli dans les 30 jours de la date du dépôt de ce dernier auprès de l'organisme de réglementation d'origine de la société;

    Toutes les autres sociétés étrangères doivent produire des états financiers vérifiés préparés à l'intention de leurs actionnaires et d'autres parties intéressées, au plus tard 30 jours après avoir reçu l'autorisation du conseil d'administration.

16. Pour produire un relevé modifié, se référer à la section Modification des relevés P&C ci-dessous.

17. Si les renseignements fournis sont inexacts ou incomplets, les relevés P&C seront réputés ne pas avoir été produits.

18. Les dates doivent être indiquées sous la forme JJ/MM/AAAA et les noms doivent être inscrits en débutant par le nom de famille (ex., TREMBLAY, Claude).

19. Une liste complète des règles de validation se trouve sur le site Web du BSIF.