Évaluation des antécédents des administrateurs et dirigeants d’une entité fédérale – Ligne directrice (2008)

I. Énoncé de principes réglementaires

La présente ligne directrice repose sur les éléments suivants :

Régime de réglementation : En vertu du régime fédéral de réglementation prudentielle, les responsabilités se répartissent en trois volets :

• les processus de gestion et de supervision qu'adopte et met en pratique l'entité fédérale (entité);
• le recours à des observateurs externes indépendants (p. ex., l'auditeur externe et, dans le cas des sociétés d'assurances, l'auditeur désigné);
• le contrôle et la surveillance exercés par le BSIF.

La responsabilité première de s'assurer qu'une entité est gérée et gouvernée de façon saine incombe au conseil d'administration (CA) et à la haute direction de l'entité en question. C'est pourquoi la qualification et l'intégrité des membres de la haute direction et des conseils d'administration soulèvent d'importantes préoccupations, tant pour les entités fédérales que pour le BSIF, car les mesures que ces personnes prennent peuvent avoir des répercussions négatives sur la stabilité, la réputation et la santé financière d'une entité.

Approche en matière de surveillance : Le BSIF évalue les compétences et le savoir-faire des administrateurs et dirigeants et vérifie s'il existe un casier judiciaire à leur nom au moment de l'agrémentVous trouverez les critères d'évaluation qu'examine le BSIF lors des demandes d'agrément aux articles 27, 526 et 675 de la Loi sur les banques (LB), 27 et 712 de la Loi sur les sociétés d'assurances (LSA), 26 de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (LSFP) et 27 de la Loi sur les associations coopératives de crédit (LACC). , mais, cette étape franchie, il s'en remet aux processus internes de l'entité pour ce qui est de l'évaluation continue de la qualification et de l'intégrité de ces personnes. S'il y a lieu, le BSIF utilise une approche axée sur le risque pour évaluer les processus de l'entité.

II. Application de la ligne directrice

La présente ligne directrice énumère un certain nombre de principes visant à aider les entités fédérales à instaurer des politiques et procédures portant sur l'évaluation des responsables et souligne les éléments sur lesquels le BSIF pourrait se pencher dans le cadre de ses examens de surveillance.

La présente prend en compte le fait que les aspects des évaluations traitant de la qualification d'une personne, tel le savoir-faire, n'ont besoin d'être évalués qu'au moment de la nomination initiale alors que les évaluations périodiques devraient être axées sur les éléments pouvant varier au fil du temps – par exemple, les poursuites intentées contre une personne ou les modifications relatives aux qualifications professionnelles.

La présente ligne directrice renferme des pratiques ou normes d'ordre prudentiel que peuvent prendre en compte toutes les entités fédérales lors de l'élaboration de leurs propres pratiques et procédures.

III. Définitions

1. Entité

Aux fins de la présente ligne directrice, une entité est définie comme étant :

1. une banque visée par la Loi sur les banques;
2. une personne morale visée par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt;
3. une association visée par la Loi sur les associations coopératives de crédit ou une coopérative de crédit centrale visée par une ordonnance rendue en vertu du paragraphe 473(1) de ladite loi;
4. une société d'assurances ou une société de secours mutuel constituée, formée ou prorogée en vertu de la Loi sur les sociétés d'assurances et visée par une ordonnance qui ne se limite pas à l'administration des polices en vigueur;
5. une société de portefeuille bancaire constituée ou formée en vertu de la Partie XV de la Loi sur les banques;
6. une société de portefeuille d'assurances constituée ou formée en vertu de la Partie XVII de la Loi sur les sociétés d'assurances;
7. la succursale canadienne d'une banque étrangère visée par une ordonnance rendue en vertu du paragraphe 524(1) de la Loi sur les banques;
8. la succursale canadienne d'une société étrangère visée par une ordonnance rendue en vertu de l'article 574 de la Loi sur les sociétés d'assurances et qui ne se limite pas à l'administration des polices en vigueur.

2. Responsable

1. d'un administrateur;
2. des dirigeants, ç.-à-d., de toute autre personne dont l'entité considère qu'elle joue un important rôle de gestion dans l'organisation. Ceci pourrait comprendre le chef de la direction, le chef des services financiers ou tout autre dirigeant qui relève directement du conseil d'administration ou du chef de la direction;
3. de la direction de la succursale dans le cas d’une entité étrangère exploitant une succursale au Canada<p>Voir la ligne directrice <a href="/fr/node/617">E‑4, <cite>Entités étrangères exploitant une succursale au Canada</cite></a>.</p>.

IV. Politique d'évaluation

Le BSIF s'attend à ce que chaque entité ait arrêté par écrit une politique portant sur la tenue d'évaluations relatives à la qualification et à l'intégrité des responsables (la politique d'évaluation).

Les entités faisant partie d'un même groupe peuvent avoir une politique générale d'évaluation s'appliquant à l'ensemble du groupe.

Le BSIF s’attend à ce que la haute direction des banques, des sociétés d’assurances, des sociétés de portefeuille bancaires, des sociétés de portefeuille d’assurances, des sociétés de fiducie et de prêt, des associations coopératives de crédit et des associations coopératives de détail approuve par écrit la politique d’évaluation de leur entité (ainsi que toute modification importante s’y rattachant). Dans le cas des succursales, c’est la direction de la succursale qui devrait être chargée d’approuver, ou du moins d’être au courant de, la politique d’évaluation (ainsi que de toute modification importante s’y rattachant).

Le BSIF s'attend également à ce que la politique d'évaluation traite des questions ci-après d'une manière prudente qui réduise au minimum le risque que des personnes n'ayant pas la qualification requise ou ne faisant pas suffisamment preuve d'intégrité agissent à titre de responsables.

a) Détermination des responsables assujettis aux évaluations

Toute entité devrait dresser la liste des responsables qui jouent un important rôle de gestion dans leur organisation. Le BSIF s'attend à ce que la haute direction approuve la liste des responsables assujettis aux évaluations.

Dans le cas de contrats de travail qui empêchent l'entité d'évaluer le responsable nommé au poste avant l'entrée en vigueur de la présente, ce responsable peut être exempté de faire l'objet d'une évaluation jusqu'à ce qu'un avis de modification de son contrat ait pu lui être communiqué, ou jusqu'au renouvellement de son contrat ou jusqu'à ce que ses attributions changent.

b) Choix du moment des évaluations

Le BSIF s'attend à ce que les politiques d'évaluation exigent que les évaluations soient effectuées avant que les personnes soient nommées à un poste de responsabilité, à moins qu'il ne soit imprudent de reporter leur nomination. En pareil cas, l'évaluation aurait lieu dès que possible et, en tout cas, dans un certain nombre de jours stipulés dans la politique d'évaluation. L'évaluation initiale aborderait tous les aspects de l'évaluation, notamment ceux immuables et ceux qui peuvent varier au fil du temps.

Après la nomination initiale, chacun des responsables serait évalué à nouveau à des intervalles réguliers précisés dans la politique d'évaluation, lesquels ne sauraient dépasser cinq ans. Les évaluations périodiques peuvent porter uniquement sur les aspects qui peuvent varier au fil de temps. L'entité peut se fier aux attestations que lui fournissent les responsables pour procéder aux évaluations périodiques. Toutefois, on s'attend à ce qu'elle procède à une vérification indépendante des casiers judiciaires des responsables au moins une fois tous les sept ans. Si, dans l'intervalle, des renseignements défavorables importants au sujet d'un responsable devaient vernir à sa connaissance, l'entité devrait procéder à une évaluation sans tarder.

c) Pratiques clés

Le BSIF s'attend à ce que les politiques d'évaluation indiquent les pratiques clés qu'appliquera l'entité lors de la mise en œuvre des principes énoncés dans la présente ligne directrice, y compris celles qui ont trait au processus décisionnel (voir le paragraphe c) de la section V de la présente). Par exemple, la politique d'évaluation pourrait préciser quand et de quelle manière elle sera divulguée aux responsables et aux candidats souhaitant agir à ce titre. Le BSIF s'attend en outre à ce que la politique d'évaluation explique ce que fait l'entité lorsqu'elle constate qu'un responsable n'a pas la qualification requise ou ne fait pas suffisamment preuve d'intégrité – mécanisme de transmission de la décision défavorable aux échelons supérieurs et au principal intéressé et procédure de destitution. L'entité devrait s'assurer que ses pratiques sont conformes à toutes les exigences législatives pertinentes, notamment en vertu des lois sur l'emploi et sur la protection des renseignements personnels.

V. Procédures d'évaluation

Les entités fédérales devraient arrêter par écrit des procédures internes décrivant de quelle façon elles mettront en œuvre leur politique d'évaluation.

Les procédures d'évaluation doivent préciser les points suivants :

a) Personnes ou groupes qui procéderont aux évaluations

Il est loisible à l'entité de désigner quelque personne ou quelque groupe que ce soit au sein de son organisation pour assumer la responsabilité de l'évaluation de chaque responsable. Le BSIF s'attend à ce que la politique d'évaluation soit appliquée par des personnes dûment qualifiées et qu'il y ait des procédures en place pour permettre à ces personnes de faire part aux échelons supérieurs de leurs préoccupations au sujet des résultats de l'évaluation d'un responsable ou de la façon dont les évaluations sont effectuées.

Il se peut que certaines succursales ne disposent pas d'un effectif suffisant pour être en mesure d'appliquer intégralement la présente ligne directrice. Ainsi, pour certaines succursales, il pourrait être inopportun de vouloir appliquer directement les dispositions particulières de la présente. Ces succursales pourraient donc être appelées à conclure des ententes avec leur société mère (par exemple, pour évaluer l'agent ou le dirigeant principal) en vue d'appliquer la présente.

Une entité peut confier la responsabilité des divers volets de l'évaluation à différents groupes au sein de son organisation. Elle peut impartir certaines des fonctions se rattachant aux évaluations, mais le BSIF s'attend à ce que ce soit une personne compétente œuvrant au sein de l'entité qui détermine en dernier lieu si un responsable a la qualification requise et fait suffisamment preuve d'intégrité. Toute entente d'impartition devrait être conforme à la ligne directrice du BSIF B-10 – Impartition d'activités, de fonctions et de méthodes commerciales et, s'il y a lieu, à toutes les lois sur la protection des renseignements personnels.

b) Renseignements qui seront obtenus

L'entité peut préciser dans ses procédures d'évaluation les renseignements à obtenir pour évaluer la qualification et l'intégrité de ses responsables lors de leur nomination et, par la suite, à des fins d'évaluation périodique.

Lorsqu'un responsable est nouvellement nommé à un poste, le BSIF s'attend à ce que l'entité obtienne assez d'information pour lui permettre de conclure que le responsable fait suffisamment preuve d'intégrité et possède la qualification requise pour dûment s'acquitter des tâches du poste de responsabilité. Entre autres renseignements, mentionnons à titre d'exemple :

• le casier judiciaire;
• les dossiers portant sur des sanctions relatives aux opérations sur valeurs mobilières ou des mesures disciplinaires prises par un organisme de réglementation professionnelle;
• les preuves attestant que le responsable a fait les études requises et possède les compétences, l'expérience et les qualifications professionnelles voulues;
• une attestation indiquant que le responsable n'a jamais été trouvé coupable, dans une cause d'instance civile, d'inconduite, de fraude ou de mauvaise gestion financière ou administrative d'une entité;
• l'assurance que le responsable n'est pas en conflit d'intérêts tel qu'il y aurait un risque important que celui-ci ne soit pas en mesure de remplir les fonctions du poste de responsabilité avec intégrité et au mieux des intérêts de l'entité.

L'entité qui songe à nommer un candidat à un poste de direction ou de cadre supérieur doit contrôler l'information qui figure au dossier de celui-ci en effectuant des recoupements avec l'information provenant des fichiers et des tiers auxquels a accès. Elle doit déterminer les administrations et les instances auxquelles s'adresser et jusqu'où il convient de remonter dans le temps pour faire les vérifications, selon les antécédents et les particularités du candidat. Bien que les attestations que produisent les candidats à l'égard de certains volets de la vérification, par exemple, les procédures civiles, suffisent à satisfaire les attentes du BSIF, ce dernier encourage l'entité à contrôler ces renseignements de son propre chef lorsqu'elle a des motifs de croire à l'insuffisance ou à l'inexactitude d'une attestation.

Après l'évaluation dans le cadre de la nomination initiale, la fréquence à laquelle les vérifications se feront doit être fonction des circonstances propres à chaque entité et à chaque responsable. Les évaluations périodiques peuvent ne porter que sur les éléments qui peuvent varier au fil du temps, notamment :

• les déclarations de culpabilité, les démarches réglementaires ou les poursuites judiciaires ou civiles intentées contre le responsable;
• la modification du statut au sein d'ordres professionnels;
• de nouveaux conflits d'intérêt ou des changements à cet égard.

Aux fins des évaluations périodiques, les entités fédérales peuvent se fier aux attestations que leur fournissent les responsables pour tous les aspects de l'évaluation. De surcroît, on s'attend à ce qu'elles procèdent à une vérification indépendante des casiers judiciaires des responsables à une fréquence qui doit être précisée dans la politique d'évaluation.

c) Processus décisionnel

L'entité doit prévoir la marche à suivre lorsqu'une évaluation donne lieu à un constat défavorable. Elle peut par exemple établir elle-même le seuil de renseignements défavorables à ne pas franchir et le type de renseignements à obtenir pour poursuivre l'étude du dossier, y compris les circonstances et les facteurs atténuants. Ce processus peut être adapté aux circonstances propres à chaque entité.

Un constat défavorable au sujet d'une personne n'impliquerait pas nécessairement que celle-ci n'a pas la qualification requise pour agir à titre de responsable. Chaque cas doit être étudié à la lumière des circonstances particulières (p. ex. la gravité de l'événement ou le temps écoulé depuis qu'il s'est produit). Le BSIF s'attend à ce que les entités fédérales fassent preuve de jugement et qu'elles considèrent les résultats en fonction de chaque facteur, notamment le degré d'importance des renseignements défavorables et la pertinence du facteur au regard des tâches du poste.

Un responsable peut être jugé comme étant inapte à occuper un poste de responsabilité particulier en raison d'un manque de qualification pertinente pour ce poste ou d'un conflit d'intérêts relatif aux fonctions du poste. Dans ce cas, le responsable peut néanmoins être apte à assumer un autre poste de responsabilité. L'entité peut également redéfinir les fonctions du poste de responsabilité. Chaque entité doit déterminer si une constatation défavorable au sujet d'un responsable rendra cette personne inapte à agir à titre de responsable en permanence (p. ex. non-respect d'une exigence législative ou autre à cet effet ou si le responsable qui a fait l'objet de mesures disciplinaires par une association professionnelle pourra demeurer en poste une fois que la suspension sera terminée). Toutefois, lorsqu'il est déterminé qu'un responsable manque d'intégrité en raison de constatations défavorables en rapport avec sa moralité ou son honnêteté (p. ex. condamnation en rapport avec des crimes liés au recyclage des produits de la criminalité ou des cas de fraude), le responsable sera généralement jugé inapte à occuper un poste de responsabilité, quel qu'il soit.

Le BSIF s'attend à ce que les personnes qui ne font pas suffisamment preuve d'intégrité et qui n'ont pas la qualification requise pour assumer un poste de responsabilité particulier ne soient pas nommées à ce poste. Il se peut que le BSIF et une entité ne s'entendent pas à savoir si une personne possède la qualification requise ou fait suffisamment preuve d'intégrité. En pareil cas, le BSIF collaborera avec l'entité afin de régler les sujets de préoccupation. Toutefois, si le BSIF détermine qu'une entité n'a pas fait le nécessaire pour résoudre une situation qui, selon le BSIF, constitue un risque important, il est habilité à prendre des mesures correctivesLe surintendant peut destituer des directeurs, certains cadres supérieurs, des dirigeants principaux et des agents principaux (paragraphes 617 (2) et 647 (1) et article 964 de la LB, paragraphes 678 (2) et 678 (4) et article 1007 de la LSA, paragraphe 509 (2) de la LSFP et paragraphe 441 (2) de la LACC). Ces pouvoirs s'exercent indépendamment des pouvoirs et attributions d'une EF, peu importe si celle-ci estime que le responsable répond aux critères de qualification et d'intégrité. .

VI. Rôle de la haute direction

On s'attend à ce que la haute direction :

• approuve la politique d'évaluation et les modifications importantes s'y rattachant;
• détermine si un responsable a la qualification requise ou fait suffisamment preuve d'intégrité lorsqu'il est inopportun pour une autre personne œuvrant au sein de l'entité de prendre une décision et, dans la négative, veille à ce que de telles personnes n'agissent pas à titre de responsables. Si le responsable conserve son poste, it faut s'assurer que des mesures adéquates seront prises afin de gérer le risque découlant d'un acte fautif ou d'une mauvaise gestion, par exemple, une redéfinition des attributions du poste ou le règlement du conflit relatif aux fonctions du poste;
• soulèvera des préoccupations au conseil d'administration au sujet de la qualification et de l'intégrité d'un responsable ou de la façon dont la politique d'évaluation est appliquée.

Comme prévu dans la ligne directrice Gouvernance d’entreprise, le BSIF est conscient que les succursales ne disposent pas d’un conseil d’administration et que, par conséquent, il serait inopportun de vouloir appliquer directement les exigences de la présente ligne directrice aux activités des succursales. Le BSIF compte sur la direction de la succursale pour superviser les activités de celle-ci, notamment en ce qui a trait aux questions de gouvernance. Comme l’indique le paragraphe a) de la section V ci-dessus, une succursale pourrait devoir prendre des ententes avec sa société mère aux fins de l’application de la présente ligne directrice.

VII. Renseignements à mettre à la disposition du BSIF

L'entité n'est pas tenue de soumettre périodiquement au BSIF sa politique et ses procédures en matière d'évaluation. Elle doit cependant les conserver, de pair aux renseignements qui découlent de l'évaluation de chacun des responsables, pendant un délai raisonnable qui sera prévu dans la politique d'évaluation, et veiller à ce que cette information puisse être fournie au BSIF sur demande. En effet, le BSIF peut à l'occasion demander à l'entité de produire cette information pour s'assurer que le processus d'évaluation qu'elle utilise satisfait aux principes de la surveillance axée sur les risques.